elektronische Rechnungen GOB buchen

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Hallo zusammen,

wir prüfen in unserem Unternehmen gerade die Möglichkeiten elektronische

Rechnungen zu buchen.Wir bekommen im Moment schon viele Rechnungen per Mail als PDF.

Diese drucken wir dann aus, Stemepln diese und zur Bearbeitung

füllen wir den Kontierungsstempel aus (Wareneingangsdatum, sachlich geprüft, gebucht am, usw.)

Nun zu meiner Frage:

Unter welchen rechtlichen/gesetzl. Voraussetzungen können wir uns

das stempeln, Stempel ausfüllen und ausdrucken sparen?

Muß so ein Kontierungsstempel überhaupt sein (nach GOB), oder kann

man auf den Kontierungsstempel verzichten, wenn der Beleg (die Rechnung) in

Datev mit dem Buchungssatz verknüßft wird, z. B: über die Dokumentenablage?

Ich freue mich schon auf viele Antworten

Schöne Grüße

M. Albrecht

[#2 · Accepted solution]

Wenn der Beleg in digitaler Form eingeht, stellt dieser das Original dar. Sie müssen Sie nicht Ausdrucken. Der Ausdruck wäre auch kein Original mehr. Der Kontierungsstempel ist nicht notwendig, auch nicht bei originär analogen Belegen.

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Vielen Dank für Ihre Antwort.

Wie verhält es sich denn mit dem rechn./sachl. geprüft, oder zum bezahlen freigegeben-Vermerk? Dies wurde bisher auch über den Kontierungsstempel "abgezeichnet" .

Wie kommt dieses "Abzeichnen" auf den digitalen Beleg, wenn man kein DMS hat?

Gleiche Frage bei einer PDF/A Rechnung?

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Sie können die Kontierung und den Bankstempel, sowie alle anderen gewünschten Daten, auf den Rechnungsausdruck schreiben, müssen diesen Ausdruck dann aber, da das Rechnungsoriginal verändert wurde, entweder in Papierform in einem Ordner abheften oder einscannen und beim Original mit abspeichern.

Sehr zu empfehlen ist aber wirklich ein DMS, da in diesem schon digital Prüfmerkmale und Kontierungen bei einer Rechnung hinterlegt werden können.

Wieder ein Schritt weiter auf dem Weg zum papierlosen Büro.

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Ich schließe mich meinen Vorrednern an. Rechnungen, die digital (z.B. als pdf.-Datei in einem E-Mail-Anhang) ankommen, sind dann das Original. Diese müssen dann auch digital aufbewahrt werden nach den "neuen" GoBD´s. Ein DMS wäre dann natürlich sehr sinnvoll, um eben solche Belege klug zu archivieren und digitale Stempel/Vermerke auf die Dokumente zu packen...Dokumente/Rechnungen, die klassisch per Post kommen werden dann, um die Geschichte rund zu machen, eingescannt und sind dann ebenfalls digital vorhanden. Das Original kann dann sogar u.U. (es kommt darauf an um was für ein Dokument es sich handelt) vernichtet werden.

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Original kann dann sogar u.U. (es kommt darauf an um was für ein Dokument es sich handelt) vernichtet werden.

Diese Umstände sollten aber genau geprüft werden. Einfach Einscannen und Vernichten könnte negative Folgen nach sich ziehn.

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Ersetzendes Scannen

• Vollständige Digitalisierung von Unterlagen ist möglich → Datei ist dann das

Original!

Ausnahmen: z. B. Bürgschaftserklärungen, Urkunden mit Siegel/Prägestempel…

• Bestimmte Anforderungen: Orientierung z. B. an der TR RESICAN (Technische

Richtlinie Rechtssicheres Scannen) des BSI:

https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_h

tm.html

• Dokumentation des Scanverfahrens

• Das Papierdokument kann dann bedenkenlos vernichtet werden.

• Muster-Verfahrensdokumentation des Deutschen Steuerberaterverbandes:

www.dstv.de/download/gemeinsame-verfahrensbeschreibung

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Hallo Frau Neumann,

danke für die ausführlichen Infos zum ersetzenden Scannen. Ich kann es nur empfehlen, wir sind auf einem guten Weg zum papierlosen Büro. Alle Abläufe klappen noch nicht aber der erste Schritt muss gemacht werden...

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Hallo Herr Peters,

sehr gerne.

Diese Infos habe ich bei einem IHK-Seminar erhalten.

Unser Unternehmen setzt auch immer mehr auf das papierlose Büro.

Jeder Schritt mag anfangs etwas beschwerlich und ungewohnt sein, aber wenn es dann am Ende funktioniert ist das einfach genial.

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Hallo Herr Peters,

genau darum geht es mir.

Ich stelle meine Frage zu diesem Thema nochmal etwas anders:

Ich erhalte eine Eingangsrechnung als.pdf per mail.

Wie kann ich diese Rechnung als "geprüft" stempeln, wenn ich kein DMS habe?

Meine Idee hierzu wäre: Ich leite diese Rechnung ebenfalls per mail an den zuständigen Sachbearbeiter, und dieser

macht "seinen" Geprüft-Stempel, z. B. mit Adobe drauf. Es gibt ja in Adobe eine Stempel-Palette, ebenso, können dort Notizen (Über die Kommentare) zur jeweiligen Rechnung erfasst werden) Würde das den GOBD entsprechen, oder wäre das Original dadurch schon verändert?

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Hallo Frau Albrecht,

ich weiß nicht ob die Veränderungen bei Adobe revisionssicher sind?! In einem DMS ist dies i.d.R. gewährleistet, d.h. Änderungen sind nachvollziehbar und die Dokumente sind auffindbar. Sie müssten mal überprüfen, ob ein Stempelaufdruck bei Adobe bzw. das Hinzufügen von Notizen protokolliert wird. Dann wäre es meiner Meinung nach GoBD konform. Ich würde aber in der heutigen Zeit gerade auch im Hinblick auf die Anzahl der Dokumente immer auf eine DMS-Lösung setzen. Nicht nur die Archivierung und Sicherung ist wichtig, sondern auch ein stressfreies Wiederfinden der digitalen Dokumente.

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Hallo,

ich stehe 4 Jahre später vor dem selbem Problem, haben Sie vielleicht eine gute Lösung für das "Stempeln und Abzeichnen" gefunden?

Wäre sehr dankbar für eine Information.

Viele Grüße

N. Befus

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z. B. über Automatisieren Sie Ihre Freigabeprozesse mit CANDIS

oder "demnächst" die dateveigene Lösung Belegfreigabe Online

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Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung, werde das an unsere IT mal weiterleiten.

Gibt es zu "demnächst" ein ungefähres Datum? Vielleicht lohnt es sich zu warten.

Mich würde vor allem interessieren, ob man dazu einen DATEV Zugang benötigt? Bei uns zeichnen viele Teamleiter die Rechnungen ab und haben eben kein DATEV. 

Grüße

Natalia

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Hier noch einen mit Datev-Schnittstelle FLOWWER (datev.de)

Die Pilotierung läuft aktuell mit der "kleinen" Version - eine erweiterte ist für später geplant

Belegfreigabe online (datev.de)

Genaue Daten sind dort nicht genannt- kann 2021 sein aber auch später

Bei einer Datev-Onlinelösung ist ein Datevzugangsmedium Pflicht (App, USB Stick oder Benutzerkonto)

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Hallo,

stehen heuer mit zunehmenden digitalen Dokumenten per Mail vor ähnlichem Problem. Vorgehensweise ist bis dato ähnlich wie oben beschrieben. Damit der Prozess für analoge und digitale Dokumente weiter gleich bleibt, werden wir zukünftig einen digitalen Stempel mit QStamper aufbringen und einfach digital signieren. Die Software sucht selbstständige freie Flächen und stempelt. 

Vielleicht hilf das dem ein oder anderen weiter!

Grüße