Gescannte Rechnungen an festgeschriebene Buchungen anhängen

[#1]

Guten Morgen,

mit der neuen Version von Rechnungswesen pro ist es ja nun so, dass importierte Buchungen (zB. aus dem Rechnungseingangsbuch

oder Rechnungsausgangsbuch) mit der Einspielung sofort festgeschrieben werden.

Besteht irgendwie die Möglichkeit, an diese Buchungen noch die gescannten Belege zu hängen?

Vielen lieben Dank für die Hilfe!

Viele Grüsse,

Natalia Czarnecki

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Meines Wissens nach, geht das nur mit einer Generalumkehr des Buchungssatzes.

Ich lasse mich aber gerne eines besseren belehren...

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Hallo Datev,

können Sie bitte abklären, ob es wirklich notwendig ist zu dokumentieren, wann eine Rechnung an den Buchungssatz angehängt worden ist oder ob es nicht auch ohne Generalumkehr möglich sein kann einen Beleg einem Buchungssatz zuzuordnen - oder auch wieder zu entfernen. Bei einem Papierordner wird ja schließlich auch nicht festgehalten, wann ich einen Beleg abgelegt und wieder herausgenommen habe.

Vielen Dank und schöne Grüße

Willi Müller

[#4]

IMO muss die DoKu zwingend sein, weil ja ansonsten eine Rechnung einfach ausgetauscht werden könnte. Die Entstehung und Abwicklung einer Buchung muss also immer nachvollziehbar sein.

Die zwangsweise Festschreibung kann man ja mittels der NuKo dauerhaft ausschalten. Das ist der einzige Weg, der einem übrigbleibt.

Ich möchte aber auch noch einmal an dieser Stelle anmerken, dass ein Buchungsnotiz auch nachträglich möglich sein muss. Das nachträgliche hinzufügen einer zusätzlichen Info ist IMO kein Verstoß gegen die GoB, da der ursprüngliche Buchungssatz nicht mehr geändert wird. Vielmehr wird neben den Buchungssätzen eine Notizfunktion mitgeführt, die lediglich auf den Buchungssatz verweist. Anhand dieser Notizfunktion könnten man auf die schnelle z. B. auch ein Meckerzettel schreiben.

Also DATEV: Ihr seid gefordert!

Gruß A. Martens

P.S.

Das Jahresupdate hat ja schon viele sinnvolle Änderungen erfahren. Vielen Dank dafür.​

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IMO muss die DoKu zwingend sein, weil ja ansonsten eine Rechnung einfach ausgetauscht werden könnte. Die Entstehung und Abwicklung einer Buchung muss also immer nachvollziehbar sein.

Die zwangsweise Festschreibung kann man ja mittels der NuKo dauerhaft ausschalten. Das ist der einzige Weg, der einem übrigbleibt.

Das sollte gerade mal nicht mit einer "Meinung" diskutiert werden, sondern GoB oder gesetzmäßig begründet werden. Die Verknüpfung eines Buchungssatzes mit einem Beleg - oder das was Sie gerne hätten - mit einer Notiz ist m.E. (finde ich übrigens besser als IMO) ein Service für den Anwender und keine GoB würdige Aktion.

Vielleicht gibt es ja jemanden, der eine Vorschrift für die Festschreibung des Beleges nennen kann - auf die Festschreibung ganz zu verzichten ist allerdings überhaupt keine Lösung!

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Hallo Hr. Müller,

Das sollte gerade mal nicht mit einer "Meinung" diskutiert werden, sondern GoB oder gesetzmäßig begründet werden. Die Verknüpfung eines Buchungssatzes mit einem Beleg

das sind aus meiner Sicht zwei verschiedende Dinge.

Einmal handelt es sich um einen Beleg, der zu Doku zwecken hinterlegt werden soll. Dieser muss zwingend mit journalisiert sein. Sonst könnte man ohne Probleme einfach einen Beleg austauschen. Keiner könnte mehr prüfen, was der Ursprungsbeleg war. Bei einer Stornierung bleibt der erste Beleg ja erhalten und wird erst durch die zweite Buchung ausgetauscht. Damit ist die Historie gewahrt.

oder das was Sie gerne hätten - mit einer Notiz ist m.E. (finde ich

übrigens besser als IMO) ein Service für den Anwender und keine GoB

würdige Aktion.

Bei einer Notiz zu einem Buchungssatz (vs. in einem Buchungssatz) bleibt der originelle Buchungssatz vollständig erhalten, da nur auf den Buchungssatz verwiesen wird (Vorlauf-Nr. u. BS-Nr.). Es wird also nur in einer anderen Tabelle eine weitere Info hinterlegt, um z. B. noch eine zusätzliche Erläuterung beim Abschluss vorzunehmen. Diese zusätzliche Info ist in Ihrem Charakter nur temporär, kann aber auch dauerhaft sein*. Wird diese Notiz noch mit einem Flag versehen (wie z. B. in Outlook), kann auch ganz schnell nach diesem Flag gesucht bzw. gefiltert werden. Damit wären Fragezettel ohne weiteres möglich. Nach Erledigung der Rückfrage, kann man die Notiz/Flag einfach löschen. So macht es z. B. ein anderes FiBu-Programm.

Gruß A. Martens

P.S.

Wikipedia: Eine Notiz dient zum Beispiel der Erinnerung an zu erledigende Aufgaben oder Termine, oder hilft, umfangreiche Informationen in kurzer Form festzuhalten (Kurznotiz).

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Wie sind jahrzehntelang ohne verknüpfte Belege ausgekommen. Jetzt möchte OP zu einem kompletten und festgeschriebenen Buchungssatz lediglich einen Beleg anheften.

Damit würde der unveränderbar importierte Buchungssatz nicht tangiert sondern lediglich um das Belegbild erweitert.

Auch ich stelle mir die Frage, welche Vorschrift mir verbieten sollte, an einen erläuterungsbedürftigen Buchugssatz nachträglich einen Hinweis, oder gar einen Scan eines Beleges, welcher selbstverständlich im Original irgendwo in den Papierordnern abgelegt ist, anzuheften. ein Stornieren und neu Einbuchen kommt gerade bei Anlag- Buchungen überhaupt nicht in Frage.

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Wenn ersichtlich ist, ob der Beleg vor oder nach der Festschreibung erfolgt ist, sollte es keine Probleme geben.

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Hallo Hr. Kolberg,

da gehe ich mit Ihnen d'accord! Aber dann müsste der Beleg nicht in dem Buchungssatz sondern im Anlag hinterlegt werden. Hier ist es für mein Verständnis problemlos möglich Belege nachträglich hinzuzufügen bzw. zu löschen.

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Anlag war ein Beispiel. Es könnte auch ein Steuerbescheid sein, der nachträglich der längst festgeschriebenen Buchung angeheftet werden soll, oder Spendenquittungen, Zinsbescheinigungen; also all die Dinge, die man für die Steuererklärung benötigt und die der Mandant oftmals erst auf Nachfragen liefert.

Man stelle sich vor, bei der kleinen Buchhaltung würde jeder Spende der Beleg angeheftet sein.... Ein unrealistischer Traum...  Heute gammeln die Belege in der Ablage und zur Steuererklärung darf manuell zugeordnet werden, wo das doch bereits halbwegs zeitnah durch die FiBu erledigt werden könnte.

[#11]

Eine Notiz dient zum Beispiel der Erinnerung an zu erledigende Aufgaben oder Termine, oder hilft, umfangreiche Informationen in kurzer Form festzuhalten.

... und der Beleg ist für mich auch eine Notiz .. schließlich habe ich die Originalbelege noch im Ordner. Also,warum soll Herr Kolberg seinen Spendenbeleg, Sie Ihren Anlagbeleg und ich meine Eingangsrechnung nicht nach Belieben an den Buchungssatz als Notiz an- und abheften?

Schöne Grüße

Willi Müller

Auf eine gesetzliche Grundlage für die gegenteilige Auffassung bin ich gespannt.

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Ich bin ja auf Ihrer Seite (und natürlich auch auf die von Herrn Kolberg )!

Aber dann wäre es eben notwendig, dass die Belege zu einem Buchungssatz angeheftet werden, genauso wie die Notizen. Damit hätte ich nun überhaupt kein Problem. Wäre für mich auch eine Selbstverständlichkeit. Warum alles in einem Buchungssatz erledigt wird, ist mir unverständlich. Da dies aber nun einmal so ist, ist das Procedere seitens der DATEV aus meiner Sicht konform, aber unschön.

Gruß A. Martens

[#13]

Hallo in die Runde,

es es ist richtig, dass kein Beleg nachträglich an einen Buchungssatz gehängt werden kann, wenn vorher noch kein Beleg verknüpft war. Es ist aber möglich, den angehängten Beleg auch nach Festschriebung zu ergänzen. Wenn es also eine Buchung gibt, bei der man den späteren Belegzugang erwartet, kann dieser mit einem Dummy verknüpft werden. Später kann dann der "richtige" Beleg dahinter geheftet werden. Das muss über UO gemacht werden. Den Dummy Beleg ( leere Seite) aufrufen und dann den benötigten Beleg anhängen.

Der Dummy wird dann zwar immer noch angezeigt, aber der Beleg ist gleich dahinter. Dies ist zumindest eine Notlösung.

Viele Grüße aus Langenhagen

[#14]

Hallo Herr Kleczka,

auch wenn die Datev sich bisher dazu nicht geäußert hat (48 Stunden sind auch noch nicht vorbei): an den GoB kann es also nicht liegen, dass keine Belege nachträglich verknüpft werden können - oder es liegt bei Ihrem workaround ein Programmfehler vor (das verrate ich aber nicht weiter 🙂

Schöne Grüße

Willi Müller

[#15]

Wenn man Seiten hinzufügen kann, warum soll man dann nicht auch Seiten löschen können. Vorausgesetzt man hat natürlich ein Programm dafür z. B. f. PDF den xChange-Viewer.

Wenn das aber so geht und es so gewollt ist, dann stellt sich allerdings die Frage, warum man dann nicht auch nachträglich Belege hinzufügen kann. Es kann doch nicht im Sinne des Erfinders sein, zu jeder Buchung eine leere Seite hinzuzufügen, nur damit ich "nachträglich" noch den Buchungssatz vervollständigen kann.

Ist schon alles merkwürdig.

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Hallo Frau Czarnecki,

an eine bereits festgeschriebene Buchung kann nachträglich kein digitaler Beleg mehr angehängt werden. Dies ist nur bei nicht festgeschriebenen Buchungen möglich.

Um nicht festgeschriebene Buchungsstapel zu erhalten, müssen Stapel beim Import über ein Festschreibekennzeichen mit dem Festschreibe-Status Nein verfügen (Voraussetzung: DATEV-Format ab Version 5.1 oder aktuelles ASCII-Format ab Version 5.1).

Weitere Informationen dazu und zur Möglichkeit, die Festschreibung aufzuheben, finden Sie im Informations-Dokument 1080697.

Darüber hinaus besteht für bereits festgeschriebene Buchungsstapel die Möglichkeit, die Festschreibung des gesamten Stapels oder einzelner Buchungen per Generalumkehr aufzuheben.

Informationen hierzu finden Sie im Informations-Dokument 1070379.

Mit freundlichen Grüßen

Simone Jordan

DATEV eG

Programmservice Rechnungswesen (FIBU)

[#17]

Hallo Leute,

ich habe heute einmal mit Lexware gearbeitet und da konnte ich in bereits journalisierten Buchungen Belege einfügen. Übrigens kann man auch mehrere Belege einfügen, die auch einzeln dargestellt werden. Ferner kann man auch nachträglich die Beschriftung von Belegen ändern. Nur das nachträgliche Löschen ist nicht mehr möglich. Wird also ein Beleg eingefügt, dann bleibt dieser auch drinnen.

Also ich muss meine Einstellung revidieren. Wenn es ein Shareware-Programm kann, warum soll es ein Profi-Programm nicht können. An der GoBd kann es nicht liegen, denn Lexware besitzt schließlich auch ein Testat.

Es gilt also wieder einmal:

Man kann vieles, man muss es nur wollen.

[#18]

...an eine bereits festgeschriebene Buchung kann nachträglich kein digitaler Beleg mehr angehängt werden. Dies ist nur bei nicht festgeschriebenen Buchungen möglich.

Hallo Frau Jordan,

gibt es hierfür GoB Gründe oder ist das eine "Macke" des Datevprogramms?

Schöne Grüße

Willi Müller

[#19]

Meines Erachtens hat es sich die DATEV im Punkt "Unveränderbarkeit i. S. der GoBD/AO" technisch zu einfach gemacht:

Ein Buchungssatz (mit all seinen ergänzenden Informationen wie z. B. Belegbild, KOST-Informationen, Notiz, Fälligkeit etc.) ist entweder nicht festgeschrieben oder festgeschrieben. Sollen nach dem Festschreiben Buchungssatzinformationen geändert werden, ist es bis dato nicht relevant, ob die zu korrigierende Information seitens der GoBD/AO als unveränderbar festzuhalten sind, sondern nur, dass es schlicht technisch derzeit nicht anders geht, als den gesamten Buchungssatz zu stornieren und neu zu erfassen (wobei hierbei meines Erachtens auch eine Verknüpfung des alten zu dem geänderten Buchungssatz  im Sinne der Nachprüfbarkeit fehlt).

Anders würde es aussehen, hätte die DATEV eine revisionssichere Buchungserfassung erschaffen. So könnte z. B. jeder Buchungssatz einen Status ("erfasst", bei UStVA "gebucht", ggf. "storniert") erhalten. Mit dem Status "gebucht" beginnt die Historisierung des Buchungssatzes und zu jedem Zeitpunkt ist eindeutig nachvollziehbar, wann und was geändert wurde. Ein solches System vorausgesetzt könnte dann auch ggf. über Filter geredet werden, damit bestimmte Buchungssatzänderungen (z. B. Änderungen der KOST-Felder, des Belegbildes) nicht an das FA exportiert werden.

Gruß, M. Fehlau

[#20]

Hallo Herr Müller,

zu diesem Sachverhalt existieren die oben genannten Möglichkeiten. Darüber hinaus gibt es keine weiteren Funktionen, die den dargestellten Sachverhalt unterstützen.

Vielen Dank für Ihre Anregungen. Gerne nehmen wir diese auf und leiten sie an die zuständige Abteilung weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Simone Jordan

DATEV eG

Programmservice Rechnungswesen (FIBU)

[#21]

Moin, moin,

diese Frage haben wir gerade diese Tage auch hier im Büro besprochen. Wir erwarten diverse Fremdbuchführungen für den Abschluß in der nächsten Woche. Die Übernahme wird dann ja gleich festgeschrieben, das finde ich ok., erforderliche Änderungen möchte ich hier auch dokumentiert haben (allein schon aus Abrechnungsgründen) und das geht mit Generalumkehr in der Regel gut. Ich hoffe nur, es gibt keine Buchungen, die Datev gar nicht einlesen kann, dies war früher mehrfach der Fall.

Aber warum ich zu einem Buchungssatz, egal ob importiert oder selbst geschaffen, nachträglich keine weiteren Informationen hinzufügen kann, das ist für mich nicht verständlich. Nicht löschen ist ok. Aber Erläuterungen ergänzen, allein um das Rad nicht zweimal zu erfinden. Wenn jemand bei der Kontrolle Belege nachschlagen muß, dann sollte er diese auch anhängen können, genau wie zusätzliche Infos. Einmal Suchen sollte reichen, beim nächsten Anschauen ist die Buchung aus dem Programm dann verständlich. Generalumkehr ist hierfür nur ein schlechtes Hilfsmittel, bei Ausblenden der stornierten Buchungen ist nicht mehr auf Anhieb zu erkennen, in welchem Buchungslauf ursprünglich gebucht wurde. Das Ausblenden der Stornobuchungen macht aber für die Übersichtlichkeit mancher Konten Sinn, dies war mal eine gute "neue"  Möglichkeit in Rewe.

Langer Rede kurzer Sinn: Auch ich möchte die Ergänzungsmöglichkeiten im Buchungssatz ohne Generalumkehr!

Datev sollte vermeiden, daß mangels Handhabbarkeit doch mal wieder nach anderen Anbietern geschaut wird ;-). Wir Nutzer sind ja so bequem.

Grüße aus dem sonnigen und relativ windstillen Norden

Wolfgang Funck

[#22]

Es gehört zur GoBD, dass ein Beleg zeitnah verbucht werden muss, wenn ich alles digital darstellen will dann muss ich natürlich die Chance haben zeitnah den Beleg an Buchungen anzuhängen die Festgeschrieben ins System kommen.

Hierfür gibt es doch möglich Ansätze:

a) Ich kann Jederzeit den Beleg ergänzen und im Hintergrund wird gespeichert wann dieser Beleg ergänzt wurde. Ich mache die Belegergänzung Revisionssicher!

b) Nicht sofort festgeschriebene Vorläufe bekommen ein Countdown, nach zwei Tagen werden diese automatische festgeschrieben.

c) Eingespielte Vorläufe werden teilweise festgeschrieben, d.h. bzgl. Belegergänzung bleiben Sie bis zur Übermittlung der USt-VA änderbar.

Ich denke die GoBD, so eng und streng sie auch sind, bieten hier genug Spielraum.

Beste Grüße

[#23]

Hallo Hr. Schmulz,

ich muss meinem Vorredner Herrn Funck durchaus recht geben. DATEV ist hier einfach viel zu behäbig und zwingt Anwender dazu, ständig Stornobuchungen durchzuführen, weil die DATEV es nie geschafft hat, sich von der DOS-Welt zu lösen.

Als Beispiel möchte ich nur einmal die OP-Zuordnung nennen.

Es gibt nichts schwachnsinnigeres als eine Buchung zu stornieren, nur um eine Zahlung einem anderen Offenen-Posten zuzuordnen. Es recht nicht, mit dem Wissen, dass die DATEV sehr wohl eine interne OP-Nummer, neben der der BelegNr1, führt.

Diese Fähigkeit, mal eben so einen Posten einer anderen Position zuzuordnen beherrscht die Simba seit Anbeginn der Zeit. Nur bei DATEV muss ich ständig Stornos produzieren  (auf die ständigen Stornobuchungen bei EB-Werten will ich hier mal gar nicht eingehen).

Genauso ist es mit Zusatzinfos (Notizfunktion) zu einem Buchungssatz.

Möchte ich im Rahmen eines Jahresabschlusses einen bestimmten Posten mit einer Zusatzinfo (Notiz) versehen, damit ich bzw. andere informiert werden, muss der Buchungssatz  wieder storniert werden. Warum? Es würde völlig aussreichen, wenn DATEV hier einfach eine Nebentabelle mit Verweis auf den Buchungssatz vornimmt. Der gebuchte Datensatz wird ja nicht geändert, sondern erhält einfach eine Zusatzinfo.

Und warum kann Lexware es, das zu einem Buchungssatz nachträglich Belegbilder hinzugefügt werden können? Lexware hat genauso ein Testat für die GoBD, wie die DATEV. Also kann es kein Verstoß sein, sonste dürfte Lexware es ja auch nicht.

Und sollte DATEV dennoch Probleme hier haben, warum wird der Beleg dann nicht ebenfalls in einer Nebentabelle geführt? Warum muss der Beleg/Zusatzinfo immer in den Buchungssatz eingefügt werden.

Die Nebentabelle hätte sogar den Charme, dass ich mehrere Belegbilder zu einem Buchungssatz hinzufügen kann.

Es geht alles, man muss es nur wollen. Nur die DATEV will einfach nicht und speist uns immer wieder mit nichtsagenden Floskeln ab.

Vielen Dank für Ihre Anregungen. Gerne nehmen wir diese auf und leiten sie an die zuständige Abteilung weiter.

Gruß A. Martens

[#24]

Hallo !

Die Lösung einen "Platzhalter" einzuscannen kenne ich auch.

Aber spätestens bei Unternehmen Online geht das dann nicht mehr, da kann ich nämlich bei einer festgeschriebenen Buchung an den Beleg in UO keinen weiteren Beleg mehr anheften.

Aktuell bleibt also nur Generalumkehr und neu buchen.

Nicht schick, aber auf der anderen Seite sieht man ja auch dass außer einen Beleg anzuheften, nichts verändert wurde. Somit zwar umständlich aber nicht schlimm, dass die nachträgliche Änderung dokumentiert ist.

LG

[#25]

Nur dass ich dadurch unsinnige dutzende von Stornos produziere.

Aber das macht ja nichts, das merkt ja keiner!

[#26]

Klar ist das nicht schön.

Aber immerhin kann man die Stornos inzwischen ausblenden...

Zumindest das nachträgliche Anhängen eines Beleges sollte möglich sein.

Es kann ja ruhig dokumentiert werden, wann das erfolgt ist...

[#27]

Klar ist das nicht schön.

Aber immerhin kann man die Stornos inzwischen ausblenden...

Zumindest das nachträgliche Anhängen eines Beleges sollte möglich sein.

Es kann ja ruhig dokumentiert werden, wann das erfolgt ist...

1. Wird die Einstellung Ausblenden Stornos nicht gespeichert. Jedesmal muss diese Option ausgewählt werden. Ich habe was besseres zu tun.
2. Wirkt diese Einstellung nicht beim Drucken von Konten über das Auswertungsmodul.
3. Ist es sinnfrei, ständig Stornos zu produzieren, nur um einen Beleg hinzuzufügen
4. Es ist Fehleranfällig; Verwechslung S/H
5. Wird derzeit die stornierte Buchung nicht als Buchungsvorschlag generiert, so dass ich alles komplett neu erfassen muss. Was ich übrigens bis heute nicht begriffen habe. Das haben andere Softwareanbieter seit jahrzehnten im Programm implementiert. Es wird einfach der alte Buchungssatz als Vorschlag erstellt und ich kann diese Änderung einfach mit ESC abbrechen. Damit hätte ich dann eine echte Stornierung.
6. Es behindert mich im Workflow, weil ich ständig immer in die Buchungserfassung wechseln muss.
7. Es mich einfach stört, ....

Gruß A. Martens

[#28]

Dem schließe ich mich an!

Zu 4. ein kleiner Behelf: normal [F8], dann [Ende] > [+] (Ist mir früher nämlich auch ab und an passiert, seitdem ich mir Ende-Plus angewöhnt habe, nicht mehr.) Bzw. wenn Sie einen Beleg anheften, springt der Cursor dabei ja schon ins Gegenkonto-Feld und übernimmt dabei S/H aus der F8-kopierten Buchung.

[#29]

Zwischen Ende und + sind liegen ja Welten Bei mir isses Tab (linker Ringfinger) und + (rechter kleiner Finger) .. geht auch sehr gut und ohne Probleme mit dem S/H-Kennzeichen.

Grüße M. Fehlau

[#30]

Stimmt, dieser Weg wird ein weiter sein Alternativ geht natürlich auch [*] > [+]. Einen kürzeren Weg dürfte es nicht mehr geben.

Schönes Wochenende.