Abgelegte Akten für neue Dokumente sperren?

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Liebe Community,

kann mir jemand sagen, ob man abgelegte (archivierte) Akten so sperren kann, dass nicht versehentlich weitere Dokumente hineingespeichert werden können?

Danke!

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in welchem Kontext?

im Rahmen der anwaltlichen Schriftguterstellung bleibt der Dialog für das Erstellen des Schreibens leer, es sei den die Suche sei explizit auf die Abgelegten Akten eingestellt.

im Arbeitsplatz ist der Link ausgegraut, so dass auch hier ein zufälliges Abspeichern nicht möglich ist

Beim Einsatz des E-Mail-Tool kann die automatische Ablage - leider - erfolgen; hier ist mir keine Lösung bekannt, wie dies beim Einsatz des Tools verhindert werden kann.

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Danke für die schnelle Antwort,

bei mir tritt das Problem in den beiden am häufigsten verwendeten Speichervarianten auf:

• Kontextmenü im Windows Explorer (Speichern zur Akte)
• Plug-ins in Outlook und Word

Da wird kein Unterschied gemacht zwischen aktiven und abgelegten Akten. Könnte man das einstellen?

Viele Grüße

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Nicht zu vergessen der Eingangskorb der Kanzlei...

Da gibt es nur ein Warnsymbol. Ein MousOver zeigt dann, dass die Akte abgelegt ist.

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Meines Erachtens gibt es da keinen Schalter. Ich habe eben in den Einstellungen der DokAblage und der Rechteverwaltung gesucht.

[#6 · Accepted solution]

Aus dem Explorer wird für das "Speichern zur Akte" die im DATEV Arbeitsplatz aktive Akte vorbelegt.  Ist diese abgelegt bleibt da Feld leer. Suche ich aktiv im Aktenschlitz nach einer abgelegten Akte erhalte ich ein rotes Ausrufezeichen.  Suche ich über die Aktenliste muss ich in den Bereich der Abgelegten Akten wechseln.

Eine Einstellung ist insoweit vorhanden, als das "versehentliche" speichern zu einer abgelegten Akte nicht möglich ist. Hier muss der Anwender mehrfach aktiv werden, bzw. wird deutlich darauf hingewiesen, dass der er den Ablageort überdenken sollte.

Daher lautet die Anwort auf Ihre Fage:  Derzeit existiert keine globale Einstellung die die Ablage von Dokumenten zu abgelegten Akten dauerhaft verhindert.

Das E-Mail-Tool stammt aus einer konkreten Kundenvorgabe.  Fehlerhafte/unrichtige oder zweideutige Betreffangaben auszuwerten düfte ohne nennenswert weitere Performanceeinbußen kaum möglich sein.  daher düfte sich eine vollkommen fehlerfreie Ablage kaum vermeiden lassen. Hier hilft nur - Sorry für die deutlichen Worte - das Tool zu deaktivieren und manuell über das DATEV-Menü der Dokumentenablage die Nachrichten zur Akte zu speichern (ggf. auch per drag-and-drop).

Ob der Zeitaufwand für die manuelle Ablage geringer ist als fehlerhaft abgelegte Nachrichten manuell der "richtigen" Akte zuzuorden müssen Sie selbst und anhand der Häufigkeit entscheiden.

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Wir arbeiten mit dem Eingangskorb der DokAblage/DMS nicht, daher ist mir nicht bekannt, ob sich Dokumente trotz des Hinweises zur abgelegten Akte ablegen lassen.

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Hallo Herr Kollege,

ich arbeite ausschließlich damit und ja, man kann es trotzdem ablegen.

Das ist auch nicht schlecht, da es immer mal noch eine Mail geben kann, die erst kommt, wenn die Akte bereits abgelegt ist. Dann muss man nicht reaktivieren, um die Mail dennoch zur Akte zur nehmen.

Oder mal auf die "Papierwelt" übertragen:

Nehme ich einen Brief, gehe damit in das Archiv und lege diesen zur abgelegten Akte, oder hole ich die Akte aus dem Archiv, lege dann den Brief dazu und bringe die Akte dann wieder in das Archiv?

Mir ist Variante 1 lieber.