Welche Regeln gelten für die Suche in (allen) Dokumenten?

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Hallo,

bei der inzwischen abgelösten "Historie" konnte man noch mit leistungsstarken Suchprogrammen (wie Agent Ransack) alle Dokumente durchsuchen und dabei verschiedenste Einstellungen nutzen wie etwa

• Unterscheidung von Groß- und Kleinschreibung
• oder von ganzen Wörtern gegenüber Wortteilen
• oder logische Verknüpfungen (in der Art: "es sollen X oder Y enthalten sein, aber nicht Z").

So konnte man sich sehr zuverlässig z. B. alle Schriftsätze heraussuchen lassen, die man einmal zu einem bestimmten Thema verfasst hatte.

Bei der jetzigen "Digitalen Dokumentenablage" ist man auf die Suchmöglichkeiten in Datev angewiesen. Das sieht so aus:

Die Frage: Wo erfahre ich, nach welchen Regeln ich meine Eingabe zu machen habe und wie Datev dann sucht? Findet "vertrag" auch "Vertrag", oder muss ich dafür "ertrag" eingeben (oder geht auch das nicht)? Können zusammenhängende Phrasen aus mehreren Wörtern gesucht werden? Funktionieren logische Verknüpfungen? ... Die Hilfefunktion bringt mich nicht weiter, und in der Datev-Community habe ich auch nichts gefunden. Eigenes Ausprobieren ergibt kein klares Bild.

Die Frage gilt gleichermaßen für die Suche in der Beschreibung ("Schnellsuche", links) wie im Dokumenteninhalt ("Volltext", rechts).

Ich bin für alle Informationen dankbar.

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

derzeit finden Sie die Information noch in der Arbeitsunterlage zur Dokumentenablage auf Seite 69-70:

Dokumentenmanagement mit DATEV Anwalt classic

Die Unterlage können Sie kostenlos im DATEV Shop herunterladen. In Kürze wird die Unterlage aktualisiert und nicht mehr als PDF, sondern in Form von Info-Dokumenten zur Verfügung gestellt.

Besonderheiten bei der Volltextrecherche von Dokumenten

Die Volltextrecherche benötigt eine sog. Indexierung des Dokuments. Dabei werden sämtliche Wörter des Dokuments „erkannt" und in die Datenbank übertragen. Beim Speichern eines Dokuments in die Digitale Dokumentenablage erfolgt diese Indexierung automatisch.

Nach einer Übernahme der Dokumente aus der DATEV Anwalt Historie muss diese Indexierung jedoch einmalig von Hand gestartet werden. Sie finden diese Funktion in dem Programm Digitale Dokumentenablage im Menü Bearbeiten in dem Menüpunkt Volltext ermitteln für alle Dokumente. (Achtung! Administrator-Rechte erforderlich!)

Nach der Indexierung kann der erkannte Text nach „sinnvollen" Wörtern durchsucht werden.

Beispiel: In dem Dokument befindet sich das Wort „Kostenrechnung". Eine Suche nach „Kosten" und eine Suche nach „Rechnung" findet das Schreiben. Eine Suche nach „Kost" oder nach der Buchstabenkombination „enrech" findet nichts.

Vom SQL-Server werden sogenannte Stoppwörter (häufig vorkommende, für die Suche nutzlose Zeichenfolgen wie z. B. „in", „an", „um" etc.) nicht berücksichtigt, um den Index nicht unnötig aufzublähen.

Die Ermittlung des Volltextes wird für Office-Formate und PDF durch die iFilter der Hersteller Microsoft bzw. Adobe durchgeführt; der ermittelte Volltext wird anschließend in die Volltext-Datenbank geschrieben. Office-iFilter werden durch Microsoft Office mitgebracht. Die Adobe-iFilter müssen separat installiert werden (Betriebssystem-Version beachten!).

Folgende Regeln gelten für die Volltextsuche:

• Begriffe können in beliebiger Reihenfolge und beliebiger Anzahl eingegeben werden („Paula Privat-Muster" wird gefunden mit „privat muster" und auch mit „muster privat")
• Zu suchende Begriffe müssen genau in der Schreibweise, wie sie im Dokument vorkommen, eingegeben werden.
• Satzzeichen und Bindestrich müssen nicht eingegeben werden.
• Ebenso kann bei der Eingabe auf Groß-/Kleinschreibung verzichtet werden.
• Bei der Suche nach Zahlen muss der Wert exakt angegeben werden, z. B. 50000. Es genügt nicht,nur 500 einzugeben um 50000 zu finden.

Folgende Einschränkungen gelten für die Volltextsuche:

• keine Suche nach Platzhaltern (z. B. *)
• keine Suche nach festen Wortgruppen in Anführungszeichen, z. B. „Einholung einer Vermögensauskunft"
• Die Suche ist nicht fehlertolerant („Wetl" findet nicht das Wort „Welt").
• keine Thesaurus-/Synonym-Suche
• keine Suche nach Kombinationen aus Zeichen und Ziffern, z. B. 145.55 oder 125,25
• keine Suche nach Sonderzeichen (und Kombinationen oder Teil daraus), z. B. test@xyz.de, § 4, 2 %
• nur Suche mit AND-Verknüpfung (keine weiteren Booleschen Operatoren wie OR, NOT)
• keine Suche nach einzelnen Zeichen oder Ziffern, z. B. 4 oder §
• Keine Suche nach Wörtern der Microsoft Stoppwortliste (wie z. B. „in", „an", „um" etc.)

Beachten Sie dazu bitte auch folgendes Info-Dokument:

• Dokument mittels Volltext suchen

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

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Hallo

und vielen Dank für die schnelle Antwort!

Das Ergebnis gefällt mir gar nicht, aber mit Ihrer sehr detaillierten Auskunft kann man sich wenigstens darauf einstellen, was das Programm (nicht) kann.

Viele Grüße,

cwrldtm