wir haben uns das Thema auch intensiver angeschaut, weil genau das extrem viel Zeit frisst. Aus meiner Sicht funktioniert es am besten, wenn man es als Prozess sieht und nicht nur „ein Tool“ sucht.
Kurz gesagt: Aufnahme / Notizen → Transkription → KI-Zusammenfassung → fachliche Prüfung.
Bei den Tools setzen viele aktuell auf Kombinationen wie:
- Microsoft Teams + Microsoft Copilot (Transkript + Zusammenfassung)
- Otter.ai (klassisch für Mitschriften, aber Datenschutz prüfen!)
- Fireflies.ai (ähnlich, eher US-lastig)
- DeepL Write für Nachbearbeitung
- oder direkt über OpenAI API wenn man sich selbst was baut
Ganz wichitg aus meiner Sicht: DSGVO / EU-Server / AV-Vertrag. Viele Tools sind schnell im Einsatz, aber rechtlich eher… schwierig. Das muss man sauber prüfen, sonst holt man sich da unnötig Stress rein.
Praxis-Tipp:
Ich würde nicht blind alles aufnehmen lassen, sondern klar sagen „wir protokollieren das jetzt“ und dann strukturiert arbeiten (ToDos, Zuständigkeiten, offene Punkte). Die KI kann das danach super sauber zusammenziehen – aber die fachliche Prüfung bleibt Pflicht.
Und ja… gerade bei so Themen wie Immobilienflächen merkt man schnell, dass viele Tools da an ihre Grenzen stoßen bzw. Zahlen falsch übernehmen. Also nicht einfach übernehmen, immer gegenchecken.
Fazit: Geht gut, spart massiv Zeit – aber nur wenn man es sauber aufsetzt und nicht „einfach laufen lässt“. Sonst ist mehr Chaos als Nutzen 😄
