Optimierung "Digitale Belege buchen"

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Hallo zusammen,

ich wollte man nachfragen, ob jemand eine Möglichkeit kennt, die automatische Auswahl/Zuordnung der Daten von einer Rechnung zu optimieren. Bei einigen Kreditorenrechnungen werden die meisten Daten (Betrag, Rechnungsnummer, Datum) korrekt gelesen und wiedergegeben, bei anderen wiederum gar nichts.

Kann man das DATEV irgendwie beibringen?

Bestenfalls sogar Kreditoren zu erkennen um die Kreditorennummer einzufügen oder auch eine Auftragsnummer zu identifizieren.

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Hallo,

das habe ich auch schon per Servicekontakt versucht herauszufinden.

Wir können in den "Buchungsassistent online" (so heißt die Funktion hierfür) nicht manuell eingreifen.

Man hat mir gesagt, dass die OCR-Erkennung zunächst an fest vorbestimmten Stellen auf einer Rechnung nach bestimmten Schlüsselbegriffen wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum (oder Abkürzungen hiervon) sucht und den Wert rechts in der Zeile daneben oder darunter als Buchungsvorschlag übernimmt.

Man soll deswegen seine Mandanten bitten, die eigenen Ausgangsrechnungen nach dem DIN-Standard (DATEV Industrienorm) aufzubauen: DATEV Buchungsassistent online – Tipps zur Qualität und zum Aufbau der Belege - DATEV Hilfe-Center

In einem anderen Dokument (1071472) heißt es mit anderen Worten:

"Für einen korrekten Buchungsvorschlag ist eine eindeutige Identifizierung des Geschäftspartners (Kreditor / Debitor) notwendig. Eine eindeutige Identifizierung des Geschäftspartners erfolgt bei Rechnungseingängen anhand der USt-IdNr., Steuernummer oder der IBAN. Bei Rechnungsausgängen erfolgt die eindeutige Identifizierung anhand der Kundennummer oder Anschrift."

Falls ein Debitor oder Kreditor falsch erkannt wird, kann eine manuelle Ergänzung dieser Informationen in den Stammdaten des Geschäftspartners zu besseren Erkennungschancen führen.

Sie könnten auch den Automatisierungsservice Rechnungen testen (Achtung: 5 Cent pro Buchungssatz). Dieser kann noch genauer Geschäftspartner identifizieren, sucht nicht nur nach Schlüsselbegriffen auf der Rechnung und befüllt auch erkannte Stammdaten der Geschäftspartner direkt bei einer Neuanlage. Auch kann man z. B. noch OPOS-Buchungen automatisch buchen lassen.

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Guten Morgen @raimo ,

gestern bei einem Dialogseminar der DATEV war das Ganze auch Thema. Vieles ist wohl von der Scan-Qualität abhängig (schwarz/weiß und nicht Farbe oder Grautöne, PDF oder TIFF, 300 dpi - nicht mehr weniger, aber auch nicht mehr, da sonst die Erkennung wohl auch nicht so gut funktioniert, möglichst gerade scannen) . Ansonsten kann man eigentlich nur über die Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten was machen: Neben dem Namen sollte immer die USt-ID und die IBAN hinterlegt sein.

Ich habe teilweise das Problem, dass bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer (13b-Fälle oder Auslandssachverhalte) der Betrag nie erkannt wird. Auch habe ich bei manchen die Auftragsnummer statt der Rechnungsnummer. Da kann man aber leider keinen direkten Einfluss drauf nehmen, so wie ich es verstanden habe.

Alternativ gibt es vielleicht wirklich nur den Automatisierungsservice Rechnungen (www.datev.de/asr), der aber leider kostenpflichtig ist.

Evtl. lässt man die Erkennung auch erst über eine externe Software laufen, die einem dann schon den Buchungssatz generiert und man lädt das Ganze komplett fertig über den Belegtransfer oder DATEV Connect nach Kanzlei-Rechnungswesen.

MfG,

Dirk Schmakies

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Hallo Alexander,

vielen Dank für deine Tipps. Bei mir werden nie Kreditorennummern automatisch eingefügt. Muss man das separat einstellen?

Danach wäre es natürlich mega, wenn ich DATEV sagen kann, "wenn Kreditor XY, dann Konto 123". So eine Funktion gibt es nicht oder?

Die Qualität der Rechnungen ist eigentlich sehr gut, da ich zu 99% pdf-Rechnungen einspiele.

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Eventuell ist bei dir in den Stammdaten des Mandanten nicht der Haken für "Offene-Posten Buchführung nutzen" gesetzt.

Prüf auch, im Unternehmen online unter Anwendungen --> Belege --> Einstellungen --> Buchungsassistent mindestens der Haken bei "Buchungsassistent verwenden" gesetzt ist. Ich empfehle meinen Kollegen immer auch den zweiten Haken "unsicher erkannte Werte vorbelegen" ebenfalls zu aktivieren.

Wenn der Buchungsassistent aktiv ist, werden wiedererkannte Kreditoren im Buchungssatz vorbelegt. Also so, wie du es dir vorgestellt hast. Das geht aber wie oben beschrieben nur, wenn der Kreditor eindeutig identifiziert werden kann. Neue Kreditoren wirst du auch zuerst beim Buchen anlegen müssen.

Das machst du am besten so:

Die nachfolgenden Einstellungen werden keinen Einfluss auf deine urspüngliche Frage haben, sind aber die von mir in Rewe getroffenen Einstellungen beim buchen mit UO. (Leistungsdatum ist immer optional und deswegen nicht angehakt).