Ablage Muster-Unterlagen in Datev?

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Wie und wo legen Sie Vorlagen für Arbeitspapiere ab? Vollständigkeitserklärung, AGb, Musterverträge... In Datev unter der Mandantennummer der Kanzlei oder im Windows Explorer? Was sonst noch unter der Kanzleimandantennummer abgelegt wird soll ja nicht immer jeder sehen.

Für Anregungen und Ideen wie Sie das lösen bin ich schon gespannt.

Mit freundlichen Grüßen

Michael Blieninger,

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Wir haben einige Vorlagen (Vollmacht, Vollständigkeitserklärung) in der Vorlagenverwaltung. Dann werden diese direkt mit den Mandantenstammdaten bestückt. Funktioniert in die meisten Fällen reibungslos.

Gruß

Chr.Ockenfels

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Hallo Herr Blieninger,

Vorlagen, die auch jeweils für Mandanten genutzt werden, sind in der Vorlagenverwaltung hinterlegt. Für kanzleiweite Informationen / Fachliteratur etc. ist extra ein weiterer Mandant angelegt. So gibt es keine Probleme mit der Vertraulichkeit des eigentlichen Kanzlei-Mandanten.

Viele Grüße

Sven Ehlers

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Die Vorlagenverwaltung nutzen wir ebenfalls für Dokumente, welche direkt mit Stammdaten bestückt werden.

Die Idee mit einem neuen Mandant hatten wir ebenfalls. Vermutlich werden wir das dann auch so machen.

Vielen Dank!

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Hallo Herr Blieninger,

da wir die Vorlagenverwaltung eher spärlich nutzen, kommt bei uns auch seit geraumer Zeit ein sog. Kanzleimandant in den Einsatz. Dort werden, in entsprechenden Register, Vorlagendokumente hinterlegt.

Mit c/p erfolgt dann die Ablage im Zielmandanten und die weitere Bearbeitung. Sofern es sich um jährlich wiederkehrende Dokumente handelt, kopieren wir das Dokument innerhalb der Dokumentenverwaltung und fügen es in der derselben wieder ein, womit es dann ganz "oben" erscheint; selbstredend erfolgt die Anpassung von Eigenschaften.

Nun werden die Änderungen gegenüber dem Vorjahr manuell eingetragen und das Dokument fertiggestellt. Dieses "manuelle" Arbeiten ist durchaus beabsichtigt.

Wir nutzen die Vorlagenverwaltung auch, aber nicht generell.

Ein gesunder Nutzungsmix ist wohl auch hier die beste Entscheidung.

Gruß Ralph Maier

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Da wir DMS und Eigenorganisation comfort nutzen haben wir einen eigenen Mandanten mit einem eigenen entsprechenden Auftrag in DMS und Eigenorganisation comfort angelegt.  Vorlagen und Muster werden zu diesem Mandanten mit dem Auftrag Vorlage/Muster im DMS gespeichert. Hier erfolgt die Ablage so, dass nur bestimmte Benutzer im DMS berechtigt sind die Vorlage / Muster zu verändern. Alle anderen Benutzer rufen die Vorlage aus der Trefferliste zu diesem Mandanten / Auftrag auf und sind dann gezwungen mittels der Funktion "neu in DATEV-DMS speichern" die Vorlage / Muster zum jeweiligen Mandanten zu speichern.

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Hallo Herr Blieninger,

auch wir haben einen 2. Kanzleimandaten für diese Vorlagen, welche zwar von allen gelesen werden dürfen, aber nicht verändert. Dies haben wir über DMS und die Zugriffslisten eingerichtet. So haben wir uns auch unsere eigene Schulungsdatenbank in dem Mandanten hinterlegt und über die Volltextsuche findet man die Sachen ganz schnell die man benötigt. Übersichtlicher als Lexinform.

Die Vorlagen welche mit Stammdaten gefüllt werden sollen, werden natürlich über die Vorlagenverwaltung hinterlegt.

Gruß Daniel Thamm

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Hallo Herr Thamm,

vielen Dank für Ihre Antwort. So in etwa habe ich mir das auch vorgestellt. Die Vorlagenverwaltung nutzen wir bereits auf diesem Weg.

Was mich bei Ihrer Antwort neugierig gemacht hat ist die Schulungsdatenbank. Was genau kann ich mir darunter vorstellen?

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Ganz einfach, wir legen alle Schulungsunterlagen von jedem besuchten Seminar oder auch andere relevante Unterlagen, BMF-Schreiben, usw. in DMS als PDF ab. Da wir die Volltextsuche von DMS mit OCR-Kennung haben, können wir so nach allem suchen was in den Dokumenten steht und mit einer guten Verschlagwortung kann man sich super seine eigene kleine "Schulungsdatenbank" aufbauen. Wir haben den Ordner Schulung, dann verschiedene Register und mit dem Betreff entsprechend finden die Mitarbeiter meist schneller etwas wie in LEXINFORM oder Haufe oder ähnliches.