Wirkung Konto 1370 im SKR04

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Hallo zusammen,

ich arbeite mich gerade als IT'ler in die BuHa ein. Hier habe ich noch einige Verständnisprobleme.

Insb. das Konto 1370

Nach meinen vorliegenden Informationen werden hier bei uns aktuell alle Bank-Bewegungen gebucht, die noch kein Beleg haben.

Aus der Beschreibung bei DATEV sind dass allerdings nun Buchungen die keine Steuerliche Wirkung haben.

Ist folgender Sachverhalt korrekt?

D.h. weder Umsatz, noch Kosten noch eine ggf. erforderliche USt Meldung wird auf diesem Konto berücksichtigt?

Klingt für mich als IT'ler zu extrem, für das, dass nur wenige Informationen fehlen, d.h. ein Beweis (Beleg), um steuerrechtlich ggf. falsch zu melden.

1. bei fehlendem Rechungsausgangsnachweis => zu wenig Umsatz gemeldet, damit zu wenig Überschuss und vor allem zu wenig Umsatzsteuer

2. bei fehlendem Rechungseingang => zu viel Umsatzsteuer vorangemeldet und Kosten falsch ausgewiesen

Wenn dem so ist, was sind Alternative Wege das gleich "richtig" zu verbuchen und dabei die Belegfindung zu entkoppeln?

Siehe auch meine spezifischere Frage zum Belegbuchen eines Tankbelegs in https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Effektives-buchen-bei-Belegen-mit-schleppendem-Belegeingang/m-p/301729#_=_

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@hkais 

Hier einen Kurs in die Grundlagen der Buchführung zu geben würde den Rahmen sprengen.

Setzen Sie sich mit Ihrem Auftraggeber zusammen und diskutieren Sie die Frage auch mit seinem Steuerberater aus. Ja, das wird Sie oder Ihren Auftraggeber Geld kosten.

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Leider keine hilfreiche Antwort.

Ich werde nachdem ich Fakten und Alternativen habe, unseren StB diesbezüglich befragen. Allerdings nur vorbereitet, wissend, welche Alternativen möglich sind, und was für uns als Unternehmen der effektivste Weg ist. Damit einhergehend ggf. auch mit Risiken die man bei einer möglichen Prüfung eingeht, wenn dafür alle anderen Prozesse zu 98% besser laufen.

Die Entscheidung überlasse ich dann der GL, ich liefere nur eine Entscheidungsvorlage...

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Guten Morgen,

allen voran gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Wenn viele Belege fehlen und sie auf einem Klärungskonto zwischengeparkt sind, wirken sie sich nicht auf den Gewinn aus und verfälschen das Ergebnis. 

Im BMF-Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vom 18.11.2019 steht, dass bei Fehlen eines Fremdbelegs (die Quittung, die die Tankstelle ausstellt) ein Eigenbeleg zu erstellen und zu den Aufzeichnungen zu nehmen ist. Dann kann der Geschäftsvorfall erfolgswirksam verbucht werden, ohne Vorsteuerabzug. Im Erlösbereich verbuche ich im Zweifel einen 19%-Erlös, um keine Einnahmen zu verkürzen.

Den Beleg als Nachweis zur durchgeführten Buchung kann man nicht "entkoppeln". Hier geht es vor allem darum, die gebuchten Sachverhalte nachzuweisen. Erbringt man eine große Menge von Nachweisen nicht oder nicht so, dass man sie schlüssig nachvollziehen kann, kann im Rahmen einer Betriebsprüfung auch schonmal eine Buchführung vom Finanzamt verworfen werden und dann kommen die Steuerzuschätzungen.

Viele Grüße

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@taniafiwi 

Danke für die Ausführung.

D.h. die Entscheidungsgrundlage für das Verbuchen auf 1370 basiert darauf, dass jemand der im Hause schludert (Beleg nicht beigesteuert) in der Konsequenz meine Buchführung falsch ist.

Das Damoklesschwert FInanzprüfung verwirft gesamte Buchhaltung, ist zwar da, aber auch sehr unwahrscheinlich, wenn sonst die BUchhaltung sauber geführt wird.

Wichtig ist eben nur, dass die GL sehen kann welche Belege wo fehlen, und das eben kurzfristig passiert.

Ich kann dieses zuvor genannte Extrem verstehen, nur ist es eben so, wenn ich die Verbuchung (ohne Beleg) durchführe (täglich/wöchentlich), meine GL eine Liste der Belege sehen möchte die fehlen, damit dann die Personen angegangen werden können, die sich NICHT an die Prozesse halten. Oder den Personen gewisse Freiheiten (temporär oder dauerhaft entzogen werden, wenn dafür Prozesse dann besser funktionieren)

Es sind ja meistens Einzelpersonen, die das System aus den Fugen bringen. Und eben auch Einzelbelege

Ich spreche von Ust-VA zu USt-VA, d.h .eine Zeitspanne von 4,333 Wochen

Daher suche ich nach einem Weg, wie ich NICHT gegen 1370 buchen muss, die Liste der fehlenden Belege exportieren lassen kann, diese der GL zur Verfügung stelle, und die wiederum Maßnahmen ableiten können.

Wenn dann am Monatsende die GL entscheidet:

- buche mir lieber unvollständig (ohne Beleg)

- dafür Umsatzsteuerrechtlich "richtiger"

- buchhalterisch unkorrekt (Beleg NOCH nicht da)

Möchte ich trotzdem eine Auflistung mir jederzeit ziehen können die fehlenden Belege ausgeben zu lassen.

Beispielsweise würde es ja reichen, wenn man in Lerndateien abfragen könnte, ob es einen Beleg zur Buchung gibt.

Wenn nein => unsichere Buchung,

Wenn ja => sichere Buchung

Nur leider finde ich auch das nicht.

Aber es führen ja viele Wege nach Rom, ich hätte eben gerne Alternativwege zum eingefahrenen 1370 Weg

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Mal laut gedacht:

Man könnte die Buchungen erfolgswirksam machen aber eine einheitliche Notiz in den Text für die Buchungen, zu denen ein Beleg nachgereicht werden muss. (zB "o.B." für ohne Beleg). Dann kann man in der Buchungsübersicht nach o.B. suchen und sieht die ganzen Buchungen die das enthalten. Das kann man mit jedem beliebigen Text machen. Den Text kann man danach aber halt nur händisch wieder rauslöschen, wäre sehr umständlich. 

Vielleicht hilft eine Codierung über das Belegfeld 2, sofern nicht anderweitig genutzt? Belegfeld 2 Eintragung "1" für = zu prüfen. Und dann kann man das auch über die Buchungsübersicht suchen.

Viele Grüße

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Es sollte hier aber auch erwähnt sein, dass die "Schludriane" nicht angehalten sind, sich auch um die Belegnachreichungen zu kümmern, wenn es kein "Druckmittel" gibt.

"Sie wollen eine realitätsnahe Auswertung? Gut, dann reichen Sie noch die fehlenden Belege ein. "

Denn wenn die Auswertungen trotzdem kommen und gesehen wird, dass man das ja auch einfach so wegbuchen kann, dann muss man sich ja auch nicht die Mühe machen die Belege noch rauszusuchen.

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Danke für die Ausführungen.

Die Belegfelder 1 und 2 sind sicherlich gute Ideen. Kann man auch eigene Belegfelder definieren?

Z.B. interne Notiz?

Dann die Frage, kann man in der Lerndatei erkennen lassen, ob Belege fehlen?

Der Druck wird jetzt kommen, da ich die leidige Aufgabe aufgetragen bekommen habe, die Buchhaltung zu digitalisieren. Wir digitalisieren unsere Kunden in anderen Bereichen und unsere GL möchte jetzt die BuHa auf den neuesten Stand bringen. Daher die ganzen Bemühungen meinerseits.

Es sind ja auch getrennte Vorgänge:

- Verbuchung wie die "alte Papierbuchführung"

- die Belege abheften passenend zu Papierbuchführung

Und beide Vorgänge wurden in der Vergangenheit ja auch getrennt durchgeführt und im Buch entsprechend hinterlegt.

Genau das gleiche möchte ich hier auch erreichen.

Die strikte Kopplung

nur wenn Beleg da, ist Beleg steuerwirksam, ist aus meiner Sicht korrekt, aber spielt in der aktuellen Zeit eine untergeordnete Rolle. Insb. wenn man eben 4,333 Wochen Zeit hat den Beleg noch beizusteuern.

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Meines Wissens kann man keine extra Felder in der Buchungszeile erstellen. Es gibt aber noch andere Felder die man dafür verwenden kann. Wenn anderweitig kein Kost-System genutzt wird, kann man die Codierung auch mit Hilfe von Kostenstellen (Kost-Felder 1 und 2) machen und lässt sich dann die Kostenstellenauswertung raus. Wie das in der Praxis aussieht, keine Ahnung, habe ich noch nicht so benutzt.

Was meinen Sie mit in der Lerndatei erkennen lassen? Wenn beim OP-Ausgleich ein Beleg fehlt, wird kein OPOS-Konto vorgeschlagen und der Buchungsvorschlag ist rot und muss ohnehin bearbeitet werden. Wenn nicht debitorisch/kreditorisch gebucht wird kann man die Lerndateien, die auf Kostenkonten laufen nur alle als unsicher markieren damit man prüfen kann ob der Beleg jetzt wirklich fehlt oder nicht. Denn Sie wissen ja beim Anlegen der Lerndatei an und für sich nicht, dass im Mai und September und Oktober der Beleg nicht da ist, in den anderen Monaten aber schon. 

Ich denke man sollte, wie in dem anderen Beitrag durch andere schon erwähnt, aber eher nach Lösungen suchen wie die Anzahl fehlender Belege weitmöglichst gesenkt werden kann anstatt sich so herumzubauen um einen mangelhaften Prozess. 

4,3333 Wochen hat man Zeit, oder 2 Wochen wenn das FA wegen erhöhter Vorsteuer mal 5 Belege zugeschickt haben möchte. Oder wenn der Umsatzsteuersonderprüfer kommt und immer noch keine Belege nachgereicht wurden. Warum auch, die BWA stimmt ja. Die Belegfunktion hat in der Praxis eine immens höhere Bedeutung als Sie ihr zumessen. "Stuff's important!"

Viele Grüße

edit: Text umgemodelt, weil ich ein zensiertes Wort verwendet habe

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Meines Erachtens läuft bei Ihnen bisher schon einiges falsch, wenn die Verbuchung und der Beleg, ob in Papierform oder digital, nichts miteinander zu tun haben. Wenn der Beleg nicht vorliegt, kann man nicht richtig buchen, da man am Zahlungsempfänger nicht zwingend erkennen kann, was bezahlt wurde, von den gesetzlichen Vorschriften mal abgesehen, die Sie nicht weiter zu interessieren scheinen. Ich erlebe täglich in den Buchführungen, dass eine Zahlung an Shell nicht zwingend eine Tankung als Grundlage hat bzw. nicht nur. Schnell noch Zigaretten oder ein Eis gekauft, welches ausversehen auf dem Beleg gelandet ist, selbst im Baumarkt bekommt man inzwischen Lebensmittel. Oder die Lieferant, der sonst nur Waren liefert.

Wenn Sie sich eh die Zeit bis zur USt-VA lassen, um den Beleg zu besorgen, können Sie die Buchungen auch so lange offen lassen und dann richtig buchen. 

Die noch offenen Buchungen lassen sich schnell filtern. 

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@taniafiwi  schrieb:

Was meinen Sie mit in der Lerndatei erkennen lassen? Wenn beim OP-Ausgleich ein Beleg fehlt, wird kein OPOS-Konto vorgeschlagen und der Buchungsvorschlag ist rot und muss ohnehin bearbeitet werden. Wenn nicht debitorisch/kreditorisch gebucht wird kann man die Lerndateien, die auf Kostenkonten laufen nur alle als unsicher markieren damit man prüfen kann ob der Beleg jetzt wirklich fehlt oder nicht. Denn Sie wissen ja beim Anlegen der Lerndatei an und für sich nicht, dass im Mai und September und Oktober der Beleg nicht da ist, in den anderen Monaten aber schon. 

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Hier mal zwei Screenshots zu meiner Frage.

1. die Lerndatei

Hier finde ich keine Option um auf Basis eines vorhandenen oder fehlenden Belegs richtig zu entscheiden.

D.h. wie hier

Wenn ich mit der Lerndatei entscheiden kann:

- Beleg da => richtig verbuchen

- Beleg fehlt => so verbuchen, dass wir es einfacher im Handling haben

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Ich denke man sollte, wie in dem anderen Beitrag durch andere schon erwähnt, aber eher nach Lösungen suchen wie die Anzahl fehlender Belege weitmöglichst gesenkt werden kann anstatt sich so herumzubauen um einen mangelhaften Prozess. 

4,3333 Wochen hat man Zeit, oder 2 Wochen wenn das FA wegen erhöhter Vorsteuer mal 5 Belege zugeschickt haben möchte. Oder wenn der Umsatzsteuersonderprüfer kommt und immer noch keine Belege nachgereicht wurden. Warum auch, die BWA stimmt ja. Die Belegfunktion hat in der Praxis eine immens höhere Bedeutung als Sie ihr zumessen. "Stuff's important!"

Vollkommen d'accord

Nur gibt es viele Wege nach Rom

der effektive oder der klassische und mühselige

Ich suche nach einem neuen effektiveren Weg die Prozesse zu verbessern und dabei die Reglementarien einzuhalten.

Auch wenn es so wirkt "ich pfeife auf die Gesetze", dem ist nich so. Nur habe ich es schon zu oft erlebt

"Das machen wir schon immer so..."

Also nicht weiters nachdenken, machen...

Aus meiner Sicht sind die Prozesse "den Menschen hinterherlaufen" entkoppelt von der "Buchhaltung".

Ich muss auch das Festschreiben erst zum 10. eines Folge-Monats (oder Folge-Folge-Monats) machen, bis dahin kann ich alles so handhaben wie es uns das Leben erleichtert.

Nicht das Tool diktiert die Prozesse, sondern das Tool hilft den Prozessen besser zu werden oder übernimmt der Arbeit im Prozess komplett.

Letzeres ist mein Ziel...