PDF-Dokumente mit Buchungsdaten automatisch in Datev importieren

[#1]

hi,

seit kurzem setze ich Datev Rechnungswesen pro ein und bin ansich sehr zufrieden.

Denn meinen bisherigen Buchhaltungsbestand aus dem letzten Jahr (für den der Steuerberater noch die Bilanz erstellen muss) kann ich aus Excel per CSV-Datei einfach importieren. Innerhalb von Sekunden werden beispielsweise sämtliche Ausgangsrechnungen des letzten Jahres (auf ein einheitliches Debitorenkonto) verbucht, etwa in der Form

;Rechnungsnummer; Datum; Kundenname; S/H-Kennzeichen; Bruttobetrag; Kto Umsatzerlöse; Kto Debitoren

1010115;04.01.2015;ABC GmbH, Hamburg;S;188,02;8400;11000

Genauso klappt das prima mit Warenrechnungen, Kassenbuch oder auch dem Bankkonto, wenn die jeweiligen Buchungskonten angegeben sind (Fehler bemerkt Datev ja sofort).

Was aber bisher leider nicht klappt: Für praktisch alle Rechnungen (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassenbelege) habe ich jeweils einen Beleg als PDF-Datei, der sich auf der Festplatte in einem bestimmten Unterverzeichnis befindet. Und es müsste doch möglich sein, dass Datev diesen PDF-Beleg beim ASCII-Import gleich in die Dokumentenverwaltung übernimmt, damit man ihn später in den Kontoübersichten in der Spalte "BL" (Beleglink) bei Bedarf einfach anklicken und betrachten kann (was gerade für den Steuerberater für die Bilanz nützlich wäre, dem die Belege ja nicht vorliegen).

Wenn ich die Buchungssätze in der CSV-Datei für den ASCII-Import also ergänze mit dem Feld "Digitaler Beleg -> Beleglink" (der ja als Textfeld immerhin 210 Zeichen lang sein darf und somit für längere Dateipfade geeignet sein sollte) und dann den lokalen Link der PDF-Datei auf der Festplatte angebe, also im obigen Beispiel etwa...

1010115;04.01.2015;ABC GmbH, Hamburg;S;188,02;8400;11000;"D:\2015\Ausgangsrechnungen\1010115.pdf"

...dann kommt leider die Datev-Fehlermeldung:

"#REW01155: Die Eingabe "D:\2015\Ausgangsrechnungen\1010115.pdf" im Feld "Beleglink" ist nicht zulässig. Das Feld kann nicht übernommen werden."

Auch mit anderen Varianten habe ich es schon probiert ("/" statt "\") bzw. ohne Anführungszeichen etc. Immer kommt die gleiche Fehlermeldung beim ASCII-Import.

Daher meine Frage: Wie muss die Struktur des Textfeldes "Beleglink" aussehen, um PDF-Dateien zu den jeweiligen Buchungen beim ASCII-Import direkt in Datev zu übernehmen. Oder müssen die PDF-Dateien vorher schon in einem bestimmten Verzeichnis innerhalb von Datev liegen, um sie über den Buchungssatz der CSV-Datei zu importieren? (manueller Import, also jede PDF-Datei einzeln erst mal im Dokumentenmanager importieren, kommt aufgrund der hohen Anzahl der Belege nicht infrage, vom Aufwand mit der späteren manuellen Verknüpfung mal ganz abgesehen).

Danke schön im voraus für eure Hilfe.

PS: Zwar habe ich schon an zwei verschiedenen Datev-Kursen an einer VHS teilgenommen, wo ansich ziemlich viel praktisches Wissen vermittelt wird. Aber die Themen ASCII-Import und vor allem digitale Belege sind offenbar die einzigen Dinge, die hier leider immer wieder ausgeklammert werden.

Hans-Otto

[#2]

IMO handelt es sich bei dem Beleglink um eine Verknüpfung auf ein digital gespeichertes Dokument. Dazu ist die Lizenz für digitales Buchung notwendig und das Dokument muss sich in der Datenbank befinden. Der Import erfolgt dabei dann über einen Buchungsassistenten, der die Belege scannt und in die Datenbank einließt. Hierbei wird im Buchungssatz eben der berühmte Link zur Datenbank gespeichert.

Wir hatten ein ähnliches Problem gehabt. Um den Lizenzzwang zu umgehen, da wir eine Belegverknüpfung nur in seltenen Fällen benötigen. Wir speichern einfach in Ihrem Fall einen Link in den Notizen. Für alle Belegverknüfungen haben wir einen Eintrag im Dropdownfeld [Belegnachweis]. In dem sich öffnen Notizfeld können Sie jetzt ihre Belegverknüpfung speichern. Ist natürlich für eine Massenspeicherung untauglich.

Gruß A. Martens

[#3]

hi, archilleus, archilleus

die Lizenz für digitales Buchen ist in Rechnungswesen Mittelstand und Faktura pro ja enthalten (im Gegensatz zur compact-Version).

Anfragen nach automatischem Import und Verknüpfung von PDF-Dokumenten mit Buchungssätzen haben sich hier offenbar in Grenzen gehalten. Selbst habe ich im alten Datev-Forum nur  eine ähnliche Anfrage aus dem Jahr 2007 entdeckt, und zwar hier: https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=17334

Jetzt habe ich mal das Ganze umgekehrt gemacht: PDF-Dokumente manuell importiert (was ansich selbst bei vielen Dokumenten sehr schnell mit Schleppfeldern und jeweils einem einzigen Mausklick auf "Speichern und Schließen" klappt), diese PDF-Dateien über "Digitale Belege buchen" jeweils einem Buchungssatz zugewiesen und dann einfach in eine CSV-Datei exportiert, um anschließend zu sehen, was Datev in "Beleglink" reinschreibt.

Tatsächlich enthält das Feld "Beleglink" keinen Link in Form eines Dateipfades, sondern stattdessen hexadezimale Zeichen in der Form

DDMS "F4A3894F-2AC5-4844-94B2-BB..."

DDMS "AA1A6EF6-BE0A-4218-AEF3-47.."

Damit kann ich natürlich nichts anfangen, zumal überhaupt keine Struktur erkennbar ist, wie dieser Beleglink-Code aufgebaut ist.

Schade, denn das automatische Importieren und Verknüpfungen von PDF-Dateien mit Buchungssätzen wäre das Tüpfelchen auf dem i gewesen...

Trotzdem danke für deine Hilfe.

h-o

[#4]

Es gibt aber eine Schnittstelle der DATEV, über diese man Buchungen mit Belegen über den Belegtransfer importieren kann. Die Beschreibung ist kostenpflichtig.

DATEV XML-Schnittstelle online

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hi, mkinzler,

danke für die Info.

Zu dieser XML-Schnittstelle, die PDF-Belege mit der passende Datev-Beleglink erzeugt werden kann, gibt's tatsächlich auch eine Info in der Datev-DB, die ich bisher nicht entdeckt hatte.

Allerdings scheinen die PDF-Belege damit auf jeden Fall an "Unternehmen online" übertragen zu werden statt an meine lokale Datev DMS/Dokumentenablage.

h-o

[#6]

Da müssten Sie mal bei der DATEV nachfragen, ob es auch eine solche Lösung für das DMS gibt. Alternativ könnte man Testen, ob beim Verbuchen ( Herunterladen ins DMS) die Beleglinks entsprechend angepasst werden.

[#7]

Tatsächlich enthält das Feld "Beleglink" keinen Link in Form eines Dateipfades, sondern stattdessen hexadezimale Zeichen in der Form

DDMS "F4A3894F-2AC5-4844-94B2-BB..."

DDMS "AA1A6EF6-BE0A-4218-AEF3-47.."

Bei diesen Wert handelt es sich um einen sog. GUID-Wert (Globally Unique Identifier, globaler eindeutiger Bezeichner), der auf einen Datensatz in einer Datenbank verweißt. Die GUID-Werte sind absolut einmalige Identifikationswerte und werden zum Teil auch für Registrie-Einträge verwendet.

Ich selber verwende diesen Wert auch für meine Verknüpfung, aber in anderer Weise. Meine PDF-Dokumente werden dabei in einem Jahresverzeichnis gespeichert und jedes Dokument welches verknüpft werden soll, erhalt so einen GUID-Wert. Dieser Wert wird jetzt im Buchungssatz gespeichert. Nun habe ich manuell eine Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Dokument hergestellt.

Gruß A. Martens

[#8]

hi,

nach vielem Rumprobieren habe ich übrigens folgende Lösung für obiges Problem gefunden:

- die paar Hundert PDF-Dateien in einem Rutsch in die Dokumentenablage importieren

- Kontextmenü wählen, auf "Erweiterte Listeneinstellungen..." gehen und die von Datev zugewiesene GUID als Spalte in die Übersicht mitaufnehmen

- Kontextmenü wählen, Liste drucken: Bestimmte Spalten ankreuzen, und zwar nur "GUID"

- um die Liste mit den GUIDs zu exportieren, gibt es unverständlicherweise kein Excel-Format (zumindest hab ich nichts entdeckt). Also die Liste in einer PDF-Datei speichern (Eigenschaften Hochformat statt Querformat einstellen, damit weniger Überschriften erscheinen, die später zu löschen sind)

- die PDF-Datei mit dem Kommandozeilenprogramm pdf2text umwandeln (Parameter -raw, also nur der reine Text).

Damit erhält man eine Textdatei mit dem Inhalt der GUIDs schön untereinander, etwa

8affae1f-7572-4cb5-aacd-5fb78ab6ee2e

(und ein paar Überschriften, die man löschen kann).

Mit Suchen und Ersetzen in einem Texteditor wird das Ganze so mit wenigen Mausklicks ersetzt, dass etwas in der Art...

  DDMS "8affae1f-7572-4bb5-aabd-5fb78ab6ee3e"

...rauskommt. Diese Spalte mit den paar Hundert GUIDs wird nun In die (im ersten Beitrag) erwähnte csv-Datei reinkopiert, wo ja schon die restlichen Buchungsdaten mit allen anderen Angaben drinstehen (ebenfalls in aufsteigender Reihenfolge, klaro, sonst funktioniert die Verknüpfung nicht bzw. es würde ein heilloses Durcheinander geben).

Nun kann das ASCII-Importformat um den "Beleglink" ergänzt und der Stapel eingelesen werden.

Aufwand: ca. 5 bis 6 Minuten für ein paar Hundert PDF-Dateien 🙂

Gruß

Hans-Otto

[#9]

Etwas Ähnliches macht wohl auch dieses Programm.

Art.-Nr. 43555 | Software

ISWL Beleg2Buchung

Aber 21 € im Monat sind dann doch ein wenig viel.

Kennt jemand eine kostengünstigere Lösung?

Hallo h-o,

Beim Importieren der PDF die Dokumentendatenbank, wie erkennen Sie den Zusammenhand zwischen PDF und Buchungssatz? Sind die PDF-Namen jeweils die Rechnungsnummer?

[#10]

Beim Importieren der PDF die Dokumentendatenbank, wie erkennen Sie den Zusammenhand zwischen PDF und Buchungssatz? Sind die PDF-Namen jeweils die Rechnungsnummer?

Ja, die PDF-Dateien sollten natürlich in aufsteigender Reihenfolge vorhanden sein und die jeweilige Rechnungsnummer symbolisieren, also etwa...

R1234.pdf

R2345.pdf

R3446.pdf ...

Was übrigens schön wäre: Wenn das obige Verfahren nicht über "Liste drucken" gehen würde (in eine PDF-Datei, von dort aus muss es etwas umständlich wieder extrahiert werden), sondern direkt mit einem Export in eine CSV-Datei.

[#11]

Hallo,

ich finde schlichtweg nicht, wo ich mir diese Liste exportieren kann mit den GUI Namen Diese "Liste drucken", wo finde ich die in DATEV ?

Danke für kleinen Tipp

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Wären diese Schritte z. B. als vbscript programmierbar?

Die Kollegen hier haben schon sehr erstaunliche und hilfreiche Tools programmiert.

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Wären diese Schritte z. B. als vbscript programmierbar?

Die Kollegen hier haben schon sehr erstaunliche und hilfreiche Tools programmiert.

Natürlich könnte man das in VBSript mit etwas Sachkenntnis und Sportsgeist programmieren.

Dabei würde ich aber dann das Tool pdf2text nicht mit RAW, sondern mit Formatierung (-layout) exportierten. Danach einfach die Textdatei zeilenweise einlesen, parsen und nach Excel exportieren.

Leider habe ich dafür momentan überhaupt keine Zeit. Ich habe mittlerweile zig andere Baustellen an den ich gerade arbeiten muss. Bei Einzelfragen helfe ich aber gerne weiter. Als Ideengeber kann man ja meine bereits veröffentlichen Scripts nehmen, die enthalten so ziemlich alle notwendigen Bestandteile.

Gruß A. Martens

[#14]

ÖH

Ich brauche kein Script, sondern schlichtweg diese Liste und weiß nicht wie ich rankomme....Diese "Erweiterte Listeneinstellungen..." finde ich nicht. Ich möchte einfach so ein PDF rausziehen und weiß nicht wie Kann mir keiner helfen ?

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Datev Arbeitsplatz - Schnellinfo Dokumente - Rechte Maustaste - Erweiterte Listeneinstellungen (ganz unten)

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Danke für Ihre Antwort. Die Bestätigung der Möglichkeit der Programmierung als VBScript reicht mir schon vollkommen aus.

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Ich denke das mir die Funktion fehlt im "Datev Unternehmen online" und werde Montag wohl mal den Steuerberater fragen müssen.

Danke aber trotzdem !!

[#18]

Die ganze Diskussion bezieht sich auf Datev Kanzlei Rechnungswesen.