Umstellung auf papierarmes Büro?

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Hat jemand konkrete Erfahrungen mit der Umstellung auf papierarmes Büro?  Wir sind eine kleine spezialisierte Kanzlei mit drei Anwält*innen. Wir führen derzeit eine elektronische und eine Papierakte und überlegen das Nebeneinander aufzugeben. Wie sind Ihre Erfahrungen? Eine der Sorgen ist: Schriftsätze, einmal falsch zugeordnet, verschwinden dann auf ewig im Datenmeer. Ein anderes Problem: gewinnen wir wirklich (Mitarbeiter-)Zeit durch die konsequente Konzentration auf die digitale Akte?

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Eine der Sorgen ist: Schriftsätze, einmal falsch zugeordnet, verschwinden dann auf ewig im Datenmeer.

Dafür gibt es ja im Zweifel DMS und sonst auch eine Suche. Wenn man OCR nutzt, kann man ja auch nach Inhalten im Dokument suchen und ggf. neu zuordnen. Da finde ich ein falsch zugeordnetes Papierdokument im falschen Ordner sehr viel schlimmer.

Ein anderes Problem: gewinnen wir wirklich (Mitarbeiter-)Zeit durch die konsequente Konzentration auf die digitale Akte?

Kommt ganz drauf an. Ich will am liebsten papierlos arbeiten und bin mit Papier langsamer. Aber es gibt auch Mitarbeiter, die nicht 27 sind und seit Jahren mit Papier arbeiten und für jene ist eine Umstellung auf "digitales Papier" eher schwierig und neu und langsamer. Das müssen Sie entscheiden, wie fit und vor allem aufgeschlossen Ihre Mitarbeiter für Neues sind.

In der Anfangszeit wird es sicherlich keine Zeitersparnis aber mit der Zeit spart man sicherlich viel Zeit, wenn man das Medium nicht mehr wechseln muss.

Gehen Sie bitte auch alle Prozesse durch und gestalten diese vorab schon mal digital bzw. machen sich Gedanken dazu, wie man es digital abbilden könnte. Einfach so mal was digital machen, nur im Papier zu sparen wird nach hinten losgehen.

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Hallo Herr Tolmein,

zuerst zum „Problem“ falsch abgelegtes Dokument. Das „verschwinden im Datenmeer“ ist leicht zu lösen. Sie haben mit der DokAblage eine sehr gute Übersicht über alle eingegangenen / angelegten Dokumente, die ihrn das Finden erleichtert. Mit DMS (neu) haben sie sogar eine Volltextsuche. Ein falsch digital abgelegtes Dokument findet sich viel leichter, als ein in eine falsche Papierakte abgelegtes Dokument!!!! Dieses Argument ist daher eher eines FÜR digitalen Workflow.

Wenn Sie viel forensisch arbeiten, ist die digitale Aktenführung noch problematisch. Es gibt zwar Akte mobil. Dieses System erlaubt die „Mitnahme„ von Dokumenten auf dem IPad und macht damit von WLAN-Datenverbindungen zur Kanzlei unabhängig, aber Akte mobil ist noch ziemlich verbesserungsfähig - trotzdem wäre auch das schon möglich und ebenfalls kein Hinderungsgrund.

Grösstes Problem der rein digitalen Aktenführung, ist das bei Anwaltsgeschäft unabdingbare einfache „Durchblättern“ der Akte. Das geht digital viel schwieriger als papiergebunden und auch die visuell gesteuerte Auffindbarkeit („ das war doch in dem Brief mit dem roten Briefkopf“ ) ist elektronisch und am Bildschirm viel schwieriger. Das „Verschlagworten“ von Dokumenten in der Ablage gewinnt dadurch eine SEHR große Bedeutung und ist maximal schwierig für das Sekretariat.

Bei Ei uns ist aus den o.a. Gründen die führende Akte digital - da ist alles drin, jede Mail etc. Und die Papierakte nur ein exzerpt davon. Die wird ans Gericht / zum Mandant mitgenommen und enthält nur das Wichtigste.

Ausserdem ist der Workflow zum Versand unserer Arbeitsergebnisse immer noch sehr an analogen Abläufen orientiert, der digitale Workflow wird nur sehr unzureichend unterstützt. Je mehr “volldigitale“ Mandanten Sie haben, umso mehr werden Sie diesen Nachteil „erleiden“. Alles noch nicht wirklich toll und noch viel verbesserungsfähig, aber trotzdem m.E. die schon aktuelle Anforderung an unser Geschäft.

Deshalb: ich würde empfehlen, den digitalen Weg weiter auszubauen und die Kanzlei darauf vorbereiten - dass Sie damit Zeit im Sekretariat einsparen können, hat sich allerdings bei uns nur dadurch realisiert, das wir Anwälte nun den Schriftwechsel elektronisch (Mail) meist selbst machen - was leider nicht sinnvoll ist.

Eine Umstellung auf volldigitale Kanzlei ist möglich, erfordert aber eine ganz konsequente und alle Arbeitsbereiche der Kanzlei umfassende Überlegung zu den dann passenden Workflows - ein schleichender Übergang (wie bei uns) kostet (auf Dauer) viel mehr Zeit und Kraft der Kanzleiführung. Außerdem muss klar sein, dass Volldigitalisierung auch noch weitere Software erfordert. Z.B. Adobe und Signatursoftware und dass die Hilfe durch DATEV da nur kleine Teilausschnitte umfasst.