DigiCamp Oktober 2021 - Infos für Sessiongebende

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Liebe Sessiongebende, 

wir freuen uns, dass ihr mit euren Themen die DigiCamps mitgestaltet. Hier findet ihr alle Infos rund um eure Sessions und ein paar Tipps und Tricks. Fragen könnt ihr auch gerne direkt hier im Thread stellen.

Technik & Tooling

• BlueJeans Events: Broadcasting-Tool für Plenumspart (vormittags ab 09:00 Uhr und nachmittags von 16:00 bis 16:30 Uhr)
• BlueJeans Meetings: Videokonferenz-Tool für alle Sessions und die Pausen
• DATEV-Community: schriftlicher Austausch, Session-Dokumentation und Support 
• Veranstaltungs-App: Orientierung über Veranstaltungsprogramm und alle Zugangslinks
• Conceptboard: virtuelles Whiteboard (kann auf Anfrage für euch angelegt werden)
• Workdate: Vernetzung der Teilnehmenden in den Pausen

Da für euch BlueJeans Meetings im Mittelpunkt stehen wird, hier noch ein paar Hinweise dazu: 

• Alle Teilnehmenden können zu jeder Zeit selbst Kamera und Mikrofon an- und ausschalten. Alle Sessiongebenden können sich mit der Moderations-PIN (6677) einwählen. Damit könnt ihr bei Bedarf Teilnehmende stumm schalten und Breakout-Sessions starten.
  
  
• Es gibt einen allgemeinen Chat und die Möglichkeit, einzelne Personen über Direktnachrichten privat anzuschreiben. Sobald die BlueJeans-Session geschlossen wird, löscht sich der Chat automatisch.
  
  
• Über die "Raise Hands"-Funktion können die Teilnehmenden signalisieren, dass sie etwas sagen möchten.
  
  
• Alle Teilnehmenden können ihren ganzen Bildschirm oder einzelne Programme, die im Hintergrund geöffnet sind, teilen. Währenddessen kann der Chat allerdings nur verfolgt werden, wenn ein zweiter Bildschirm im Einsatz ist. Dazu muss im Bildschirm mit den Videobildern die BlueJeans-App erneut in den Vordergrund gerückt werden.
  
  
• Das integrierte Whiteboard kann nur von der Person beschriftet werden, die es teilt. Es dient also eher als virtuelles Flipchart und ist kein Kollaborationstool. Für kollaboratives Arbeiten in Sessions kann ein Conceptboard bei digicamp@datev.de angefordert werden. Solltet ihr ein eigenes Conceptboard mitbringen, schickt uns gerne den Link zu, dann hinterlegen wir diesen in unserer App.
  
  
• Allen Teilnehmenden werden nur maximal 25 Personen gleichzeitig mit Bild angezeigt. Diejenigen, die zuletzt gesprochen haben, erscheinen im Bildschirm. Die Sessiongebenden haben keinen Einfluss darauf, wer ihnen angezeigt wird. Jede Person kann selbst zwischen Gallerieansicht, Sprecheransicht und Personenansicht hin und her wechseln.
  
  
• Wenn ihr ein Video einspielen wollt, müsst ihr dies im Voraus auf den BlueJeans-Server laden. Bitte lasst uns das zeitnah über digicamp@datev.de wissen.
  
  
• Wenn ihr die Teilnehmenden in Breakout-Sessions aufteilen wollt, müsst ihr mit der Moderations-PIN (6677) eingeloggt sein. Dann könnt ihr oben rechts über "Apps" die Breakout-Sessions starten. Unter "Raum hinzufügen" könnt ihr so viele Untergruppen bilden, wie ihr braucht. Danach müsst ihr entscheiden, ob die Teilnehmenden manuell zu Gruppen hinzugefügt werden oder ob es eine zufällige Zuteilung gibt. Diejenigen, die mit der Moderations-PIN eingeloggt sind, können zwischen den Kleingruppen hin und her wechseln. 
  
  
• Weitere Funktionen wie z.B. Umfragen gibt es leider nicht in BlueJeans.
   

Bei Bedarf können wir euch ein leeres virtuelles Whiteboard in Conceptboard anlegen. Das könnt ihr für eure Sessions so vorbereiten, wie es für euch sinnvoll ist. Wir unterstützen auch gerne bei Fragen rund um die Einrichtung. Wendet euch dazu gerne an digicamp@datev.de.

Am 25.10.2021 werden wir von 15:30 bis 17:00 Uhr einen Technik-Check für alle Sessiongebenden und alle Teilnehmenden anbieten. Dort testen wir gemeinsam BlueJeans Events, BlueJeans Meetings und Conceptboard. Darüber hinaus gibt es Raum für eure Fragen. Eine Termineinladung dazu erhaltet ihr separat.

Gestaltung einer Online-Session

• Aus den vergangenen Veranstaltungen haben wir folgendes Feedback erhalten: damit die Erwartung der Menschen, die eure Session besuchen, mit euren Plänen zusammenpasst, ist es hilfreich, einen aussagekräftigen Titel, eine gute Beschreibung und das passende Format anzugeben. Achtet darauf, Abkürzungen o.ä. auszuschreiben oder zu erklären.
  
  
• Wir unterscheiden beim DigiCamp zwischen Vorträgen, Diskussionen, Workshops und Open Space Sessions. Bitte überlegt, wo ihr in eurer Session den Schwerpunkt setzen wollt. Nach einem Vortrag könnt ihr natürlich gerne noch Fragen beantworten oder kurz in die Diskussion gehen, aber wenn ihr diesen von Vornherein als Diskussion kennzeichnet, sind die Teilnehmenden unter Umständen enttäuscht, wenn der Dialog zu kurz kommt. In welchem Format die einzelnen Sessions angeboten werden, erkennen die Teilnehmenden an den Icons in der App.
  
  
• Es gibt nicht in jedem virtuellen Sessionraum eine Moderation. Wenn ihr für eure Session Unterstützung in der Moderation braucht, lasst uns das gerne wissen. Wenn nicht, liegt es an euch, eure Teilnehmenden zu begrüßen und auf die Zeit zu achten.
  
  
• Mit der wöchentlich stattfindenden Community of Practice Change and Transition (CoPCaT) bieten wir eine Übungsplattform an, auf der ihr eure Session vor dem DigiCamp ausprobieren und euch erstes Feedback einholen könnt. Bei Interesse wendet euch einfach an digicamp@datev.de. 
  
  
• Unsere fünf Themenblöcke ("Kundenzentrierung gestalten", "Prozesse gestalten", "Zusammenarbeit gestalten", "Beratung der Zukunft gestalten" und "Neue Geschäftsmodelle gestalten") sollen Orientierung bei der Gestaltung eurer Session geben. Diese dienen dem Team DigiCamp als Entscheidungshilfe bei der Frage, welche Sessions auf den DigiCamps angeboten werden. Wenn eure Session zu mehreren Themenblöcken passt oder ihr euch gar nicht sicher seid, ob sie überhaupt passt, ist das kein Problem. Reicht sie einfach dennoch ein und das Team DigiCamp kommt zur Klärung auf euch zu.
  
  
• Für die Dokumentation der Session sind alle Sessiongebenden selbst verantwortlich. Ihr könnt bspw. einen neuen Thread in unserem Community-Bereich öffnen, dort eure Session zusammenfassen, eure Folien teilen und auch nach dem DigiCamp die Diskussionen aus euren Sessions schriftlich weiterführen. Da die Teilnehmenden nicht in jede Session gehen können, würden wir uns freuen, wenn im Nachgang viele Sessionberichte gepostet werden.

Sonstiges 

• Unseren Folienmaster im Veranstaltungsdesign könnt ihr unter www.datev.de/digicamp herunterladen. Solltet ihr jedoch lieber euer eigenes Design verwenden, ist das für uns auch kein Problem. 
  
  
• Bitte sendet uns ein Foto von euch für die Übersicht der Sessiongebenden in unserer Veranstaltungs-App zu. Wenn ihr bei DigiCamps in der Vergangenheit bereits ein Foto eingereicht habt, können wir auch gerne das verwenden.
  
  
• Für alle DATEV-Mitarbeitenden: da sich auf dem DigiCamp DATEV-Mitarbeitende und externe Teilnehmende treffen, solltet ihr darauf achten, dass in euren Sessions keine vertraulichen Daten geteilt werden. 
   

Tipps & Tricks

Nachfolgend findet ihr noch ein paar Tipps & Tricks, die bei der Gestaltung von Online-Sessions hilfreich sein könnten.

Probiert mal aus, so oft wie möglich direkt in die Kamera zu sehen. Die Teilnehmenden fühlen sich damit stärker involviert und hören euch aufmerksamer zu.

Alle Teilnehmenden entscheiden selbst, ob Ton und Bild angeschaltet werden. Wenn ihr Wert auf den persönlichen Kontakt zu den Teilnehmenden legt, könnt ihr sie zu Beginn der Session aktiv dazu einladen, sich zu zeigen.

Bei größeren Gruppen kann es hilfreich sein, zu Beginn festzulegen, wie ihr mit Wortmeldungen umgehen wollt (z.B. über den Chat, Raise Hands, einfach reinrufen, …). 

Ihr seid auf der Suche nach weiteren Tipps und Tricks, wie ihr Online-Sessions gestalten könnt? Dazu haben wir euch hier ein paar Videos verlinkt:

• Yvonne de Bark zum Thema "Online souverän präsentieren" (30.03.2020)
•  Kay-Sölve Richter & Christoph Münzer zum Thema "Virtuos Virtuell – Risiken und Chancen durch Videokonferenzen" (20.04.2020)
• Bernhard Wolff zum Thema "Kreative Moderation" (08.05.2020)
• Monika Matschnig zum Thema "Wirkung. Immer. Überall - Wirkungsvolle Körpersprache für die Bühnen des Alltags" (12.05.2020)