Anwaltspostfach unterschiedliche automatische Bearbeitung verschiedener Kanäle

[#1]

Hallo Community,

nachdem mittlerweile doch der eine oder andere Anwalt das BEA benutzt, ist mir folgende Thematik im Anwaltspostfach der DATEV aufgefallen:

Schickt mir jemand über das BEA Post, dann versucht das Anwaltspostfach im Eingangskorb automatisch eine Akte zuzuordnen. Das funktioniert manchmal auch falsch, wenn der  Absender nur sein Aktenzeichen angibt und das zufälligerweise mit einem Aktenzeichen von uns übereinstimmt. Mir geht es aber eigentlich um etwas anderes.

Scanne ich etwas ein und vergebe hier vor dem Speichern das Aktenzeichen aus der DATEV, um die Datei dann zuzuordnen, dann erfolgt keine automatische Zuordnung.

Weiß jemand zufälligerweise warum?  und noch besser: kann mir jemand erklären, wie ich eine automatische Zuordnung auch der eingescannten Dateien erreiche?

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden

Markus Lorenz

[#2]

Hallo Herr Lorenz,

was verstehen Sie unter automatischer Zuordnung?

Soweit ich die technischen Hintergründe verstanden habe, versucht das Anwaltspostfach aus eingehenden Nachrichten, die über die beA-Schnittstelle abgeholt wurden, zu erkennen, ob eine bestimmte Akte betroffen sein könnte.  Dabei ist das System (noch) sehr stark davon abhängig, dass die BRAK und die Anwender die Informationen richtig bereitstellen.

bei gescannten Dokumenten wäre mir nicht bekannt, dass diese ebenfalls analysiert werden.  Es muss daher derzeit eine manuelle Auswahl der Akte erfolgen.  Damit der Vorgang automatisiert erfolgen könnte müsste der Inhalt eines Dokumentes analysiert werden. Dies kann das System, jedenfalls derzeit, nicht.  Bei gescannten Dokumenten bleibt nur die manuelle Zuordnung.

Andreas G. Müller

[#3]

Hallo Herr Müller,

ich verstehe unter automatischer Zuordnung genau das, was Sie im ersten Absatz beschrieben haben.

Würde es bei den eingescannten Dokumenten nicht reichen, einfach nur den Dateinamen zu analysieren?  Dort schreiben wir das DATEV- Aktenzeichen hinein.

Grüße aus dem sonnigen Süden, Markus Lorenz

[#4]

Hallo Herr Lorenz,

die Dateinamen können vom System - noch - nicht analysiert werden. Da Scanner häufig Datum und Uhrzeit der Dokumentenerstellung als Dateinamen vergeben würde die Analyse stets ins leere laufen.

Derzeit bleibt nur die manuelle Zuordnung.

Nur für mich zum Verständnis:  Warum schreiben Sie das DATEV-Aktenzeichen in den Dateinamen einer gescannten Datei?  Unsere Mitarbeiter weisen mich regelmäßig darauf hin, dass die Posteingangsbearbeitung durch das Scannen bereits jetzt einen um ca. 30% höheren Zeitaufwand nach sich zieht. Würde ich meinen Mitarbeitern die Anweisung erteilen auch noch das DATEV-Aktenzeichen in den Dateinamen einzupflegen wäre die Meuterei perfekt.

Schöne Grüße

Andreas G. Müller

[#5]

Hallo Herr Müller,

jetzt wo Sie dies erwähnen, fällt mir auf, dass ich unwahre Tatsachenangaben gemacht habe. Ich schreibe die Aktenzeichen nicht bei den Dateien, die ich einscannne, sondern bei Dateien, die ich abspeichere, Kontoauszügen beispielsweise aus dem Internet Banking oder sonstigen Dateien, die ich als PDF abspeichere. Im Rahmen des Speichervorgangs werde ich sowieso gefragt, wie die Datei heißen soll, deshalb sehe ich dort keinen Mehraufwand. Die Mitarbeiterin wiederum hat es einfacher, weil sie, ohne die Dateien in der Vorschau öffnen zu müssen, sogleich weiß, welcher Akte Sie das zuordnen soll.

Viele Grüße

Markus Lorenz

[#6]

Hallo Herr Lorenz,

alles kein Problem, ich war nur neugierig ob ich vielleicht eine Entwicklung verpasst habe

Gruß

Andreas G. Müller