Abrechnungsstand Auftragsbestätigung ersehen

[#1]

Hallo Community,

seit Herbst 2020 setzen wir Auftragswesen Mittelstand (nicht Online) ein und erstellen Auftragsbestätigungen, Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und alles was dazu gehört.

Nach einem Jahr und etwa noch 140 noch nicht vollständig abgerechneten Auftragsbestätigungen suche ich mir oft einen Wolf, um herauszufinden, wieviel von einer AB noch abzurechnen bzw. offen ist.

Über den Vorgangsfortschritt kann man leider nur bis Rechnung ersehen, müsste allerdings dann jedes Projekt / Kunden durchsehen, ob Rechnungen mit der AB summengleich sind. Der Taschenrechner liegt auch immer nebendran.

Über die Belegübersicht wirds mit Einstellung "alle Belege" und Filterung nach Kunde/Projekt auch nicht wirklich übersichtlicher, auch hier muss der Taschenrechner glühen.

Geht das irgendwie einfacher?

Lieben Dank für eine Antwort!

[#2]

Hallo @e_pfeiffer,

Sie möchten die Restmenge der Auftragsbestätigung in der Belegübersicht Verkauf sehen.

Über Schnellinfos | Details | Belegpositionen sieht man die noch ausstehende Mengen auf Positionsebene.
Der Haken "vollständig weitergeführt" wird gesetzt, wenn alle Positionen geliefert wurden (Bearbeitungsstatus des Belegs ist dann erledigt).

Wenn der Filter/Bearbeitungsstatus auf "Nur offene Belege steht" werden alle Auftragsbestätigungen angezeigt, bei denen noch geliefert werden muss.

Weitere Informationen dazu finden Sie im Infodokument:  Auftragswesen: Restmengen in Folgebelegen bearbeiten 

[#3]

Hallo Frau Celik,

ihren Vorschlag habe ich mir angesehen. Wir setzen das Zusatzmodul "Verkauf" ein, die Einstellungen aus dem Info-Dokument sind mit unseren Einstellungen identisch.

Leider wird bei Abschlagsrechnungen die Menge nicht fortgeführt, damit hat sich dann vermutlich das Dokument  sowie die Schnellinfo / Belegposition erübrigt.

Evtl. habe ich mich auch bei meinem ersten Post falsch ausgedrückt und ich versuche es mit einem Beispiel: Die Auftragsbestätigung aus dem Januar 2021 lautet über 90 T€, erste Abschlagsrechnung wurde wurde bei Annahme des Angebots erstellt über 25 % des Gesamtvolumens. Weitere Abschlagsrechnung über weitere 25 % wurde halbes Jahr später gestellt. 

Beide Abschlagsrechnungen sind zwischenzeitlich bezahlt und verschwinden als "erledigt" aus der Übersicht, dort steht "nur" noch die Auftragsbestätigung über 90 T € als unerledigt.

Nun kommt die Frage von der Geschäftsleitung: wieviel können wir noch bei diesem Vorgang abrechnen?

Mein bisheriger Weg schaut so aus:

Bei der Filterung: nur offene Belege anzeigen lassen, steht zwar dann diese Auftragsbestätigung als "noch nicht erledigt", aber ob da nun 25% oder 50% oder welcher Satz auch immer noch offen steht (im günstigsten Fall der Rest, der also als Schlussrechnung zählt), ist leider nur durch Änderung der Darstellung auf "alle Belege" anzeigen möglich und dann durch händisches Ausrechnen (AB - 1. Abschlagsrechnung - 2. Abschlagsrechnung = Rest) zu ermitteln. Erst jetzt kann ich weitergeben, wieviel noch abzurechnen ist.

In der Vorgangsübersicht Verkauf ist wiederum völlig egal, ob 1 oder 20 Rechnungen zu einem Vorgang geschrieben werden (sollen), nach der ersten Rechnung (egal ob Abschlag- oder Teilrechnung) ist der Balken im Vorgangsfortschritt bei Vollanschlag, wenn auf "bis Rechnung" gestellt ist. Wenn man genaueres wissen will, muss man jeden Vorgang einzeln Anklicken und wieder händisch ausrechnen, ob noch etwas abzurechnen wäre.

Sehe ich das richtig oder habe ich Tomaten auf den Augen / sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht?

Die Gruppierfunktion, die man aus den Konten aus Rechnungswesen kennt, gibt es leider weder in der Belegübersicht Verkauf noch in der Vorgangsübersicht Verkauf. Ob diese Funktion allerdings weiterhelfen würde, kann ich nicht sagen.

Für weitere Hinweise wäre ich echt dankbar!

Schöne Grüße

Erika Pfeiffer

[#4]

Hallo @e_pfeiffer 

in der Vorgangsübersicht können Sie sich den jeweiligen Vorgang aufklappen und dort zumindest auf einen Blick alle Belege zu dem Vorgang sehen. Sie sehen direkt welche Abschlagsrechnungen mit welchem Betrag bereits gestellt wurden und auch ob diese bezahlt sind. Den Restbetrag müssen Sie hier aber ebenfalls manuell ausrechnen, aber Sie müssen nicht nach den einzelnen Belegen in den erledigten Belegen suchen. Von hier aus können Sie auch direkt eine Schlussrechnung erstellen.

Damit Belege und Zahlungen für diesen Auftrag eindeutig zugeordnet werden können, müssen Abschlagsrechnungen und die dazu gehörende Schlussrechnung zwingend die gleiche Auftragsnummer haben. Bitte beachten Sie hierzu auch das Infodokument:  Auftragswesen: Abschlagsrechnungen erstellen 

Informationen zu Abschlags- und Schlussrechnungen, wenn Sie das Programm Mittelstand Faktura (ohne Rechnungswesen) nutzen finden Sie unter dem Infodokument:  Mittelstand Faktura: Abschlags- und Schlussrechnung erstellen 

Informationen zu Abschlags- und Schlussrechnungen, wenn Sie das Programm Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen nutzen finden Sie unter dem Infodokument:  Abschlags- und Schlussrechnungen im Auftragswesen erstellen und in der Buchführung bearbeiten 

Andere Möglichkeiten bietet das Programm Auftragswesen für Abschlagsrechnungen und deren Darstellungen nicht.