Importierten OPOS nachträglich Fälligkeit zuordnen

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Hallo Community!

Wir haben die kompletten Daten einer Buchhaltungssoftware eines Drittanbieters  über die dort angebotene DATEV-Schnittstelle exportiert und in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert, was auch prima geklappt hat. Leider sind die Fälligkeiten bei den OPOS der Debitoren nicht übergeben worden.

Jetzt wollen wir das Mahnwesen ebenfalls über  DATEV Kanzlei-Rechnungswesen erledigen, dazu haben wir die Mahnstufen bereits manuell übertragen. Mangels der Fälligkeit zu den OPOS ist das derzeit aber nicht möglich.

Gibt es (außer dem manuellen Weg) irgendwie eine Möglichkeit die vorhandenen Fälligkeitsdaten den offenen Posten zuzuordnen?

Schon mal Danke für die Hilfe!

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Hallo Herr Leimann,

zur Änderung der Fälligkeiten gibt es mehrere Lösungsansätze. Hierzu müssten Sie aber noch einige Details zu Ihrem Fall ergänzen.

1. Bisherige Fälligkeit (im Vorgängerprogramm)

Wie wurde die Fälligkeit der Rechnungen bisher abgebildet? Haben Sie hauptsächlich mit einer Standardfälligkeit gearbeitet, die für die Mehrzahl der Kunden galt?

2. Datenübernahme

Aus Ihrer Schilderung schließe ich, dass die Rechnungen mit Hilfe des standardisierten DATEV-Formats eingelesen wurden - also als einzelne Buchungssätze.

Erfolgte der Import durch

a) den vollständigen ursprünglichen Buchungssatz (Debitor an Erlöskonto)

b) durch die Verwendung der Vortragskonten (Debitor an Vortragskonto)?

Sind in den Buchungssätzen im Belegfeld 2 Angaben zur Fälligkeit enthalten?

Sind die Buchungsstapel mit den importierten Buchungssätzen für die Rechnungen bereits festgeschrieben?

3. Umfang

Wie groß ist die Anzahl (überschlägig) der offenen Posten mit fehlender/falscher Fälligkeit?

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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Hallo Herr Wielgoß,

danke für Ihre Antwort auf meine Frage. Ich will mal versuchen, alle Ihre Fragen ordentlich zu beantworten:

Anmerkung: Ich bin nicht der Steuerberater/Buchhalter, der genießt schon das Wochenende, ich begleite das auf der technischen Seite.

Zu 1.

Jain! 😉

Natürlich gibt es eine Standard-Zahlungsbedingung, die für vielleicht 40-50% der Kunden gilt. Daneben gibt es eine weitere Zahlungsbedingung, die dann für 30-40% der Kunden gilt und für den Rest gibt es teils sehr individuelle Zahlungsbedingungen.

Zu 2.

Ja, es wurden einzelne Buchungssätze übernommen.

a) Es wurde der vollständige ursprünglichen Buchungssatz (Debitor an Erlöskonto) übernommen.

Sind in den Buchungssätzen im Belegfeld 2 Angaben zur Fälligkeit enthalten?

NEIN

Sind die Buchungsstapel mit den importierten Buchungssätzen für die Rechnungen bereits festgeschrieben?

Ich unterstelle mal, dass das bereits für einige Buchungssätze gilt, weil zunächst ein Geschäftsjahr übernommen und abgeschlossen wurde und nun der Teil des laufenden Jahres folgte.

Zu 3.

Geschätzt, irgendetwas zwischen 400 bis 700 Belegen.

Falls Sie darauf abstellen, dass man hätte eine Standard-Zahlungsbedingung hinterlegen können, haben Sie recht, das ist m. E. auch bereits so erfolgt, was allerdings heißt, dass alle nun importierten Daten die gleiche Zahlungsbedingung haben.

Da den Datensätzen keine KZ bzgl. einer Zahlungsbedingung zugeordnet wurden (das gab die Schnittstelle nicht her), lassen sich die OP nun leider auch nicht mehr unterscheiden.

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Hallo Herr Leimann,

vielen Dank für Ihre Ergänzungen.

Nun, ganz ohne manuellen Eingriff wird die Korrektur nicht möglich sein.

Im Rechnungswesen-Programm gibt es die Möglichkeit, die Fälligkeit einer Rechnung auch im Nachhinein anzupassen, ohne den Buchungssatz ändern zu müssen - dies ist vor allem für Fälle vorgesehen, bei denen die zugehörigen Buchungsstapel bereits festgeschrieben wurden.

Hier führt der Weg über die OPOS-Auswertungen/Ansichten mit den OPOS-Informationen im Kontextmenü. Allerdings muss hierbei jede Rechnung einzeln geändert werden.

Etwas schneller könnte es gehen, wenn die Buchungssätze im DATEV-Format exportiert und die erforderlichen Änderungen direkt in der Exportdatei vorgenommen werden. Die ursprünglichen Buchungssätze müssten vor dem erneuten Import storniert werden. Dieses Vorgehen hat allerdings den großen Nachteil, dass sich die Anzahl der Buchungssätze stark erhöht.

Sofern die Buchungsstapel doch noch nicht festgeschrieben wären, könnte die Änderung, ggf. auch massenhaft, im Buchungssatz selbst erfolgen. Aber auch hier würde aufgrund der unterschiedlichen Fälligkeiten viel manuelle Tätigkeit anfallen.

Der ideale Weg wäre natürlich, den Import aus dem Vorgängersystem erneut, ggf. mit Hilfe eines individuellen Formats, welches auch die Fälligkeit abbildet, durchzuführen.

Ich gehe davon aus, dass die Fälligkeiten bei Ihnen zukünftig korrekt im Rechnungswesen-Programm abgebildet werden. Käme es für Sie in Frage, dass Sie für die "Altfälle" in einem Übergangszeitraum auf eine taggenaue Fälligkeit verzichten? In diesem Fall würde anhand großzügiger Mahnfristen eine zu kurze Fälligkeit abgefedert werden. Eine etwaige Zinsberechnung führt dann allerdings zu inkorrekten Ergebnissen und auch im Mahnformular müsste man bei der Fälligkeit mit einer gewissen Ungenauigkeit leben.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

Nachtrag: Ich habe mal die Zeit gestoppt, die manuelle Anpassung in den OPOS-Informationen dauert pro Rechnung (sofern die "richtigen" Fälligkeiten schnell anhand von Unterlagen etc. ermittelt werden können) wenige Sekunden. Ich schätze ( ! ), dass auf diese Weise zwischen 180 und 200 Fälligkeiten pro Stunde korrigiert werden könnten...

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Hallo Herr Wielgoß,

das ist natürlich alles wenig zufriedenstellend. Gibt es ggf. eine Schriptinglösung, mittels deren Hilfe man die Fälligkeiten ensprechend nachtragen kann?

Unser StB hat mir erklärt, man käme mit "Strg" + "F8" in eine Ansicht, in der man dann das Belegfeld 2 ergänzen könne. Ich arbeite mittlerweile sehr viel unter Linux meine Windows-Kompetenz hat in den vergangenen Jahren etwas gelitten. Allerdings muss es doch einen Ansatz geben, etwas derartiges (sofern es von der Anwendung direkt nicht unterstützt wird) durch ein Tastaturmakro erledigen zu lassen. Ich weiß aktuell noch nicht, wie die Datenmodelle der DATEV-Anwendungen aussehen. Kann man eine solche Aufgabe ggf. auch durch SQL-Befehle erledigen, die direkt in die Datenbank schreiben? Mir ist schon bewusst, dass ein solcher Ansatz recht nah an die Grenze der GoB kommt, allerdings ist das lediglich eine Frage ordentlichen Rechtemanagements, denn Felder wie Fälligkeit gehören m. E. nicht zu den GoB.

Ein schönes Wochenende wünscht

Michael Leimann

[#6]

Hallo Herr Leimann,

die Änderung der Fälligkeiten, auch bei Buchungen in bereits festgeschriebenen Buchungsstapeln, ist in den OPOS-Auswertungen bzw. OPOS-Ansichten im Kontextmenü mit den OPOS-Informationen möglich.

Eine Scriptlösung oder dergleichen gibt es m. E. nicht. Ein schreibender Zugriff außerhalb der DATEV-Programm in die Rechnungswesen-Datenbank ist nicht vorgesehen.

Im Zweifel sollten Sie sich ggf. beim Programmservice erkundigen.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#7]

Guten Morgen Herr Wielgoß,

Danke für Ihre Hinweise, ist mehr so eine Zwei-Mann-Kommunikation. 😉

Scripting muss eigentlich immer möglich sein. Dazu verwendet man eine Lösung, wie

Microsoft-Maus- und Tastatur-Center | Microsoft Hardware

oder ein freies Tool, wie

AutoIt Scripting Language - AutoIt

Im Prinzip schreibt man zunächst die Tastaturkommandos, die man absetzen will nieder und lässt diese dann von einer Software so abspielen, dass die Anwendung (in diesem Falle DATEV Kanzlei-Rechnungswesen) davon ausgeht, die Eingabe würde direkt über die Tastatur erfolgen.

Wenn keiner eine bessere Idee hat, werde ich mich mal in diese Richtung weiter umsehen.

Viele Grüße

Michael Leimann