Buchungsvorschläge/nicht zuordenbare Kundenzahlungen am Ende des Monats

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Hallo Zusammen,

ich zerbreche mir seit einiger Zeit den Kopf wie ich verhindern kann, Kundenzahlungen am Endes des Monats manuell auf das Debitorenkonto verbuchen zu müssen, da diese noch nicht zugeordnet werden konnten (Zahlung erfolgt vor Rechnungsstellung). Die Ausbuchung dieser Debitoren (es gibt nur ein einziges Debitorenkonto für die Inlandskunden) erfolgt somit erst zu Beginn des Folgemonats, wenn ich die Rechnungsausgangsliste aus dem Warenwirtschaftssystem des Mandanten einspiele.

Gibt es hier irgendeine elegante Lösung, auf die ich noch nicht gekommen bin? Ich muss ja leider auch irgendwie die Rechnungsnummer aus dem Bankbuchungstext in das Belegfeld 1 bekommen, da sonst die OPOS im Folgemonat ja nicht sauber ausgebucht werden. Oder kann der Mandant ggf. etwas ändern in seinem WaWi?

Ein Beispielbild, wie das nach Einspielen der Bankdaten am Ende des Monats aussieht habe ich mit angehängt.

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Hallo sternenreiterin,

es gibt folgende Einstellungen, die bei Ihrem Problem helfen könnten:

Zum einen können Sie im Rechnungswesen-Programm einrichten, dass für die Zahlungen/Bankbuchungen ein Standardkonto vorgeschlagen wird, z.B. ihr Debitorenkonto. Dieses können Sie in den “Einstellungen Bank-Buchungsvorschläge erzeugen” in den Grundeinstellungen in der Kategorie “Standardkonten” hinterlegen. Hier unter “Einnahmen”, “BU Gegenkonto” das benötigte Konto auswählen. Beim nächsten Erzeugen der Buchungsvorschläge wird das hier hinterlegte Konto vorgeschlagen, wenn das Programm über die Lerndatei oder die OPOS-Suche kein Gegenkonto gefunden hat.

Zudem besteht die Möglichkeit, die Rechnungsnummer aus dem Verwendungszweck des elektronischen Bankkontoumsatzes in das Belegfeld 1 des Buchungsvorschlages übernehmen zu lassen. Voraussetzung dafür ist, dass im Verwendungszweck unmittelbar vor der eigentlichen Rechnungsnummer ein Kürzel steht, damit das Programm diese Nummer auch als Rechnungsnummer erkennen kann, z.B. “Rechnung 1234”, oder “Rg. 1234”. Dazu gehen Sie wiederum in die “Einstellungen Bank-Buchungsvorschläge erzeugen” in die Grundeinstellungen, dieses Mal in die Kategorie “Suche” und setzen den Haken bei “Rechnungsnummer auch ohne offenen Posten vorschlagen”. Falls dieser inaktiv ist, aktivieren sie den darüber liegenden Haken bei “OPOS-Suche durchführen”.

Wenn die beiden Einstellungen oben vorgenommen wurden und die Voraussetzung für das Rechnungsnummer-Kürzel vorliegen, erhalten Sie beim nächsten Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge Buchungen auf Ihr gewünschtes Debitorenkonto mit der jeweiligen Rechnungsnummer im Belegfeld 1. Wenn anschließend im Folge-Monat die Rechnungsbuchungen auf das gleiche Gegenkonto gebucht werden und die Rechnungsnummern der Zahlungsbuchungen, mit denen der Rechnungsbuchungen übereinstimmen, dann sollten auch die offenen Posten über das Belegfeld 1 ausgeglichen sein. 

Mit freundlichen Grüßen  

 
Sven Fröhlich  
Business Analyst Finanzbuchführung  
DATEV eG  

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Hallo Herr Fröhlich,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Die Funktion “Rechnungsnummer auch ohne offenen Posten vorschlagen” hatte ich bereits gefunden, nur leider treffen die Voraussetzungen dafür bei meinem Mandanten nicht zu, im Verwendungszweck steht überwiegend "Auftrags-ID" oder Order ID oder ähnliches und dann die Nummer. Könnte man die Voraussetzung zur Erkennung in den "Eingeweiden" von Datev hier bei uns ggf. ändern (lassen)?

Auf den Gedanken, bei den Grundeinstellungen das Debitorenkonto als Standardkonto einzugeben bin ich schon gekommen, nur dachte ich, dass er dann alle Einnahmen darauf bucht, aber wenn bei der Buchungserzeugung erst die Lerndatei und OPOS-Konten geprüft werden, sollte das ja funktionieren. Ich hätte die ganzen Zahlungen nur leider dann als Konglomerat in einer Summe auf dem OPOS-Konto, ggf. könnte aber das Ausziffern im Folgemonat Abhilfe schaffen, falls die Voraussetzungen zur Rechnungserkennung individuell nicht geändert werden können.

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Hallo sternenreiterin,  

das müssten wir uns im Detail ansehen und prüfen, ob bzw. welche Möglichkeiten es noch geben könnte. Sie können uns dazu einen Servicekontakt mit Bezug auf die Kontakt-ID 56517299 senden. 

Mit freundlichen Grüßen   

  
Sven Fröhlich   
Business Analyst Finanzbuchführung   
DATEV eG