Lückenauszugspositionen mit dem Eintrag "Sammler fehlende Umsätze" ! warum ? wie vermeiden ?

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Hallo Bank-Buchungs-Profis,

mir und meinen Kollegen begegnen in Kanzlei-REWE immer mal wieder "Lückenauszugspositionen", also Buchungssätze, in denen angeblich fehlende Umsätze aus unterschiedlich langen Zeiträumen zu einer Sammelbuchung zusammengefasst werden, um eine Saldendifferenz und einen Buchungszeitraum aufzufüllen.

Das entsprechende Hilfe-Dokument (https://apps.datev.de/help-center/documents/1007712) kenne ich. Die Behebung des Fehlers habe ich auch schon mehrere Male durchexerziert.

Mich interessiert vor allem die Ursache, also warum sowas passiert und wie man es am besten vermeiden kann.

Die Quelle dieser Kontoumsätze ist übrigens ein Banking-Programm, das in aller Regel sämtliche Einzel-Umsätze abgerufen hat, aber in REWE kommen blöderweise nicht alle automatisch im MT940-Format exportierten Umsätze an. Der nochmalige manuelle MT940-Export des betreffenden Zeitraums liefert dann (ohne neuen Umsatzabruf) alle fehlenden Einzel-Umsätze, um die Buchungsvorschläge bearbeiten zu können.

Aber warum nicht gleich so ?

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@Fassungsloser schrieb:

Mich interessiert vor allem die Ursache, also warum sowas passiert und wie man es am besten vermeiden kann.

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Erzähle ich gerne hier nochmal, damit man's an mindestens zwei Stellen findet: 

Laut Aussage der DATEV liegt es am HBCI Verfahren bzw. an der Bank, die vorgemerkte Umsätze bereits in den aktuellen Saldo einrechnet. Diese vorgemerkten Umsätze werden aber, weil sie noch nicht verbucht sind, nicht an DUO übertragen. DATEV summiert aber alle einzelnen Umsätze auf und vergleicht diese mit altem und neuem Saldo, der dann aber wegen der vorgemerkten Umsätze nicht passt. Dann erstellt DATEV genau diese Umsatz in Summe. Der Sammler sollte sich mit den nächsten Umsatzabrufen 1:1 wieder ausgleichen. Kommt es in der Zwischenzeit zu neuen Sammlern, geht das Spiel von vorne los und man sucht sich in der FiBu teils bekloppt. 

Beheben? Entweder EBICS statt HBCI nutzen, wo diese Problematik nicht auftritt. Dann muss man aber mit SmartVerify Vorlieb nehmen, was in unseren Community Augen eher eine zusätzliche ABM statt mehr Sicherheit gibt. EBICS kostet im Gegensatz zu HBCI ca. 10 EUR im Monat pro Benutzer. Oder, wenn es nur um Umsätze geht (keine Zahlung via DUO), RZ-Bankinfo aktivieren. Kostet auch ca. 10 bis 12,50 EUR pro Konto. Dann hat man's zu 100% automatisiert. 

Und je nach Fall / Mandant lohnt ein Blick ins Ökosystem. Es gibt schon heute 10x bessere Lösungen, die neben dem Fehlen solch eines Problems auch eine bessere OCR und KI bieten, sodass speziell EÜR Mandate deutlich weniger Zeit als mit DATEV brauchen. 

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@Fassungsloser schrieb:

Die Quelle dieser Kontoumsätze ist übrigens ein Banking-Programm

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Ist mir damit noch nie untergekommen. Bin mir nicht sicher, ob wir hier technisch aneinander vorbei reden. MT940 muss in der Quelle der Bank im Rechnungswesen auch so eingestellt werden. 

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Bin mir nicht sicher, ob wir hier technisch aneinander vorbei reden

@metalposaunist ,

ja, teilweise reden wird haarscharf aneinander vorbei 

• wir verwenden unsere Umsatzabruf-Methode schon seit Jahren, bei vielen Mandaten und noch mehr Konten  und zu einem sehr hohen Prozentsatz auch erfolgreich
• DUO spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle
• die Konto-Umsätze werden nicht von der Datev abgerufen, sondern von einem externen Bankingprogramm
• meiner Meinung nach steckt die Kröte in einem der Schritte "Exportieren im MT940-Format" und/oder "Einlesen/Suchen der passenden Umsätze aus der MT940-Datei"
• beim automatischen Export im MT940-Format und anschließendem Import in REWE gehen manchmal Umsätze "verloren" bzw. werden manchmal nicht importiert
  
  
• beim manuellen Export im MT940-Format und anschließendem Import in REWE gehen keine Umsätze "verloren" 

Leider ist die genaue Lokalisierung des fehlerhaften Prozesses etwa so wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Bei jedem Umsatzabruf vieler Konten werden ja Tausende von Datensätzen in eine Datei geschrieben und die tatsächliche Bearbeitung der Buchungsvorschläge erfolgt ja i.d.R. erst viel später.

Vielleicht sollte man anstatt dem automatischen Export der MT940-Dateien grundsätzlich nach jedem Umsatz-Abruf einen manuellen MT940-Export ausführen, falls diese Aktion nicht zur "Handbremse" wird

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@Fassungsloser schrieb:

beim automatischen Export im MT940-Format und anschließendem Import in REWE gehen manchmal Umsätze "verloren" bzw. werden manchmal nicht importiert

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Und welche Umsätze fehlen? Lässt sich ein Muster erkennen und damit eine Abhilfe? 

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@Fassungsloser schrieb:

falls diese Aktion nicht zur "Handbremse" wird

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Kann wohl niemand sagen, wenn man den Unterschied zwischen automatisch und manuell nicht kennt; noch das eingesetzte Banking Programm. 

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Lässt sich ein Muster erkennen ?

leider bisher noch nicht, außer, dass der fehlende Zeitraum bei mehreren Mandaten gleich ist, ein Zeitraum von 9 Tagen Ende Dezember 2023

Ob die Einzel-Umsätze aus diesem Zeitraum noch bei einigen oder vielen oder allen anderen Mandaten fehlen, muss sich erst noch herausstellen. Den MT940-Dateien sieht man den Inhalt ja nicht an.

Oder ich komme dem zuvor, indem ich einen neuen manuellen MT940-Export ausführe.

Der manuelle MT940-Export ist zwar erstaunlich flott, erfordert aber ein paar Dateioperationen, z.B. alte Dateien löschen etc.

Evtl. kann man diese Aktion so standardisieren, dass sie mit ein paar Klicks ratzfatz ausgeführt werden kann.

Die Gelegenheit ist jetzt gerade günstig, den Workflow anzupassen, um den genannten Fehler zu vermeiden. Ein Austausch der Banking-Software wäre jedenfalls mit viel mehr Aufwand und ungewissem Ergebnis verbunden, weshalb ich jetzt auch nicht über den Namen des Banking-Programms diskutieren möchte.

Das würde nur vom Thema ablenken 

[#6 · Accepted solution]

Ich habe jetzt die Wurzel dieses Übels gefunden und vorläufig "abgehackt".

REWE ist völlig unschuldig an diesem Effekt

Alle Beteiligten sind im Moment wieder glücklich, vor allem die Buchenden und Buchungsvorschlagannehmenden

Aber nach dem Fehler ist vor dem Fehler.

Ich muss mit den Entwicklern der Bankingsoftware darüber diskutieren, warum sich die korrekten  individuellen Einstellungen des MT940-Exports immer mal wieder auf die inkorrekten Standard-Einstellungen zurücksetzen, wahrscheinlich im Zusammenhang mit Programm-Updates.

Die Standardeinstellungen der Software stammen wahrscheinlich noch aus Windows3.1-Zeiten. 

Eine solche Fehlerbehebung müsste eigentlich eine Kleinigkeit sein, aber Entwickler fassen alte Quelltexte wahrscheinlich nur mit spitzen Fingern an und reiten alte Gäule bis sie endgültig zusammenbrechen