Mandantendaten an anderen STB übertragen der nicht Datev nutzt

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Ich muss an einen Mandanten die Daten 10 (Jahre) die in Kanzlei Rechnungswesen bei der Datev liegen übergeben, Der andere STB ist kein Datev Mitglied. Daher kein Übertrag innerhalb der Datev möglich. Hat jemand eine Idee,

wie man das lösen kann?

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Erstellung einer Archiv-DVD.

Dann kann er auf die 10 Jahre zurückblicken.

Das ganze muss dann beim neuen Berater von der DVD installiert werden. Erklärt sich von selbst...

Damit wäre das erledigt....

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Drei Optionen haben Sie:

1. DATEV Archiv DVD, damit hat Ihr ehemaliger Mandant alle aufbewahrungspflichtigen Daten, der übernehmende Kollege kann damit keine Daten in sein System einspielen.
2. Sie exportieren alle Daten im DATEV Format, wenn der übernehmende Kollege das einspielen kann ist es gut.
3. Der übernehmende Kollege sagt Ihnen genau was er haben möchte.

Am sichersten ist es, dem  Mandanten über die Möglichkeiten zu informieren und seinen Wunsch als Auftrag schriftlich entgegen zu nehmen, am Besten mit einer Frist zur Rückgabe verbunden. Kommt der Auftrag nicht rechtzeitig wird eine Archiv DVD abgerufen und dem ehemaligen Mandanten übergeben.

Wichtig sind die Informationen zur Aufbewahrungsfrist und die Konsequenzen ohne die Belehrung verbleibt die Aufbewahrungspflicht bei Ihnen, eine Löschung im RZ ist dann risikobehaftet.

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Danke für die Antwort. Noch eine Nachfrage. Wenn der Kollege kein Datev Anwender ist und die Archiv DVD gar nicht einspielen kann, bin ich damit meiner Verpflichtung nachgekommen und kann die Daten löschen, oder muss ich eine andere Alternative bieten.?

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@Nepal3  schrieb:

Danke für die Antwort. Noch eine Nachfrage. Wenn der Kollege kein Datev Anwender ist und die Archiv DVD gar nicht einspielen kann, bin ich damit meiner Verpflichtung nachgekommen und kann die Daten löschen, oder muss ich eine andere Alternative bieten.?

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Auf der Fibu-Archiv-DVD ist ein Installationsprogramm. Damit wird eine Umgebung installiert, mittels derer man dann mit dem Bestand der DVD (lesend) arbeiten kann.

Das ganze funktioniert auf einem Windows-System.

Ob Sie Ihrer Verpflichtung mittels Erstellung einer FIBu-Archiv-DVD nachgekommen sind. Nun ja, mehr geht nicht. Die DVD hat allerdings technisch eine gewisse Haltbarkeit. Aber dazu gibt es bestimmt auch unterschiedliche Auffassungen. Zumindest hat der neue Berater so einen umfassenden Bestand. Und Sie müssen keine Fragen mehr beantworten. Ist ja alles auf der DVD.

Die müssen Sie allerdings mittels Speicherung und Abruf im DATEV-RZ erstellen. 

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Die tieferen Rechtsfragen in einem streitigen Wechsel sollten Sie mit Ihrer Kammer besprechen, manchmal gibt es Merkblätter.

Grundsätzlich erfüllt die Archiv DVD die Anforderungen zur Aufbewahrung, Belehrung und Aushändigung muss dokumentiert sein. Der übernehmende Kollege hat nichts davon. Die Archiv DVD ist mit den Kosten der Buchführung gedeckt.

Bei der Übergabe der Buchungssätze muss die Aufbewahrungsverpflichtung übergehen (schriftliche Vereinbarung), ansonsten löschen Sie, wären aber noch aufbewahrungsverpflichtet.

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@andreashofmeister schrieb:

DVD hat allerdings technisch eine gewisse Haltbarkeit. Aber dazu gibt es bestimmt auch unterschiedliche Auffassungen.

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Jupp, hat sie. Unter optimalen Bedingen ist sie als Archivmedium geeignet. Aber da kaum wer dauerhaft die optimalen Bedingungen (Luftfeuchtigkeit, Temperatur, Licht, ...) sicherstellen kann, schreiben wir meist dazu, dass es sinnvoll ist, wenn man die DVD zusätzlich auf eine Festplatte / SSD kopiert, die unempfindlich(er) gegen äußere Einflüsse ist. Sturz und Erschütterung mal ausgenommen. Auf einer DVD kratzt man ja auch nicht mit einer Schere rum 😬.

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Hallo Nepal3,

die Datev übernimmt gegen eine Gebühr auch die Speicherung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für den Mandanten, der ausgeschieden ist. Das wäre nicht die billigste aber die sicherste Lösung für die Archivierung.

viele Grüße

sk