Da die Rechnungen auf den Mitarbeiter lauten, ist ein Vorsteuerabzug schon mal ausgeschlossen. Dieses würde ich schon mal ändern. Es sei den, dass die Rechnungen nicht sonderlich hoch sind (da ist der Aufwand die Steuer aus den Innergemeinschaftlichen Ländern wieder zu hohlen recht hoch).
Das Konto Erstattung Reisekosten, scheint mir ein selbst angelegtes Konto zu sein. Sollte es in einer Kostenklasse verbucht werden, wäre dieses jedoch falsch. Da die Erstattung eine Gegenleistung für seine Tätigkeit darstellt, müsste dieses schon als Erlös gebucht werden.
Da ihr Mitarbeiter wohl unterrichtende Tätigkeiten ausführt, ist der Ort des Umsatzes nach § 3a Abs. 3 Nr. 3 in anderen Land (wenn die Universitäten keine unternehmerisch tätigen juristischen Personen sind)
Wenn er Unterrichtende Tätigkeiten ausführt, kann das in Deutschland USt frei sein. In den anderen Ländern müsste dieses geprüft werden.
Sind die Universitäten dort Unternehmer im USt lichem Sinn, dann gehe ich auch von einem Fall von § 13b Abs. 1 aus. Da ist es allerdings nicht schädlich, wenn die Universitäten die Rechnung ausstellen. Sollten die Universitäten jedoch USt ausweißen, müssten Sie diese dann aber auch abführen. Wenn keine USt ausgewiesen wird, dann sehe ich da eigentlich kein Problem.
