Gemeinsames Arbeiten an einem Datenbestand möglich?

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Hallo zusammen,

ich habe eine Frage. Möglicherweise kommt sie dem ein oder anderen dumm oder naiv vor, möglicherweise bin ich IT-technisch auch nicht auf dem neuesten Stand der Dinge. Jedenfalls hoffe ich, dass ich Antworten erhalte, da mir in diesem Forum schon oft sehr gut geholfen wurde.

Ich erstelle Abschlüsse als angestellter Mitarbeiter in einer Steuerberaterkanzlei. Oftmals kommt es ja vor, dass Unternehmen eigene Buchhalter haben, die die laufende Buchhaltung erstellen, und im Steuerbüro wird dann auf Grundlage dieses Buchhaltungsdatenbestandes der Abschluss erstellt. Dann wird also der Buchhaltungsdatenbestand vom Buchhalter an den Abschlussmitarbeiter geschickt, der Datenbestand wird in das DATEV-System eingespielt und dort werden die Abschlussbuchungen und der Abschluss erstellt.

Damit die Buchhaltungsdatenbestände von Buchhalter und Steuerbüro übereinstimmen, müssen die Datenbestände zwischen Buchhalter und Steuerbüro hin- und hergeschickt werden, so dass jeder für das nächste Geschäftsjahr wieder auf dem aktuellen Buchhaltungsstand ist. Oder man macht es so, dass nicht die Datenbestände hin- und hergeschickt werden, sondern übereinstimmende Buchungssätze in beide Datenbestände eingegeben werden.

Nun meine Frage: Diese Vorgehensweisen sind ziemlich nervig. Gibt es für Buchhalter und Steuerbüro nicht eventuell die Möglichkeit, auf einen Datenbestand zuzugreifen und an einem Datenbestand gemeinsam zu arbeiten?

Ich freue mich auf Antworten.

[#2 · Accepted solution]

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Vielen Dank für Ihre Antwort.

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Ich würde die Frage gerne erweitern.

Die Buchführungs-/Erfassungsdaten existieren im Fall der Schnittstellenübergabe Fremdsoftware zu DATEV ja doppelt. Einmal werden Daten in der Fremdsoftware das ganze Jahr über erfasst (Daten 1), und dann für den JA diese Daten erneut im DATEV-System generiert (Daten 2). Es handelt sich nicht um Datensicherungen und somit um den selben Datenbestand, sondern vollkommen "neue" Daten (auch zeitlich) in DATEV die per Schnittstelle generiert wurden.

Bei der abschließenden Rückgabe der Bestände an die Fremdsoftware, werden die Original-Daten dann erneut von den DATEV-Daten überschrieben (Daten 3). Gleichzeitig gibt es dann noch den Datenbestand DATEV (Daten 2).

Muss man sich hier nicht die Frage stellen ob es rechtlich problematisch ist hier die Original-Daten (1) zu überschreiben mit neuen Daten (2) und gleichzeitig ein weiterer Datenbestand (3) existiert?. Wenn dies so gemacht würde, wären einer Manipulationen Tor und Tür geöffnet. Selbst wenn nur die Abschlussbuchungen in die Fremdsoftware rückübergeben werden, gibt es an zwei Stellen eine Mischung aus Originaldaten und nachträglich neu generierte Daten. Auch nicht wirklich elegant.

Abhilfe dürfte m.E. nur schaffen, dass unter DATEV nur ein Summenvortrag gebucht wird, die JA-Buchungen erfolgen und dann im Fremdsystem auch wieder nur der Summenvortrag geschieht. Nur so kann die (auch zeitliche) Originalbuchung ohne Manipulationsverdacht erhalten werden. Die Daten beider Programme unterliegen dann allerdings der Aufbewahrung.

Ist aber nur mal so ein schneller Gedanke.

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halloo, es gibt auch die Möglichkeit, den Bestand komplett zu senden.

Also Buchhalter macht die FIBU, der Berater holt sich den Bestand schickt den Vorlauf ins RZ, der Buchhalter holt sich dann den Bestand aus dem RZ.

Vorteil: alle Buchungen des Buchhalter sind festgeschrieben und bleiben im Orignal