16 Antworten Neueste Antwort am 27.01.2017 15:41 von andreashofmeister

    Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments

    willimüller Erfahrener

      Hallo Datev,

      in der alten Newsgroup wurde schon darauf hingewiesen, dass in der DokOrg bei der Neuanlage eines Dokuments durch Kopieren eines alten Dokuments der "Kopierer" als Bearbeiter gespeichert wurde. In der DokAbl bleibt leider der ursprüngliche Bearbeiter erhalten. Einen Sinn kann ich darin nicht erkennen.

      Wann wird dieser Bug berichtigt?

      Danke und schöne Grüße

      Willi Müller

        Alle Antworten
        • 1. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
          gabrielescheuering DATEV-Mitarbeiter

          Hallo Herr Müller,

           

          in der alten Newsgroup haben wir diesen Punkt bereits beantwortet. An unserem Ansatz hat sich nichts geändert. Sie finden diesen Beitrag unter dem folgenden Link https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=90433.

           

          Viele Grüße aus Nürnberg
          Gabriele Scheuering
          DATEV eG
          Service Dokumentenmanagement

          • 2. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
            willimüller Erfahrener

            @Hallo Newsgroup,

            teilen Sie die Meinung von Frau Scheuering?

             

            Ich meine, dass in 99,9% der Fälle der Bearbeiter des neuen (durch Kopieren entstandenen) Dokuments auch als Bearbeiter geführt werden soll. Schließlich wird dieser das Dokument eben nicht nur kopiert ablegen, sondern auch bearbeiten. Umgekehrt ist es falsch und verwirrend, wenn in der Dokumentensuche unter meinen Dokumenten ein Dokument eines Mitarbeiters auftaucht, der mein Dokument nur als Vorlage benutzt hat.

            Schöne Grüße

            Willi Müller

             

            P.S.: Antworten aus der alten Newsgroup zu Ihrem Beitrag zur Vermeidung von Wiederholungen: (durch Abschalten der alten Newsgroup offensichtlich bei der DATEV in Vergessenheit geraten)

            C. H. 02.10.2015 11:13 Uhr

            Zitat von Gabriele Scheuering

            Ob der ursprüngliche Bearbeiter oder der "Kopierer" als Bearbeiter vorbelegt werden soll, darüber kann man geteilter Meinung sein. Unser Ansatz ist, dass der Bearbeiter=Ersteller - dann auch erst mal Bearbeiter vom kopierten Dokument ist, es wurde ja am Dokument selbst noch nichts geändert.

            Theorie und Praxis. Aus der Theorie klingt Ihr Ansatz plausibel. In der Praxis ist er nicht praktikabel:

            Mitarbeiter A erstellt ein Dokument für Mandant X und arbeitet darin, er ist Bearbeiter.

            Mitarbeiter B möchte das Dokument als Basis nehmen für seinen Mandanten Y und kopiert es hin zum Mandanten Y. Er kommt aber nicht dazu, die Bearbeitung zu beginnen. Das Dokument steht beim Mandanten Y herum und gerät in Vergessenheit. Mitarbeiter A ahnt von alledem nichts. Einige Wochen/Monate/Jahre später kommt Partner C des Weges daher und sieht ein merkwürdiges Dokument bei seinem Mandanten Y. Er ärgert sich darüber, dass es dort abgelegt wurde. Es hat überhaupt nichts mit seinem Mandanten zu tun. Er spricht Mitarbeiter A an, was es sollte, Dokumente für Mandant X unter dem Mandanten Y zu speichern. Mitarbeiter A ist ratlos. Er hat nichts gespeichert... Partner Y fragt sich, was mit Mitarbeiter A los ist...

            Jetzt könnten Sie sagen, das sei an den Haaren herbeigezogen und kommt nicht vor. Doch tut es. Natürlich nicht unbedingt in der Schärfe, aber grds. schon. Jetzt könnten Sie weiter sagen, dass hier Mitarbeiter sensibilisiert werden müssen, vielleicht auch die Vorlagenverwaltung sinnvoll genutzt werden soll und was weiß ich nicht alles.

            Stimmt.

            Aber schildern Sie mir doch bitte mal einen praktischen Fall für Ihren Ansatz. Ich kann mir keinen vorstellen. Ihr Ansatz macht keinen praktischen Sinn. Es ist ein theoretisches Exempel ohne praktisch sinnvollen Anwendungsfall.

            Immer dann, wenn ein Mensch etwas aktiv macht - auch eine Datei dupliziert und an anderer Stelle ablegt, ist er der Mensch der ganz offensichtlich zuständig ist: er hat sich ja irgendwas dabei gedacht. Wir reden hier nicht über Dateizugriffsrechte im Windows-Explorer, wir reden hier über Dokumentenmanangement in einer Kanzlei. Diesen Zuständigen nennt man den Bearbeiter. Es spricht nichts dagegen, manuell jemand anderen zum Zuständigen (= Bearbeiter) zu erklären. Aber manuell und nicht automatisch. Und das war der Ansatz der Dokumentenorganisation, welche uns weggenommen und durch die Dokumentenablage ersetzt worden ist.

            Verlagern wir den Fall doch mal ins Kopierer-Zeitalter. Mitarbeiter B nimmt sich aus der Mandantenakte X, für welchen Mitarbeiter A zuständig ist, eine Papiervorlage, kopiert sie am Kopierer und heftet sie für eigene Zwecke in seine Mandantenakte Y, um sie dort zu verwenden. Ihr Ansatz ist, dass Mitarbeiter A der Bearbeiter ist. Mitarbeiter A ist also zuständig für das Blatt Papier, das in der Akte Y heftet. Das ist absurd.

            Momentan ist es in den genannten Fällen schwierig, bei einer großen Zahl von Anwendern und Mandanten den Datenbestand in Ordnung zu halten.

            Sie sollten daher wieder zurückfinden zum Ansatz, den Sie selbst mit der Dokumentenorganisation verfolgt haben.

             

            Willi Müller 02.10.2015 13:33 Uhr

            Zitat von Gabriele Scheuering

            ..Ob der ursprüngliche Bearbeiter oder der "Kopierer" als Bearbeiter vorbelegt werden soll, darüber kann man geteilter Meinung sein. Unser Ansatz ist, dass der Bearbeiter=Ersteller - dann auch erst mal Bearbeiter vom kopierten Dokument ist, es wurde ja am Dokument selbst noch nichts geändert.

            ... also wirklich, haben Sie mit dem Programm schon einmal in der Praxis gearbeitet???

            Was macht der neue Bearbeiter beim Kopieren denn anderes, als das alte Dokument als Vorlage zu benutzen? Nach der von Ihnen geschilderten DATEV Logik müsste beim Erstellen eines Dokuments aus einer Vorlage immer der ursprüngliche Vorlagenersteller als Bearbeiter ausgewiesen werden. Nachdem die erste Anfrage zu dieser falschen Vorbelegung schon Monate her ist, hätte man doch nun sagen können: "Ja, stimmt, in der nächsten Version wird das geändert." Ist es bei der Datev verpönt, einen Sinneswandel einzugestehen - die Einstellung der Steuer PRO und Lohn PRO Programme wurde auch noch nicht offiziell bekanntgegeben...

            Schöne Grüße

            Willi Müller

             

            Horst Stöcker 07.10.2015 14:14 Uhr

            Dieses Thema und viele viele andere diskutiere ich mit der Fachabteilung seit die Dokablage auf dem Markt ist. Wenn man die Antworten von DATEV liest kann man nur noch den Kopf schütteln. Nur Theoretiker die keinerlei Bezug zur Praxis haben.
            Die Entwickler der alten Dokumentenorganisation scheinen alle in Rente gegangen zu sein oder haben vielleicht auch aus Verzweiflung über das miserable, kaum brauchbare Nachfolgeprodukt gekündigt.
            Es ist bis heute keine einzige Verbesserung in diesem Nachfolgeprodukt erkennbar.

            1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
            • 3. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
              willimüller Erfahrener

              Hallo Frau Scheuering,

              irgendjemand hat meine Frage als "vermutlich beantwortet" gekennzeichnet. Wie Sie sich vorstellen können, ist das nicht der Fall ;-)

              Können Sie dieses  "vermutlich beantwortet" bitte wieder entfernen? .

              Schöne Grüße

              Willi Müller

              • 4. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                Gelöschter Nutzer Beginner

                Frau Scheuering, wir werden bei unserem Kundenverantwortlichen im nächsten Gespräch darum bitten, dass DATEV den Ansatz ändert. Er ist ein Irrweg - vor Ihrer Antwort war ich von einem Bug ausgegangen. Die Gründe gegen diesen Ansatz hat Herr Müller erläutert und auch diverse Argumente oben gelistet, darunter auch meinen Beitrag aus dem letzten Jahr.

                 

                Ich kann verstehen, dass Sie das Thema nervt. Uns Anwender nervt es auch. Der Unterschied besteht darin, dass wir Anwender nicht nur genervt sind, wir leiden auch darunter, weil der eigentlich Verantworliche eines Dokuments nicht mehr identifizert werden kann. Die Dokorg hat aus gutem Grund einen anderen Ansatz verfolgt. Dass die Dokumentenablage, die wir uns nicht ausgesucht, sondern zwangsweise vor die Nase gesetzt bekommen haben, hier eine 180-Grad-Wende vollzogen hat und quasi "ist so und basta" die Devise ist, kann ich nicht akzeptieren.

                 

                Ich kann nur jedem Leser dieses Themas raten, aktiv zu werden: Kontakt zum Kundenverantwortlichen, auf das Thema verweisen! Druck machen. Und wenn das nicht hilft, der Vorstandsbrief. Wenn auch das nicht hilft, dann der Vertreterrat.

                 

                Schade, es müsste eigentlich auch möglich sein, konstruktiv mit einer solchen Thematik umzugehen. Das ist doch Kinderei!

                • 5. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                  gabrielescheuering DATEV-Mitarbeiter

                  Hallo Community,

                   

                  damit auch diejenigen, die den Ursprungsthread nicht lesen, den gleichen Kenntnisstand haben, nachfolgend der erste Teil der Antwort:

                   

                  "Wenn ein Dokument in der Dokumentenablage kopiert und wieder eingefügt wird, dann stehen Ihnen alle Eingabefelder wie bei der Neuablage zur Verfügung. Um Ihnen die Ablage zu erleichtern wird der Bearbeiter des Ursprungdokuments als Vorbelegung angeboten, es stehen Ihnen aber alle Mitarbeiter zur Auswahl."

                   

                  Wir haben diese Anforderung, den Bearbeiter beim Kopieren defaultmässig auf den Kopierenden umzustellen bereits in unserer Datenbank, hierfür haben sich 12 Kanzleien bei uns gemeldet, im letzten Jahr wurde diese Anforderung zweimal geäußert.

                   

                  Dennoch nehmen wir dieses Thema nochmal in unsere Weiterentwicklungsgespräche mit unserer Entwicklung auf. Um hierfür eine Lösung zu erreichen, müsste wohl ein weiteres Feld in die Dokumentenablage aufgenommen werden, zum Beispiel der „Autor“.

                   

                  Schönes Wochenende und

                  viele Grüße aus Nürnberg
                  Gabriele Scheuering
                  DATEV eG
                  Service Dokumentenmanagement

                  Geändert am 26.02.16 um 15:37 Uhr
                  • 6. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                    Gelöschter Nutzer Beginner

                    Wir haben diese Anforderung, den Bearbeiter beim Kopieren defaultmässig auf den Kopierenden umzustellen bereits in unserer Datenbank, hierfür haben sich 12 Kanzleien bei uns gemeldet, im letzten Jahr wurde diese Anforderung zweimal geäußert.

                     

                    Dennoch nehmen wir dieses Thema nochmal in unsere Weiterentwicklungsgespräche mit unserer Entwicklung auf. Um hierfür eine Lösung zu erreichen, müsste wohl ein weiteres Feld in die Dokumentenablage aufgenommen werden, zum Beispiel der „Autor“.

                    Frau Scheuering, danke für die neuerliche Antwort und die Mitteilung, wie oft Ihnen bisher diese Anforderung vorliegt. Ich hoffe, dass sich diese Zahl noch deutlich erhöht...

                     

                    Ein weiteres Feld sehe ich nicht als Lösung. Wir möchten wissen, wer das jeweilige Dokument bearbeitet. Uns interessiert dagegen nicht, wer irgendwann mal ein anderes Dokument, das als Vorlage gedient hat, erzeugt hat...

                     

                    Wir möchten einfach nur, dass als Bearbeiter eines Dokuments derjenige dort steht, der das Dokument bearbeitet und an der Stelle in der Dokumentenablage ablegt. Und nicht Mr. oder Mrs. X, der/die irgendwann einmal eine Kopie dieses Dokuments an völlig anderer Stelle verwendet und keine Ahnung hat, warum nun auf einmal beim Mandanten Z sein Dokument neu auftaucht, von dem er/sie beim besten Willen keine Ahnung hat, warum es dort ist. So wie Sie es bei der Dokumentenorganisation 10 Jahre plus X auch gehandhabt haben.

                    Geändert am 29.02.16 um 12:02 Uhr
                    • 7. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                      willimüller Erfahrener

                      Hallo Frau Scheuering,

                      wenn die Datev so gerne die Zahl von Wünschen nutzt, um Softwareänderungen zu begründen: Gibt es einen einzigen Wunsch zur DokOrg, in dem jemand gewünscht hat, dass nicht der aktuelle Bearbeiter, sondern der ursprüngliche Ersteller der Vorlage als Bearbeiter ausgewiesen wird? Und wen es keinen Wunsch gibt: Warum hat die Datev das dann nach eigenem "Gutdünken" verändert und verteidigt diese Änderung nun so energisch?

                      Schöne Grüße

                      Willi Müller

                      • 8. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                        willimüller Erfahrener

                        Hallo Frau Scheuering,

                        weil ich mich gerade mal wieder ärgere, da ich nicht sehen kann, wer ein Dokument wirklich angelegt hat und bei der Änderung der Kennung auch alle deaktiven ehemaligen Mitarbeiter angezeigt bekomme: Wann wird endlich:

                        1) beim Neuanlegen eines Dokuments durch Kopieren wieder wie früher der aktuelle Benutzer auch als Benutzer des Dokuments gespeichert?

                        2) Wann werden beim Auswahldialog nur noch die aktiven Mitarbeiter angezeigt?

                        Schöne Grüße

                        Willi Müller

                        • 9. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                          willimüller Erfahrener

                          Hallo Datev,

                          falls Frau Scheuering nicht mehr zuständig sein sollte, wäre es nett, wenn jemand von der Datev "aus der Deckung" käme und zugibt, dass es keine einzige Anforderung dafür gab, die Logik "angemeldeter Nutzer ist auch Ersteller des neuen Dokuments und eben nicht der ursprünglicher Ersteller der Kopiervorlage" abzuschaffen.

                          Das ist wirklich ein Ärgernis - und wenn ich dann beim Auswahldialog immer noch die alten, längst als inaktiv gesetzten Mitarbeiter angezeigt bekomme, frage ich mich, wer eigentlich warum welche Prioritäten bei der Datev setzt!

                          Ärgerliche Grüße

                          Willi Müller

                          • 10. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                            gabrielescheuering DATEV-Mitarbeiter

                            Hallo Herr Müller,

                             

                            wie bereits geschrieben, nehmen wir diese Anforderung nochmal in unsere Weiterentwicklungsgespräche mit unserer Entwicklung auf. Bis zu einer Entscheidung, wie hier weiter vorgegangen wird,  bitten wir Sie um Geduld.

                             

                            Viele Grüße aus Nürnberg
                            Gabriele Scheuering
                            DATEV eG
                            Service Dokumentenmanagement

                            • 11. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                              willimüller Erfahrener

                              Hallo Frau Scheuering,

                              ist hier schon etwas passiert?

                              Wenn nein, starten Sie doch bitte mal eine Umfrage unter Ihren Kunden, wie oft es bei einer Neuanlage eines Dokuments durch Kopieren eines alten Dokuments vorkommt, dass der aktuelle Ersteller nicht in Erscheinung treten möchte, sondern der Ersteller des alten Dokuments genannt werden soll (m.E. unter 0,01 %).

                              Das nervt furchtbar, da - wenn ich übersehen habe, dass ein Mitarbeiter als Autor des alten Dokuments hinterlegt war, dieses Dokument unter meinen Dokumenten nicht angezeigt wird.

                              Schöne Grüße

                              Willi Müller

                              • 12. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                                andreashofmeister Fachmann

                                Wir schreiben lieber neu als Dokumente zu kopieren.

                                Wenn Kopie, dann innerhalb eines Mitarbeiters.

                                 

                                Neuschreiben und Inhalt des anderen (Originals) kopieren.

                                 

                                Kommt selten vor.

                                 

                                Gibt m.E. wichtigeres in der DokAblage als diese Anforderung, z.B. vernünftiges Bereitstellen von Datenbeständen für Laptops ohne große manuelle Arbeit.

                                 

                                MfG

                                A. Hofmeister

                                • 13. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                                  willimüller Erfahrener

                                  Hallo Herr Hofmeister,

                                  wie Sie als intensiver Nutzer der Newsgroup sicher schon festgestellt haben, gibt es bei den Datev Anwendern viele Wege, die nach Rom führen. Bei uns werden geschätzt mehr als 50% der word/excel Dokumente durch Kopien eines alten Dokuments erzeugt (da z.B. keine Rechnungsschreibung über EO). Auch in Ihrer Kanzlei würde mein Wunsch (Rückkehr zum DokOrg Verhalten) ja nicht schaden. Nehmen Sie es mir nicht übel, aber insofern ist Ihr Beitrag wenig hilfreich.

                                  Schöne Grüße

                                  Willi Müller

                                  • 14. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                                    andreashofmeister Fachmann

                                    Guten Morgen Herr Müller,

                                     

                                    hilfreich muss er nicht sein. Nur belegen, dass es auch eine andere Sicht gibt.

                                     

                                    Aber eine Quote von 50% muss ich für uns klar widerlegen. Aber das ist,  denke ich mal,  bei Ihnen auch der nicht genutzten Rechnungsschreibung geschuldet? Da ist es natürlich notwendig, zu kopieren. Leider haben Sie das eingangs nicht erwähnt.

                                     

                                    Vielleicht sollte man da mal ansetzen, um diese Lästigkeiten zu minimieren?

                                     

                                    MFG

                                    A. Hofmeister

                                    • 15. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                                      willimüller Erfahrener

                                      Hallo Herr Hofmeister,

                                      vielen Dank, aber Hilfestellung für meine Kanzleiorganisation benötige ich nicht.

                                      Ich verstehe nicht, warum Sie diese Fragestellung so aufblähen, wenn nach sieben Monaten nach dem Stand der Überlegungen gefragt wird.

                                      Die Argumente sind oben alle genant; also lassen Sie die Datev bitte nachdenken.

                                       

                                      Freundliche Grüße

                                      Willi Müller

                                      • 16. Re: Dokumentenablage: Dokumenteninformation durch Kopieren eines alten Dokuments
                                        andreashofmeister Fachmann

                                        Zitat Frau Scheuring vom 13.6.2016:

                                        "Hallo Herr Müller,

                                        wie bereits geschrieben, nehmen wir diese Anforderung nochmal in unsere Weiterentwicklungsgespräche mit unserer Entwicklung auf. Bis zu einer Entscheidung, wie hier weiter vorgegangen wird,  bitten wir Sie um Geduld.

                                        Viele Grüße aus Nürnberg
                                        Gabriele Scheuering
                                        DATEV eG
                                        Service Dokumentenmanagement"

                                         

                                        Eine Abfrage dazu scheint und schien DATEV auch in den Panel-Umfrage nicht für nötig zu erachten. Oder scheint das immer noch zu prüfen, wie Frau Scheuring mitgeteilt hat.

                                        Zumindest war dieser Punkt in den bisherigen Panel-Umfragen (wurden ja ziemlich viele in den letzten Monaten des Jahres 2016 durchgeführt) nicht aufgeführt.

                                         

                                        MfG

                                        A. Hofmeister