Damit der größtmögliche Nutzen mit dem Mandantendialog (MaDi) erzielt wird, ist es wichtig, dass die Dokumente möglichst ohne Nacharbeit in DATEV DMS (oder digitalen Dokumentenablage) gespeichert werden (in Zusammenarbeit mit Eigenorganisation comfort auch zum Auftrag). Hierfür ist ein gepflegter DATEV DMS-Ablageknigge mit Ordner und Fächer sehr wichtig.
Wir haben z. B. für die Jahresabschlusserstellung und im WP-Bereich nur einen gemeinsamen Ordner und Fächer mit z. B. bei den liquiden Mitteln folgenden Knigge:
Wie und wo stelle man nun ein, mit welchem Knigge bzw. Ordner und Fach ein vom Mandanten hochgeladenes Dokument in der DMS landet? Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:
1. In den Einstellungen der Dokumentenvorlage in Abschlussprüfung (Bilanzbericht):
2. In der Dokumentenvorlage in der konkreten Prüfungsfeststellung
Wir haben z. B. im Postenarbeitspapier zu den liquiden Mitteln drei Fragen an den Mandanten:
Oben seht Ihr die Einstellungen (rechte Maustaste Prüfungsfrage bearbeiten / Verweis), dass alle Dokumente, die der Mandant zu dieser Frage hinzufügt, mit dem Knigge "JPA A-11 Kassenbericht" in der DMS gespeichert wird.
Bei den Fragen darunter ist es ähnlich. Die Guthaben würden mit dem Knigge "JPA J-11 Kreditinstitute Guthaben KWP" und die Verbindlichkeiten (dritte Frage) mit "JPA J-12 Kreditinstitute Verbindlichkeiten KWP" in der DMS gespeichert.
3. Während der Erfassung der konkreten Frage im MaDi:
Die nach obigen Vorgehen hinterlegen Knigge könnt Ihr aber bei einer konkreten Frage immer noch abändern und wenn Ihr z. B. konkret nach einem Darlehensvertrag fragt, den für den Vertrag sinnvollen Knigge hinterlegen.
Noch einen Tipp. Im WP-Bereich ist es nach unseren berufsrechtlichen Vorgaben erforderlich, dass der WP die Arbeitspapiere der Mitarbeiter "sichtet". Wir haben daher manche Knigge doppelt. Oben könnt Ihr erkennen, dass es doppelte Knigge mit dem Zusatz "KWP" gibt. Wenn ein Mitarbeiter diese Knigge verwendet, wird der verantwortliche WP (bei uns in den Stammdaten des Mandanten bei den Zuständigkeiten als "Kanzleileitung" hinterlegt) vollautomatisch bei den Dokumenten in der DMS zu Kenntnis gesetzt. Das wird dann in der Revisionshistorie auch noch dokumentiert, so das der Prüfer des Peer-Review die Durchsicht des verantwortlichen WP´s auch prüfen kann.