Hi Wilma,
wie Du die Rechnungen bzw. Zahlungen dazu buchen musst, hängt zu einem davon ab, ob Ihr vom Gesetz her dazu verpflichtet seid, zum anderen wie Ihr buchen möchtet, um eine schönere Buchhaltung zu haben.
Erstmal solltest Du rausfinden, ob Ihr Bilanzierer oder Einnahmen-Überschuss-Rechner (auch 4.3-Rechner genannt / kann einfach nach den Zahlungen buchen) seid.
Der Bilanzierer bucht die Rechnungen vorab, normal mit Rechnungsdatum u. dann später die Zahlungen dagegen (bzw. Verlust wenn keiner zahlt). Beim 4.3-er muss man das nicht u. kann bspw einfach Bank, Kasse, Privateinlagen hintereinander durchbuchen.
Der Eingangsstempel ist (außer auf evtl. Haftungsgründen etc./ bei Verschiebung zwischen den Jahren) für die USt normal nicht so wichtig, sondern entweder das Zahlungsdatum (4.3-Rechner) oder bei Bilanzieren das Rechnungsdatum (sog. Soll-Versteuerer). Man kann bis zu gewissen Größen die Ist-Versteuerung beantragen.
Zur Orientierung einfach mal durch die Stammdaten Rechnungswesen u. Jahresabschluss klicken. Die Angaben können sich auch mal ändern, dann gibts dazu meistens einen Brief vom Finanzamt.
In der Buchungszeile gibt es einen Punkt 'Details' (der verschwindet leider immer wieder), auch sehr schön. In den'Summen u. Salden' sieht man, wo der Computer die USt hinbucht (z.B. bei Zahlung oder Rechnungserteilung).
Bezügl. Auslagenerstattung: 'Geschäftsführer' deutet ja eigentlich darauf hin, dass Ihr eine GmbH seid, dann seid Ihr auch Bilanzierer (mit Soll- oder Ist-Versteuerung). Da wäre zuerst eig. das Datum der Erstattung u. die Zahlungsart das Interessante.
In der Buchungszeile ist das Datum bei Rechnungen normal das Belegdatum. Bei Bank, Kasse, Privateinlagen das Buchungsdatum. Wenn man sich die Auslagen ein paar Monate später bar erstatten lässt, z.B. das Datum der Auszahlung. Gleichzeitig hätte der andere bis zur Zahlung eine Forderung gegenüber der GmbH.
Seit kurzem lässt sich auch ein abweichendes Leistungsdatum zusätzlich erfasst werden. Braucht man auch manchmal, aber nicht immer 
Kreditkartenabrg. u. alles andere einfach auf Monate aufteilen. Außer beim Jahresabschluss sollte man immer monatlich buchen, damit das mit der USt richtig (u. die Auswertungen besser aussehen).
Zur schöneren Buchführung: Auch als 4.3-Rechner macht es häufig Sinn wie ein Bilanzierer zu buchen. Dann kann das Programm bspw. Eure offenen Posten verwalten u. den Zahlungsverkehr machen. Wenn die Buchhaltung die Belege immer nur mit ein paar Monaten Verzögerung bekommt, geht das allerdings nicht
dirk.jendritzki für Rechtschreibung, Syntax, Kohärenz der o.g. Textes kann ich leider keine Gewähr mehr übernehmen, der Cursor treibt mich noch in den Wahnsinn. Beim Kopieren&Einfügen von Text passieren bezüglich der Absätze auch ganz wilde Dinge. Ich schreib ab jetzt wieder mit Textverarbeitung.
PS Das ein Addon Schuld ist, kann ich übrigens ausschließen. Ich hab das Verhalten auf div. Desktop OS mit sowohl FF als auch Chrome. Es gibt nur ein Addon das fast überall vorkommt (ABP), Texteingaben auf allen anderen Seiten sind aber unproblematisch.
Edit: In der Klammer nach 'Der Eingangsstempel' zur rechtlichen Korrektheit.
Alle Angaben sind wie immer ohne Gewähr.
