7 Antworten Neueste Antwort am 30.03.2017 19:43 von mapex

    Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen

    f.mayer Aufsteiger

      Bei Einzelunternehmen gibt es ja die Register "Natürliche Person" und "Unternehmen". In beiden Registern können Adressen hinterlegt werden. Diese Adressen werden unter anderem für die Platzhalter der Briefvorlagen und der Rechnungen verwendet.

       

      In den Briefvorlagen nimmt unserer Kenntnis nach der "allgemeine" Platzhalter für Adressen die Korrespondenzadresse aus dem Unternehmen, die Adresse aus dem Register "Unternehmen", Adressen aus dem Register "Natürliche Person" werden nur bei natürlichen Personen verwendet, die ja gar kein Register "Unternehmen" haben.

       

      Einerseits möchten wir, dass Schreiben standardmäßig an die "normale" Person adressiert werden, vor allem bei Ehepaaren, andererseits aber sollen Rechnungen standardmäßig an das Unternehmen gestellt werden, da die meisten, vor allem Buchführung und Lohn, für eben dieses entstehen.

       

      Wie ist das Vorgehen um dies zu erreichen? Momentan behelfen wir uns damit, im Register "Unternehmen" die Adresse per "Abweichenden Zustelladressaten verwenden" hart einzutragen.

       

      Ferner können bei den Adressen verschiedene Haken gesetzt werden, unter anderem für die Einträge Korrespondenzadresse und Mandanten-Korrespondenzadresse. Zum einen würden wir gerne wissen was der Unterschied zwischen diesen beiden ist. Zum anderen gibt es die Option "Mandanten-Korrespondenzadresse festlegen", hierbei kommt man in ein neues Fenster, in welchem man zwischen den verschiedenen hinterlegten Adressen wählen kann. Ferner gibt es in diesem Fenster das Feld "Adressattyp", bei Einzelunternehmen ist hier "Unternehmen/Vereinigung" vorbelegt und das Feld ist grau, also nicht änderbar, ist es gewollt, dass man hier nicht das Register "Natürliche Person" auswählen kann?

       

      Mit freundlichen Grüßen,

       

      Florian Mayer

      • 0. Re: Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen
        leawrosch DATEV-Mitarbeiter

        Hallo Herr Mayer,

         

        um zu gewährleisten, dass beispielsweise immer das Unternehmen die Rechnung erhält muss der Rechnungsempfänger richtig hinterlegt sein. Gehen Sie dazu mit Doppelklick in die Stammdaten und dort im linken Übersichtsbaum auf Mandat und öffnen im rechten Bereich bei Beziehungen den Rechnungsempfänger. Dort müsste bei Ihnen das Unternehmen hinterlegt werden.

         

        Folgender Unterschied besteht zwischen Korrespondenzadresse und Mandantenkorrespondenzadresse:
        Die Mandantenkorrespondenzadresse bezieht sich auf den Mandanten und die Korrespondenzadressen auf den jeweiligen Adressaten. Dies macht beispielsweise dann einen Unterschied, wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten haben. Jede Betriebsstätte besitzt eine eigene Adresse, die als Korrespondenzadresse hinterlegt werden kann. Die Mandatenkorresponzadresse kann jedoch nur einmal vergeben werden. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn der Mandant wünscht, dass sämtliche Korrespondenz an den Hauptsitz seines Unternehmens geht und nicht an die jeweiligen Betriebsstätten.

         

        Falls Sie hierzu weitere Informationen benötigen, melden Sie sich per Servicekontakt oder telefonisch unter der Rufnummer 0911 319-35051 bei uns.

         

        Mit freundlichen Grüßen
        Lea Wrosch
        DATEV eG
        Service Eigenorganisation

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        • Alle Antworten
          • 1. Re: Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen
            leawrosch DATEV-Mitarbeiter

            Hallo Herr Mayer,

             

            um zu gewährleisten, dass beispielsweise immer das Unternehmen die Rechnung erhält muss der Rechnungsempfänger richtig hinterlegt sein. Gehen Sie dazu mit Doppelklick in die Stammdaten und dort im linken Übersichtsbaum auf Mandat und öffnen im rechten Bereich bei Beziehungen den Rechnungsempfänger. Dort müsste bei Ihnen das Unternehmen hinterlegt werden.

             

            Folgender Unterschied besteht zwischen Korrespondenzadresse und Mandantenkorrespondenzadresse:
            Die Mandantenkorrespondenzadresse bezieht sich auf den Mandanten und die Korrespondenzadressen auf den jeweiligen Adressaten. Dies macht beispielsweise dann einen Unterschied, wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten haben. Jede Betriebsstätte besitzt eine eigene Adresse, die als Korrespondenzadresse hinterlegt werden kann. Die Mandatenkorresponzadresse kann jedoch nur einmal vergeben werden. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn der Mandant wünscht, dass sämtliche Korrespondenz an den Hauptsitz seines Unternehmens geht und nicht an die jeweiligen Betriebsstätten.

             

            Falls Sie hierzu weitere Informationen benötigen, melden Sie sich per Servicekontakt oder telefonisch unter der Rufnummer 0911 319-35051 bei uns.

             

            Mit freundlichen Grüßen
            Lea Wrosch
            DATEV eG
            Service Eigenorganisation

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            • 2. Re: Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen
              ichauch Erfahrener

              Moin,

               

              leider wird die von Ihnen beschriebene Arbeitsweise nicht konsequent durchgehalten und führt in vielen Fällen zu den vom Themenstarter beschriebenen Folgen. Insbesondere bei Ehegatten (oder noch amüsanter bei eingetragenen Lebensgemeinschaften) sind in der ZMSD viele notwendige Eintragungen oder Einstellungen nur mit Verrenkungen erreichbar. Und wenn die richtigen Einstellungen in der ZMSD gefunden sind kommt der Stammdatenabgleich um die Ecke, ein falscher Klick und man Arbeit.

               

              Gruß

              KP

              • 3. Re: Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen
                mapex Fortgeschrittener

                Lieber herr mayer,

                 

                ihrer Beschreibung und Problematik entnehme ich, dass sie das gleiche Problem haben, wie unsere Kanzlei bis vor ca. einem jahr.

                 

                dann nämlich wurde sich ausgiebig mit der "adressaten-Logik" mal auseinandergesetzt und die Stammdaten sozusagen auf DEN stand gebracht, damit die Wirkung sich voll entfaltet.

                 

                um ihr "Problem" voll in den griff zu bekommen, müssen sie sich erst einmal damit auseinandersetzen, wie das System, das DATEV mit den Adressaten eingeführt hat, funktioniert.

                 

                es basiert nämlich auf Beziehungen und Adressaten, unter denen man diese Beziehungen pflegen und anlegen kann. die alte und nicht mehr funktionierende Arbeitsweise, dass NUR auf bestimmte Daten in der Person oder im unternehmen zugegriffen wird funktioniert nicht mehr so.

                 

                zunächst haben sie ein Mandat. das ist sozusagen ihre fallakte und dreh und Angelpunkt der Leistung und der Stammdaten.

                 

                in diesem Mandat können sie festlegen, ob es sich um eine natürliche Person, ein unternehmen oder um ein "Einzelunternehmen" (also eine Mischform) handelt.

                 

                eine ebene UNTER dem Mandat sind dann die Adressaten (also die Ansprechpartner oder ansprechpositionen) zu finden. die Mandanten korrespondenz-Adresse, die rechnungsadresse und die bankverdindung hinterlegen sie unter der mandats-ebene. dort greifen sie jeweils auf Daten aus den Adressaten nat. Person oder unternehmen zu.

                 

                alle anderen Beziehungen und Daten werden in den Adressaten gepflegt.

                 

                ich kann ihnen aus Erfahrung nur raten, in den Adressaten keine Verbiegungen zu machen, damit ihnen ihre rechnungsadresse oder sonstiges passt, sondern zu schauen, dass die Beziehungen auf der mandatsebene vernünftig gepflegt sind.

                 

                TIPP: in der hilfe oder lexinform unter Adressaten schauen, da gibt es auch super leitfäden und Erklärungen, wie das überhaupt zusammenhängt. erst wenn sie das verstanden haben, werden sie merken, dass es gar nicht so schwer ist. aber wenn einem keiner sagt wie es geht, war die Umstellung von der früheren denke zu heute ganz schön holprig.

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                • 4. Re: Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen
                  f.mayer Aufsteiger

                  Erst mal vielen Dank an alle für die Antworten.

                   

                  Frau Wrosch, Herr Ammon, den Rat von Herrn Ammon keine Adressaten mit Verbiegungen zu erfassen würde ich gerne befolgen. Jedoch, bei Einzelunternehmen kann die Mandantenkorrespondenzadresse nur in der Registerkarte Unternehmen erfasst werden. Für den Fall mehrerer Betriebsstätten ist dies sicherlich sinnvoll, was aber für den Fall, dass bei einem Einzelunternehmer die Korrespondenz an die Privatadresse verschickt werden soll? Wie gesagt, bisher erfassen wir die Privatadresse in diesen Fällen in der Registerkarte Unternehmen mit abweichenden Zustelladressaten und setzen bei dieser Adresse dann die Haken Korrespondenz- und Mandantenkorrespondenzadresse.

                  • 5. Re: Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen
                    mapex Fortgeschrittener

                    dann gehen sie einfach unter dem register mandant auf mandantenkorrespondenzadresse, LÖSEN die beziehung zu der unternehmensadresse und geben eine neue beziehung ein. er schlägt dann gleich mandantenkorrespondenzadrese als beziehungstyp vor, da IMMER eine vorhanden sein muss. dort wählen sie dann den adressaten aus, welcher als korrespondenz dienen soll, in ihrem fall dann ganz einfach die natürliche person.

                     

                    namen eingeben und filtern lassen und den adressaten aussuchen. fertig.

                     

                    wie gesagt, es liegt nicht am adressaten UTNERNEHMEN oder PERSON, dass er nur das eine oder andere nimmt. man muss nur die beziehung verändern. ich nehme an, dass DATEV beim Typ einzelunternehmer standardmäßig das unternehmen hier verbindet, was aber nicht heißt, dass man das nicht ändern kann. good luck

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                    • 6. Re: Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen
                      f.mayer Aufsteiger

                      Vielen Dank Herr Ammon, über "lösen" konnte ich tatsächlich die Mandantenkorrespondenzadresse ändern.

                       

                      Nachdem Sie ja offenbar sich sehr gut in der Materie auskennen, gestatten Sie mir bitte noch eine Frage: Nachdem ich die Mandantenkorrespondenzadresse löste hatte ich dabei der Neuzuordnung mehrere Optionen zur Auswahl, bei einer waren Ehemann und Ehefrau angegeben, also genau das, was ich suchte.

                       

                      Jedoch fiel mir auf, dass dies weder die Adresse aus der Registerkarte "Natürliche Person" noch aus der Karte "Unternehmen" war, sondern es sich um die Adresse "Ehepaar" handelte, Symbol mit zwei Ringen.

                       

                      Meine Frage nun, wie funktionieren diese "Ehepaare" als Adressaten innerhalb DATEV? Sehe ich das richtig, dass das Ehepaar zwar mit dem "normalen" Mandanten verknüpft ist, aber gesondert von diesem geführt wird? Meine Sorge ist vor allem, inwiefern Adressänderungen im eigentlichen Mandanten beim "Ehepaar" nachgezogen werden.

                       

                      Vielen Dank nochmals.

                      • 7. Re: Adressen in Stammdaten für Korrespondenz und Rechnungsschreibungen bei Einzelunternehmen
                        mapex Fortgeschrittener

                        Meine Frage nun, wie funktionieren diese "Ehepaare" als Adressaten innerhalb DATEV? Sehe ich das richtig, dass das Ehepaar zwar mit dem "normalen" Mandanten verknüpft ist, aber gesondert von diesem geführt wird? Meine Sorge ist vor allem, inwiefern Adressänderungen im eigentlichen Mandanten beim "Ehepaar" nachgezogen werden.

                         

                        Vielen Dank nochmals.

                         

                        hallo herr mayer, das haben sie ziemlich richtig erkannt. das "ehepaar" ist an sich ein eigener, eigenständiger adressat. dieser wird automatisch angelegt, wenn man die beziehung ehegatte zu einer person anlegt.

                         

                        im mandanten-stammblock sieht man diese daten aber nicht direkt, sondern nur über umwege. sie können entweder in EO arbeitsplatz im linken baum die adressaten aufrufen und dort nach typen sortieren lassen und unter ehegattenkontakt suchen, oder sie klicken im mandanten, unter dem register Person auf die beziehung Ehegatte. dann erscheint in der oberen bildhälfte die ehefrau und in der unteren bildhälfte der ehegattenkontakt.

                         

                        meines erachtens ändert sich auch die ehegattenadresse mit, wenn sich die adresse bei einem einzelnen adressaten ändert, der einer von den beiden ist. sicher kann ich es aber nicht beschwören und würde deshalb immer mal zusätzlich zur kontrolle des ehegattenkontaktes raten.