Prozess zur Freigabe von Steuererklärungen

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Hallo zusammen,

aktuell werden bei uns die Entwürfe der Steuererklärungen noch klassisch als Papierexemplar bzw. verschlüsselt per E-Mail an den Mandanten geschickt, der dieses dann abzeichnet und zurückschickt. Diesen Prozess würden wir gern effektiver und vor allem durchgehend digital gestalten.

Die DATEV hat genau dafür das Programm Freizeichnung Online erschaffen, was von der Idee her wirklich gut ist, allerdings nur eine Person bei der Freizeichnung erlaubt. Kleine Einkommensteuererklärungen wo nur eine Unterschrift benötigt wird sind bei uns eher die Seltenheit, weswegen zumeist auf Seite des Mandanten zwei zeichnungsberechtigte Personen unterschreiben. Eine Rückfrage bei der DATEV ergab, dass aktuell keine Anstrengungen unternommen werden diesen Wunsch umzusetzen. Idee der DATEV war dann dies organisatorisch auf Seite des Mandanten zu lösen, was für uns nicht Infrage kommt.

Meine nächste Idee war dies mit entsprechenden Zertifikaten zu lösen, aber Software und Zertifikate sind durchgehend bei allen Mandanten natürlich nicht vorhanden.

Eine weitere Möglichkeit war dies über Citrix Sharefile zu lösen (ist ähnlich diesem DATEV Cloudbox Produkt), doch die Workflow Funktionalität funktioniert nicht wenn man den Storage On Premise hat, man wäre auf die Citrix Cloud angewiesen. Ist also ebenso rausgefallen.

Mich würde an dieser Stelle jetzt natürlich interessieren, wie das andere Kanzleien lösen. Ich würde mich über zahlreiche Ideen und eine entsprechende Diskussion freuen.

Besten Gruß,

Ronny Dombrowski

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Hallo Herr Dombrowski,

hier die Bestimmungen der (geänderten) AO in § 87d AO:

§ 87d Datenübermittlungen an Finanzbehörden im Auftrag

[...]

(2) Der Auftragnehmer muss sich vor Übermittlung der Daten Gewissheit über die Person und die Anschrift seines Auftraggebers verschaffen (Identifizierung) und die entsprechenden Angaben in geeigneter Form festhalten.

[...]

(3) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber die Daten in leicht nachprüfbarer Form zur Zustimmung zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber hat die ihm zur Verfügung gestellten Daten unverzüglich auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu
überprüfen.

D. h. es ist erforderlich, den Mandanten zu identifizieren (Ehemann und Ehefrau) und dem Mandanten (Ehemann und Ehefrau) die Erklärung zur Verfügung zu stellen. Identifizierung ist daher nicht nur wegen dem Geldwäschegesetz erforderlich.

Die Vorschrift hier gilt auch für die USt-Voranmeldung und die LSt-Anmeldung. Ich denke, dort lassen Sie sich wahrscheinlich auch nicht jeden Monat eine Freigebe unterzeichnen.

Eine Unterschrift (unterschriebene Freigabeerklärung) ist somit nach der AO nicht vorgeschrieben. Vorgeschrieben ist, dass Sie die Erklärung dem Mandanten (Ehemann und Ehefrau) zur Verfügung stellen und der Mandant dann "zustimmt".

Zustimmen wiederum ist ein Überbegriff für:

• Einwilligung = vor Übermittlung
• Genehmigung = nach der Übermittlung

Zur Vermeidung von Haftungsrisiken ist natürlich die Variante "Einwilligung" (vor der Übermittlung) vorzuziehen.

Wie kann nun die "Einwilligung" dokumentiert werden. Aus meiner Sicht mit allen möglichen Beweismittel. Auch würde nach meiner Auffassung eine zustimmende E-Mail des Mandanten genügen.

Wie kann das nun bei Eheleuten oder Gesellschaften (alle Geschäftsführer oder alle Vollhafter) über FZO funktionieren?

Wir haben für uns z. B. ein Formular (Vertrag) entwickelt, in dem z. B. der Leiter des Rechnungswesen (hat SmartCard und kann FZO benutzen) von den Geschäftsführern (haben keine SmartCard) berechtigt wird die Steuererklärung über FZO uns "freizuzeichnen", und er (der Leiter Rewe) sich persönlich verpflichtet, allen Geschäftsführern die Steuererklärung zu Verfügung zu stellen und deren Einverständnis einzuholen.

Der Weg könnte so auch für Ehegatten funktionieren.

Schön wäre natürlich, wenn uns die Datev hier entsprechend helfen würde und z. B. bei Eheleute auf der Seite von FZO einen Hinweis anbringt: "Mit der Freizeichnung diese Dokumente sichert der Freizeichner zu, dass auch dem Ehegatte die Steuererklärung zur Verfügung gestellt wurde und auch dieser hierzu sein Einverständnis gegeben hat".

Siehe auch: Freizeichnung online. Aber leider wird hier wie auch bei den sonstigen Programmen zur Eigenorganisation nichts mehr passieren (siehe auch Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung).

FZO (einer der ersten zum Teil umgesetzten medienbruchfreien digitalen papierlosen Teilprozesse der DATEV):

• Guter Ansatz !
• im Verbesserungsprozess (Reifeprozess) mittendrinn aufgehört !

==> leider eine DATEV Dauer-Baustelle

Eine DATEV Ideas Unmöglichkeit (siehe auch Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung)

Gruß

Ralf Blum