Suche nach Dokumenten in Postmappen

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Hallo Community,

manchmal finde ich in Akten E-Mails und andere Dokumente, von denen ich glaube, dass sie nicht den vorgesehenen Weg über den Eingangskorb in meine Postmappe genommen haben.

Wenn ich so ein Dokument gefunden habe, kann ich dann aus der Akte heraus feststellen, in welcher Postmappe sich dieses Dokument befindet?

Oder bleibt mir nur die mühsame Suche über alle Postmappen hinweg?

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden und viel Spaß beim Schwitzen.

Markus Lorenz😎

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Hallo Herr Kollege @malo 

Vielleicht liegt es an den Außentemperaturen, aber ich kann gerade nicht nachvollziehen, an welcher Stelle das Problem liegt, sorry.

Liegen Dokumente in einer Postmappe von denen unklar ist, wie Sie in diese gelangt sind,

oder 

liegen in Akten Dokumente von denen Unklar ist, wie sie überhaupt in die Akte gelangt sind?

In der Variante 1 sollte der Weg doch faktisch unerheblich sein, wie das Dokument in der Postmappe gelandet ist. Denkbar wäre, dass die Dokumente per drag-n-drop in die Dokumentenablage und von dort in eine Postmappe gelangt sind; ggf. hat das E-Mail-Tool die Nachricht auch unmittelbar in die Dokumentenablage gelegt.

für die Lösung der Variante 2 bleibt nur der Gang durch die "Nachrichtenhistorie" der jeweiligen Akte.  Der ist leider nicht durchsuchbar.   Allerdings gibt es eine Möglichkeit, den Suchzeitraum zu begrenzen.

In der Dokumentenliste (leider nicht in der Schnellinfo) lässt sich die Spalte "Abgelegt am mit Uhrzeit" einblenden.  Das ganze sieht dann so aus:

 

Damit lässt sich der "Suchzeitraum" sehr präzise eingrenzen.

in der Schnellinfo "Nachrichtenhistorie" habe ich z.B. die beiden Dokumente schnell gefunden.

Ist sicherlich kein idealer Workflow, sollte aber auch nicht gerade Tagesgeschäft sein - hoffe ich.

sonnig warme Grüße aus bayerisch Schwaben

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Hallo Herr Kollege Müller,

wie immer eine Freude mit ihnen zu plaudern.

Ich versuche mein Anliegen zu präzisieren:  der Workflow in unserer Kanzlei soll sein, dass das Dokument über den Posteingang importiert und mir in die Postmappe"zur Kenntnis"gelegt wird.  Manchmal wird das aber nicht so gemacht, manchmal bewusst und manchmal aus versehen. Dann wird das Dokument direkt aus dem Posteingang in eine andere Postmappe, beispielsweise eines Mitarbeiters, gelegt. 

Meine Wahrnehmung auf Anwaltsseite ist aber, dass  nur die neue Post existiert, die tatsächlich in meiner Mappe "zur Kenntnis" liegt. 

Ich habe heute ein Dokument gefunden, von dem ich annehme, dass es nicht in meiner Mappe "zur Kenntnis" lag, es hätte mir aber vorgelegt werden sollen. Deshalb hätte ich gerne erfahren, in welcher Postmappe es jetzt liegt, damit ich feststellen kann, wer das jetzt warum getan hat. 

Bei den Screenshots, die sie mir geschickt haben, kann ich doch nur feststellen, dass das Dokument zur Akte abgelegt wurde, aber nicht in welche Postmappe? 

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden

 Markus Lorenz 😎

[#4 · Accepted solution]

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@malo  schrieb:

Hallo Herr Kollege Müller,

wie immer eine Freude mit ihnen zu plaudern.

Gerne

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Ich glaube ich habe das Problem jetzt verstanden.

Die gewünschten Informationen finden sich ebenfalls in der Nachrichtenhistorie.  Dort gibt es die Spalten "von Postmappe" und "nach Postmappe", Sie können darüber den Lebensweg des Dokuments in der Kanzlei nachvollziehen,  incl. des "Übeltäters" der weisungswidrig unterwegs war.

Im Beispielsfall ist der "Lebensweg" des Dokuments kurz.  Im Eintrag "nach Postmappe" muss das betreffende Dokument zu finden sein.