Datenschutzbeauftragter

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Hallo in die Runde,

als Quereinsteigerin in einer kleinen Steuerkanzlei mit 5 Mitarbeitern beschäftige ich mich unter anderem mit dem Thema Datenschutz und Verfahrensdokumentation. Nun stellt sich mir grundsätzlich erst einmal die Frage, ob ein Datenschutzbeauftragter zu benennen und zu melden ist. Wenn ja, muss dies über einen Externen erfolgen oder kann es intern gelöst werden. Wenn intern, müssen entsprechende Qualifikationen nachgewiesen werden? ich danke vielmals vorab

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Guten Morgen @DoreenLinsel 

Ich hab mal irgendwo gelesen, dass ein Datenschutzbeauftragter erst ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl direkt zu benennen ist. Ich mein das war irgendwas um die 9 Mitarbeiter. Aber das ist gefährliches Halbwissen 😉

Grüße AKW

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ok, vielen Dank. Das ist auch das gefährliche Halbwissen welches ich mir bis jetzt erarbeiten konnten. Aber eine Verfahrensdokumentation ist verpflichtend soweit ich weiß

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Das Wort Verfahrensdokumentation ist eine "Erfindung" der Steuerverwaltung. Es gibt hier keine gesetzliche Normierung. Was die Finanzverwaltung darunter versteht, ist im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 festgehalten worden.

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf 

Nach Meinung der Steuerverwaltung ist schriftlich festzuhalten, wie diverse Gesetze, die der Steuerdeklaration, dem ordnungsmäßigen Ablauf und dem Nachkommen von Aufzeichnungspflichten dienen, im Unternehmen eingehalten werden.

Hervorzuheben ist die Rz 155 in diesem Schreiben:

"Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit
sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann".

Mit anderen Worten: Handelt man auch ohne Verfahrensdoku gesetzeskonform, ist alles in Ordnung.

Aufgrund unserer Sterblichkeit, ist es aber nicht verkehrt Arbeitsabläufe in der Kanzlei bezüglich Einnahmen und Ausgaben schriftlich festzuhalten und darüber Verfahrensdokumentation zu schreiben...

Mfg Sven Ehlers

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Hallo Herr Ehlers,

vielen Dank für Ihre Antwort! Wie ich soeben feststellen musste, bin ich mit den Begrifflichkeiten Verfahrensdokumentation und Verarbeitungstätigkeiten durcheinander geraten.

Soweit ich verstanden habe, haben wir als Kanzlei die Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Genügt hier eine Auflistung der genutzten Programme oder müssen hier ausführlich aus den Leistungsbeschreibungen und Datenschutz-Steckbriefen die relevanten Informationen gezogen werden?