DMS Dokument - Arbeitsliste

[#1]

Hallo zusammen,

kann mir bitte jemand den Unterschied zwischen meiner "Zur Erledigung" und der "Dokument Arbeitsliste" erklären?

Wenn ich mir die DMS - Zur Erledigung Liste anschauen und dort z.B. 20 offene Posten stehen habe, habe ich in der DMS - Arbeitsliste kaum etwas unter dem Dokumentenstatus offen stehen. Wie kann das sein?

In der Arbeitsliste habe ich Gruppierfelder für die Erlediger und den Dokumentenstatus eingefügt.

Übrigens, in der Liste "Alle Dokumente" habe ich nicht mehr die Möglichkeit ein Gruppierfeld zu setzen. Das Gruppierfeld ist grau hinterlegt.

Vielen Dank!

[#2]

Moin,

in der Arbeitsliste sind alle Dokumente aufgeführt an denen Sie die letzte Änderung vorgenommen haben. Ob es sinnvoll ist oder nicht hängt stark von der Konstellation und Organisation in der Kanzlei ab.

In der Filterung "alle Dokumente" können Sie keine Gruppierung vornehmen da nicht alle Dokumente geladen sind. Wenn Sie eine Detailsuche anlegen können Sie auch wieder gruppieren.

Gruß

KP

[#3]

Hallo Frau Jimenez,

bei der Arbeitsliste werden alle Dokumente angezeigt, die der angemeldete Benutzer jeweils als Letzter innerhalb der letzten 30 Tage bearbeitet hat.

Bei den Dokumenten zur Erledigung sieht man alle Dokumente mit Status offen und zu Postausgang des angemeldeten Benutzers als Erlediger.

Bei "Allen Dokumenten" ist die Trefferliste zu lang. Dann kann nicht mehr gruppiert werden.

Freundliche Grüße

Alexander Schreiber

[#4]

Hallo Frau Jimenez,

ab und zu kommt es bei mir vor, dass ich das "falsche" Dokument markiert habe und es aus versehen mit den "Kontextbezogenen Links" auf "Erledigt" oder "zur Kenntnis genommen" gesetzt habe.

Dieses Dokument dann zu finden, wäre ohne die Arbeitsliste nur sehr schwer möglich.

So kann ich die "Arbeitsliste" öffnen, sehe meine bearbeiteten Dokumente und kann das Dokument wieder auf den richtigen Dokumentenstatus zurückstellen.

Was mir aber wirklich fehlt ist so etwas wie eine "Leseliste" wie im neuen EDGE. Dokumente, die zwar erledigt sind bzw. die ich zur Kenntnis genommen habe aber später nochmal schnell öffnen möchte, sollten wir auf eine "Leseliste" setzen können.

Beispiel: der Prozessverantwortliche für die Jahresabschlüsse hat allen Mitarbeitern ein Dokument über die neue Kapitalkontenentwicklung in der DMS gespeichert und uns zur "Kenntnis" gesetzt. Ich habe das Dokument gelesen und zur "Kenntnis genommen". Wenn ich jetzt den ersten Jahresabschluss mache, muss ich mich an den "Knigge" erinnern und das Dokument suchen. Hätte ich eine "Leseliste" würde ich das Arbeitsblatt "Leseliste" öffnen und hätte das Dokument schnell gefunden. Wenn ich die Anleitung mehrmals bei verschiedenen Jahresabschlüssen bearbeitet hätte, würde ich es "auswendig" beherrschen und könnte es von aus der "Leseliste" entfernen. Noch besser wäre es, die DMS könnte auch Links speichern, dann müsste nämlich der Prozessverantwortliche das Dokument nicht als PDF speichern (Medienwechsel), sondern könnte den Link auf das Info-Dokument in der DMS speichern. Da Info-Dokumente teilweise aktualisierte werden, wäre in der DMS immer das aktuelle Info-Dokumente vorhanden.

Gruß

Ralf Blum

[#5]

Beispiel: der Prozessverantwortliche für die Jahresabschlüsse hat allen Mitarbeitern ein Dokument über die neue Kapitalkontenentwicklung in der DMS gespeichert und uns zur "Kenntnis" gesetzt. Ich habe das Dokument gelesen und zur "Kenntnis genommen". Wenn ich jetzt den ersten Jahresabschluss mache, muss ich mich an den "Knigge" erinnern und das Dokument suchen. Hätte ich eine "Leseliste" würde ich das Arbeitsblatt "Leseliste" öffnen und hätte das Dokument schnell gefunden. Wenn ich die Anleitung mehrmals bei verschiedenen Jahresabschlüssen bearbeitet hätte, würde ich es "auswendig" beherrschen und könnte es von aus der "Leseliste" entfernen. Noch besser wäre es, die DMS könnte auch Links speichern, dann müsste nämlich der Prozessverantwortliche das Dokument nicht als PDF speichern (Medienwechsel), sondern könnte den Link auf das Info-Dokument in der DMS speichern. Da Info-Dokumente teilweise aktualisierte werden, wäre in der DMS immer das aktuelle Info-Dokumente vorhanden.

Gruß

Ralf Blum

Vermutlich ist die Leseliste im Edge komfortabler, aber Sie können sich interessante Dokumente in eine Vorgangsmappe legen (ist eigentlich nur ein Link). Die Struktur können Sie sich sehr frei in der Vorgangsmappe gestalten. Innerhalb von DMS lassen sich ebenfalls Links setzen.

Im Arbeitsplatz können Sie sich auch Filter mit Gruppierungen etc. zusammenstellen, sie sind leider nicht bequem aufrufbar.

Gruß

KP