DSGVO Löschung von Aktenjahren mit DATEV DMS

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Hi,

ich möchte gerne den diesjährigen Rutsch von Dokumenten ins DSGVO-Nirvana begleiten, da die Löschfristen gemäß unseres Verarbeitungsverzeichnisses ablaufen.

Hierzu möchte ich zu einem ausgewählten Kreis an Akten die Dokumente löschen. Wie gehe ich am besten vor?

Wir nutzen Datev DMS neu. Wir legen Akten ab; entfernen aber mit Zeitversatz auch hier alle Dokumente, da die abgelegten Akten ja keine Löschung der Dokumente darstellen. Die abgelegten Akten (nur das Rubrum quasi) selbst bleiben "stehen", um die Interessenskollisionsprüfung möglich zu machen.

Früher hatte ich mir über Filter die Liste der relevanten Akten ermittelt; diese Liste dann wiederum in einer dokumentenbezogenen Suchanfrage als "; ; ; ;"-Liste mit den Dokumenteneigenschaften gematcht und konnte so alle Dokumente für die Aktenliste ermitteln und löschen.

Wie stellt sich die DATEV das Vorgehen vor? Ich finde kein Dokument dazu in der InfoDB und würde gerne den Prozess neu und schlau aufsetzen.

Grüße und Danke

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

wir haben den von DATEV Anwalt classic empfohlenen Prozess im Dokument

Funktionen zum Akten ablegen und löschen zur Einhaltung der DS-GVO

beschrieben. Wir empfehlen Ihnen, nach Ablauf des Vorhaltefristendes die abgelegten Akten tatsächlich zu löschen. Dass Sie die Akte nicht löschen, widerspricht ja gerade der DS-GVO, da mit dem Rubrum die personenbezogenen Daten der Aktenbeteiligten idR. von Mandant + Gegner erhalten bleiben. 

Ihre Frage zum Löschen der Dokumente in DATEV DMS wird im Dokument

Dokumente zu gelöschten Akten nachträglich gesammelt löschen

beantwortet. Alle Dokumente zu dem Thema finden Sie hier:

Grundlagen

• Funktionen zum Akten ablegen und löschen zur Einhaltung der DS-GVO (Dok.-Nr. 1000845)

• Hinweise zum Löschen von Akten (Dok.-Nr. 1000948)

Akte ablegen

• Akte ablegen (Dok.-Nr. 1002509)

• Vorhaltefristende beim Ablegen der Akte zur Einhaltung der DS-GVO erfassen (Dok.-Nr. 1007112)

• Mehrere Akten gleichzeitig ablegen (Dok.-Nr. 1002507)

Akte löschen

• Akte löschen (Dok.-Nr. 1002503)

• Mehrere Akten gleichzeitig löschen (Dok.-Nr. 1002508)

• Nicht benötigte und verknüpfte Aktenbeteiligte Adressaten löschen (Dok.-Nr. 1002566)

• Mandanten programmübergreifend löschen (Dok.-Nr. 1002499)

• Termine zur Akte löschen (Dok.-Nr. 1002496)

• Dokumente zur einzelnen Akte löschen (Dok.-Nr. 1002497)

• Dokumente zu gelöschten Akten nachträglich gesammelt löschen (Dok.-Nr. 1004375)

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Danke Frau Kubisch, das war sehr hilfreich. Ich stimme zu den Aktenrubren nicht zu; die Interessenskollision gilt prinzipiell "lebenslang" zu prüfen - ich meine ich darf mir deshalb die notwendigen Informationen ggf. erhalten.

Nichtsdestotrotz: die Links waren genau, wonach ich gefragt hatte.

Danke Ihnen.

Beste Grüße