Workflow vom Rechungseingang bis zum Zahlungsverkehr

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Ich bin noch auf der Suche nach dem optimalen Arbeitsablauf vom Erfassen der Eingangsrechnung bis zur Zahlung per Bank.

Ich nutze DATEV Mittelstand pro mit Dokumentenablage und Zahlungsverkehr (beides nicht Online!)

Aktueller Ablauf im Rechnungswesen:

- Rechnung kommt und wird mittels Scanner als PDF-Datei außerhalb von DATEV gespeichert

- PDF-Datei wird per Drag&Drop bei "Eingangsrechnung buchen" in "Digitale Belege" übergeben

- Dokument wird dabei in Dokumentenablage bearbeitet (Art, Bezeichnung, Status, Betrag, Buchungsdatum etc.)

- Abschluss der Buchung und Dokument ist mit Buchung verbunden (Status "gebucht")

Aktueller Ablauf im Zahlungsverkehr:

- Zur Zahlung der Rechnung werden alle Angaben der Rechnung manuell noch einmal im "Zahlungsverkehr" erfasst.

- Zur Fälligkeit als Sammelliste an Bank übergeben

Ich möchte mindestens zwei Dinge erreichen:

1. Automatisierte Übergabe der "Bezeichnung" oder irgendeines anderen Feldes in den Buchungstext bei der Erfassung der Eingangsrechnung.

2. Keine Doppelerfassung im Rechnungswesen und dem Zahlungsverkehr

Welcher Schritt fehlt mir oder ist es garnicht möglich?

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Sehr geehrter Herr Müller-Möll,

die gewünschte Funktion gibt es, die sofortige Nutzung ist allerdings von der Pflege der Stammdaten abhängig und vom Buchungsverhalten:

1. zwingende Debitor/Kreditor-Nutzung
2. Pflege der Debitor/Kreditor-Daten als einzelne Konten, keine Sammelkonten

Wenn Sie die Stammdaten entsprechend vorhalten(Überblick siehe LEXINFORM Dok.-Nr.: 9211798) können Sie den aktuellen OPOS-Stand nach offenen Zahlungen bis zum nächsten Zahlungstermin durchforsten und sich im Rechnungswesen erste Zahlungsvorschläge kreieren, die Sie anschließend an den Zahlungsverkehr übergeben können. Der Teufel steckt bei dem Prozess im Detail und es gibt viele Haken im Programm, die man kennen muss um den Prozess zu verstehen und sauber einrichten zu können, vorab ein LEXINFORM-Dokument, das den Prozess der Zahlungserstellung beschreibt: Dok.-Nr.: 9222565.

Beim Buchen vom Belegbild ist es derzeit, meines Wissens, nur mit Nutzung von DATEV Unternehmen online oder DATEV DMS und dem kostenpflichtigen Buchungsassistenten(oder DMS-Drittanbieter) möglich Vorbelegungen zum Buchen zu generieren.

Ich hoffe dies hilft Ihnen weiter.

MfG

Tobias Ettl