3 Antworten Neueste Antwort am 06.11.2018 06:59 von Silvija Radicek

    UO: Stammdaten Lieferanten und Kunden wie am sinnvollsten?

    kob2 Einsteiger

      Hallo an alle die sich mit Unternehmen online auskennen bzw. damit schon mal gearbeitet haben!

       

      Mir geht es in meiner Frage um das Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandant, insbesondere bei der Anlage von Geschäftspartnern.

       

      Wenn der Mandant im Unternehmen online einen neuen Geschäftspartner anlegt, hat er ja nicht die einfachere Möglichkeit wie im Rewe das nächste freie Konto zu suchen. Deshalb war meine Überlegung, dass wir das beim Buchen machen und dann sozusagen die Kontonummer "zurückschreiben" ins UO.

       

      Aber soweit ich das verstanden habe geht das nicht über Buchungsinformationen weitergeben, sondern man muss die Stammdaten im Rewe exportieren und dann im UO importieren.

       

      Jetzt die Frage: Geht das auch einfacher?

       

      Wie machen eure Mandanten das mit der Neuanlage von Kreditoren und Debitoren? PS: Wir wollen aber keine Sammelkonten haben, sondern jeder Lieferant und Kunde bekommt ein extra Konto.

       

      Für eure Unterstützung...schon mal herzlichen Dank

        Alle Antworten
        • 1. Re: UO: Stammdaten Lieferanten und Kunden wie am sinnvollsten?
          cbk Beginner

          Hallo,

           

          ich arbeite als Mandant im DATEV Unternehmen online. Ich hatte mir vorher sehr intensiv Gedanken über Nummernkreise bei den Debitoren- und Kreditorenkonten gemacht. Mir war wichtig, dass ich dort an Hand der Nummernkreise bestimmte Kunden- und Lieferantengruppen erkennen und auswerten kann. Wenn ich nun einen neuen Debitor oder Kreditor habe, gucke ich vorher in den Stammdaten welche die jeweils zuletzt verwendete Debitoren- bzw. Kreditoren-Kontonummer (aus der entsprechenden Gruppe) ist und zähle dann "von Hand" hoch. Das mache ich in Eigenregie, hatte allerdings vorher diese Vorgehensweise prinzipiell mit unserem Steuerberater abgestimmt. Ihm waren die Details aber ziemlich egal, wichtig war ihm nur das ich mich im Rahmen der Vorgaben / Nummernkreise von DATEV bewege.

           

          In den Stammdaten (Geschäftspartner/Sonstige) kann in jeder Spalte sortiert werden, so auch das Kundenkonto. Dann merke ich mir die zuletzt vergebene Nummer und gehe auf "Neu anlegen" (und zähle manuell hoch). Klappt (zumindest bei mir) unproblematisch. Das nächste freie Kundenkonto automatisch zu suchen und zu verwenden fände ich nicht so prickelnd, da ich eben eine eigene Differenzierung nach Kunden- und Lieferantengruppen vorgenommen hatte.

          • 2. Re: UO: Stammdaten Lieferanten und Kunden wie am sinnvollsten?
            sibany Beginner

            Guten Tag!

            Ich greife dieses Thema noch einmal auf.

            Ich habe für mich festgestellt, dass die Kommunikation zwischen UN Online und KREWE nicht gerade "intuitiv" ist. Man muss den Export der Stammdaten (Kreditoren/Debitoren) immer per Hand anstoßen - das kann ich schwer unseren Mandanten zusätzlich aufbrummen - um die Export Datei dann wieder am Rechner über die Stapelverarbeitung einzuspielen. Sollte doch ein Mandant bereit sein den Schritt des Exports ((für uns) zu erledigen müsste diese Datei dann per Email o. Ä an uns gesendet werden... Das halte ich für alles andere als effektiv...

             

            Gibt es keine einfachere Methode die Stammdaten in UN Online und KREWE auf dem gleichen Stand zu halten?

            • 3. Re: UO: Stammdaten Lieferanten und Kunden wie am sinnvollsten?
              Silvija Radicek DATEV-Mitarbeiter

              Guten Morgen,

               

              grundsätzlich sollte die Frage gestellt werden, ob es überhaupt bei Ihren Mandanten erforderlich ist, die Stammdaten der Geschäftspartner zu speichern. Wir wissen, dass es -speziell bei langjährigen Nutzern von Unternehmen online- oftmals üblich ist, aber es gibt meistens keine fachliche Notwendigeit dafür.

              Grund: Der Buchungsassistent (OCR) ist mittlerweile so ausgerichtet, dass bei Wiedererkennung des Geschäftspartners alle relevanten Werte in der Belegerfassung vorbelegt werden.

              Das sehen Sie auch, wenn Sie in der Erfassungsmaske mit der Maus über die Felder gehen: Die Werte kommen in der Regel aus dem Beleg oder aus der Beleg-Historie.

              Fazit: Nur wenn Sie viele Lieferantenbelege haben, die schlecht lesbar sind, kann es Sinn machen, die Stammdaten noch zu halten/pflegen. Ansonsten kann man sich den Aufwand sparen.

               

              Wer trotzdem gerne die Geschäftspartnerdaten in Unternehmen online vorhalten möchte, kann bei neuen Kunden/Lieferanten die erforderlichen Daten einpflegen. Mittlerweile können Sie sich sogar die nächste freie Kontonummer vom Programm vorschlagen lassen (nur ratsam, wenn die FiBu-Kontonummern bei allen Geshäftspartnern in Unternehmen online gepflegt sind). Mit der Übergabe der Daten an das Rechnungswesen-Programm muss ggf. nur noch der Name des neuen Debitoren/Kreditoren ergänzt werden, um den neuen Geschäftspartner buchen zu können.

               

              Ein Gesamtabgleich der Geschäftspartnerdaten funktioniert aktuell nur über den Export in Stammdaten und sollte nur bei Bedarf oder 1 bis 2 mal im Jahr vorgenommen werden. Diese Tätigkeit können Sie in der Kanzlei selbst durchführen, indem Sie in Unternehmen online die Daten exportieren und ins Rechnungswesen einspielen. Der Mandant muss dafür nichts tun oder senden.

               

              Viele Grüße

              Silvija Radicek