Selbstbuchende Mandanten mit Kanzleiberaternummer - Bestände doppelt?

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Hallo Community,

wir haben einige selbst buchende Mandanten, die mit Mittelstand Faktura m. Rewe arbeiten.

Lt. DATEV ist es ok, wenn die MDT weiterhin mit unserer kanzleieigenen Beraternummer buchen. Die Beraternummern (kanzleieigene und mandantengenutzte) kann man in der Beraternummer- und Kennwort Verwaltung beim Mandanten anlegen, damit die Verbindung zum RZ entsprechend funktioniert.

Alles schön und gut. Wie sieht es aber mit dem Bestand im RZ aus, wenn der MDT seinen Fibu-Bestand hat und wir unseren Bestand haben (Jahresabschluss), der ja ebenfalls mit den selben Ordnungsbegriffen ins RZ geschickt wird?

Die Buchungen der Mandanten können ja hin und wieder mal von den Jahresabschlussbuchungen abweichen. Kommt es hier nicht zu einem Durcheinander?

Vielen Dank für eure Antworten im Vorfeld.

Beste Grüße aus Schorn

Dietloff und Oettinger GmbH

Steuerberatungsgesellschaft

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@TeamOettinger schrieb:

Die Buchungen der Mandanten können ja hin und wieder mal von den Jahresabschlussbuchungen abweichen. Kommt es hier nicht zu einem Durcheinander?

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Jein. Da muss man aufpassen, was man macht. Das RZ ist dann nur die Datendrehscheibe und sollte auch als solche genutzt werden, sodass dort immer der aktuelle Bestand liegt. Holt Ihr Euch die Daten vom Selbstbucher und macht den JA und gleichzeitig bucht das Mandat bei sich weiter, muss man prüfen, dass man wieder auf 1 gemeinsamen Nenner kommt, weil wenn ihr Abschlussbuchungen und den JA macht, dann den Bestand ins RZ schiebt und sich das Mandat den Bestand holt und überschreibt, sind alle Änderungen beim Mandanten, die in der Zwischenzeit stattfanden, weg. Dann muss man ggf. nur die Buchungsstapel austauschen, die nicht die ganze FiBu als solche komplett überschreiben. 

Eine Art Konsolidierung und ein Abgleich der Daten vor dem Überschreiben kann DATEV nicht. 

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Danke für die Rückmeldung @metalposaunist ,

Sie meinen hier macht es Sinn, mit dem Mandanten zu kommunizieren, wie man mit dem RZ umgeht?

Am besten so, dass unsere SB dann sozusagen die Kontrollaufgabe haben, dass die Bestände richtig drin sind?

Haben Sie da einen gut brauchbaren Ablauf mit Ihren Mandanten? Wir würden es bei uns gerne

weitestgehend einheitlich gestalten, woran sich die SB auch bei künftigen MDT daran halten können.

Die Kollegin, die sich ursprünglich um diese Probleme gekümmert hat, ist leider nicht mehr bei uns beschäftigt.

Da wir im Moment ein akutes Problem mit Ordnungsbegriffen und Beständen haben, haben wir bereits ein Servicekontakt erstellt und warten auf eine Rückmeldung von DATEV. Aber um auch anderen Anhaltspunkte und

Ansichten zu sammeln, schreiben wir gerne auch die Community an.

Danke.

Beste Grüße

[#4 · Accepted solution]

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@TeamOettinger schrieb:

Sie meinen hier macht es Sinn, mit dem Mandanten zu kommunizieren, wie man mit dem RZ umgeht?

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Auf alle Fälle. Wissen weitergeben ist immer sinnvoll und wenn man so oder so die Kosten für die Speicherung der FiBu im RZ tragen muss, kann man das auch gleich als sicheren Datenaustausch nutzen und kann auf E-Mails als Transportmedium verzichten.  

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@TeamOettinger schrieb:

Am besten so, dass unsere SB dann sozusagen die Kontrollaufgabe haben, dass die Bestände richtig drin sind?

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Jap. Die wissen am besten, wie die Zahlen in der FiBu auszuschauen haben und können dann ggf. eingreifen, wenn es Abweichungen gibt.  

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@TeamOettinger schrieb:

Haben Sie da einen gut brauchbaren Ablauf mit Ihren Mandanten?

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Die megra hat kaum Selbstbucher und aus Erfahrung kann ich da leider nicht schöpfen. Auf alle Fälle ist der Datenaustausch dann 10x einfacher, wenn man mit den gleichen Ordnungsbegriffen arbeitet und das RZ nutzen kann als wenn immer ein Techniker unterstützen muss, die Daten von A nach B zu bekommen; prüfen muss, ob der Ordnungsbegriff passt und ob man ggf. noch unter einem abweichenden Ordnungsbegriff die Daten speichern muss. Das ist alles schon sehr technisch und für die meisten SB eher komplex. So braucht man nur die Bestandsdienste Rechnungswesen > Daten holen > einspielen auf existierenden Mandat X und los geht's. 

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@TeamOettinger schrieb:

Da wir im Moment ein akutes Problem mit Ordnungsbegriffen und Beständen haben,

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Das sollte man asap in den Griff bekommen, da das die Grundlage allen fachlichen Arbeitens ist. Wenn man sich mehr um die Technik anstatt um die Zahlen kümmert, ist das kein guter Ausgangspunkt. 

Um das Problem des Datenaustausches zu umgehen, kann man einen Mandantenserver nutzen. Dann lässt man die Mandanten auf einen extra Server; vergibt mit der Rechteverwaltung die passenden Rechte (dass die Mandate nur die eigenen Firmen sehen) und man arbeitet als Kanzlei und Mandat zusammen auf 1 Datenbestand. Das macht aber nur Sinn, wenn es rein ums Buchen geht, weil man mit der Lösung z.B. kein Mittelstandsprodukt als Mandant nutzen kann, wo man seine Rechnungen an die Kunden schreiben kann.