Fristennotierung kennzeichnen

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Liebe Kollegen,

mal eine Frage zum Arbeitsablauf (neudeutsch: workflow):

Wenn bei uns Post von Gerichten eingeht, die Fristen enthält, wird die Frist im Schreiben rot markiert, in DATEV notiert und anschließend eine Signum auf dem Schreiben angebracht, das zeigt, dass die Frist notiert wurde. Das machen wahrscheinlich viele so, so habe ich es jedenfalls vor 25 Jahren gelernt.

Wenn nun Gerichtspost mit Fristen per beA hier eingeht, funktioniert das natürlich nicht. Wie kennzeichnen Sie also bei elektronischer Post, dass eine Frist notiert wurde?

Mir wurde vorgeschlagen, einen PDF-Stempel anzubringen. Das ist aber nicht wirklich sinnvoll: ich müsste das PDF vom Gericht abspeichern, ins PDF-Programm gehen, öffnen, stempeln, wieder abspeichern, zurück ins DATEV und dort das zwischengespeicherte pdf zur Akte speichern. Furchtbar umständlich.

Wie kann ich also auf elektronisch eingegangenen Dokumenten vermerken, dass eine Frist notiert wurde?

MfG

RA Jens Hänsch

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Hallo Herr Kollege,

wir haben seit Jahren die Fristerfassung über Post-Fristen-Termine bei einem Vier-Augen-Prinzip und - schon vor BGH - einem Zwangsausdruck. Zugleich wurde der Posteingang und dort eine Aufgabe mit sofortiger Erinnerung erfasst.  Damit hat der zuständige SB nicht nur eine Information über den Posteingang, sondern auch die Frist erhalten.  

Der Posteingangskorb greift bei der Fristanalage auf die Funktion von PFT zurück.  Nur der Posteingang wird mir im Posteingangskorb nicht als Erinnerung Sehe ich in der Fristenliste (Anwalts-Cockpit "Fristen:  alle offenen Fristen") dass die Frist erfasst wurde, muss ich diese als Sachbearbeiter prüfen und die Richtigkeit bestätigen.  Da der Fristenkalender auch das Erfassungsdatum notiert, sollte im Fall der Fälle, ein Nachweis möglich sein.  Allerdings ist es bei uns bisher nicht zum Schwur gekommen. 

Ob die Entwicklung von PFB irgendwann dazu bewegt werden kann, die Bedürfnisse unserer Berufsgruppe besser zu unterstützen, kann ich nicht beurteilen. Freuen würde es mich und hilfreich für alle Beteiligten wäre dies auch, aber - meine persönliche, subjektive und daher gefärbte - Meinung nach ist fehlt es noch an der Erkenntnis der Notwendigkeit um hier eine positive Entwicklung zu verzeichnen.

Lange Rede:  auf dem elektronischen Dokument selbst, nur über den pdf-Stempel ohne brauchbaren Workflow.  wenn der Nachweis nicht auf dem Dokument selbst sein muss gibt es Wege der Dokumentation der Erfassung.

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Danke für die Erläuterung - einschließlich des subjektiv gefärbten 😉

Bei einer korrekt notierten Frist stellt sch ja die Frage meines Erachtens nicht. Haftungsrechtlich relevant wird es, wenn eine Frist nicht oder nicht korrekt notiert wird. Um meiner Kontrollfunktion nachkommen zu können, muss ich ja aus dem mir vorliegenden Posteingang ersehen können, ob und wie die Frist notiert wurde. Das kann ich aktuell nur so dass ich jede Akte einzeln öffne und nachsehe - was ein ziemlicher Zeitaufwand ist.

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@rahänsch  schrieb:

... Haftungsrechtlich relevant wird es, wenn eine Frist nicht oder nicht korrekt notiert wird. Um meiner Kontrollfunktion nachkommen zu können, muss ich ja aus dem mir vorliegenden Posteingang ersehen können, ob und wie die Frist notiert wurde. Das kann ich aktuell nur so dass ich jede Akte einzeln öffne und nachsehe - was ein ziemlicher Zeitaufwand ist.

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Möglicherweise können Sie sich die Kontrolle dadurch vereinfachen, dass die Posteingänge im Anwaltspostfach in Ihre Postmappe gelegt werden müssen und Sie von dort nach Prüfung der Fristen diese an den zuständigen SB ggf. mit einer konkreten Arbeitsanweisung weiterleiten.  Über die Schnellinfo Fristen lassen sich die zur Akte erfassten Fristen in Listenform einblenden, und bei noch nicht bestätigter Frist auch bestätigen (4-Augen-Prinzip). Nachrechen, ob die Frist tatsächlich richtig erfasst wurde müssen Sie immer und unabhängig vom Programm. 

Zu analogen Zeiten mussten Sie sich auch alle Akten vorlegen lassen.

Ob wir irgendwann, was vielleicht zu wünschen wäre, so weit kommen, dass die von den Gerichten übermittelten Datensätze eine automatisierte Fristanlage ermöglichen, wird sich zeigen.