Hallo zusammen!
Es ist ja bekannt, dass ab 01.01.2018 und ab VAZ 2017 die Belegvorlagepflicht durch die Belegvorhaltepflicht abgelöst wird. Die Empfehlungen lauten auch, die Belege nicht mehr mitzuschicken, um ein Aussteuern auf personelle Bearbeitung zu vermeiden.
Mir geht es jetzt mal nicht um den ganzen Sendevorgang an sich und die ggf. abzuwendende Haftungsrisiken bei der Authentifizierten Erklärung. Dazu gibt es hier schon andere Diskussionen und das Problem scheint noch nicht endgültig geklärt zu sein.
Mich würde brennend interessieren, wie die Kollegen Gedenken, dieses in der Praxis umzusetzen. Auch speziell die, die diese Handhabung vielleicht schon vorher praktizierten.
Wir haben DMS im Einsatz und scannen in der Regel nach der Erstellung den ganzen Ordner ein. D.h. in den Unterlagen bei uns in der digitalen Ablage sind sowohl Belege, die wir vorher ans FA geschickt haben als auch Arbeitspapiere enthalten und dies meist gemischt. Jeder MA macht das etwas anders, so, wie er sich am besten zurecht findet.
Wenn jetzt die Belege nicht mehr mitgeschickt werden sollen, sondern nur noch vorgehalten werden müssen, wie sollte man das in der Praxis am besten handhaben?
1. Wenn wir die Belege bei Anforderung nur aus DMS ausdrucken und schicken, müssten wir vorher wieder aussortieren nach Belege und Arbeitspapiere ODER wir müssen von vorneherein anders einscannen, getrennt nach Arbeitspapieren und Belegen für das FA
2. wenn wir das machen, haben wir aber keine Originale mehr, sondern nur den Ausdruck aus unserem System. Wird das dann anerkannt?
3. wenn wir die Belege einscannen und trotzdem die Belege, die bisher an das Finanzamt gingen, im Original vorhalten widerspricht das irgendwie der Idee des papierlosen Büros und braucht auch wieder eine eigene Logistik für die Mandanten und Platz, wo diese Unterlagen in der Zwischenzeit gelagt oder archiviert werden.
4. Wenn wir die Belege wie bisher fertig machen und statt an das FA schicken, dem Mandanten übergeben, mit dem Hinweis, dass er es aufbewahren soll für etwaige Nachfragen oder Anforderungen, müssen wir erstens dem Mandanten erklären, warum ein Teil elektronisch geschickt wird, der Rest aber nicht. Sofern nachfragen kommen, müssen wir ihm verklicken, welche Belege wir darauf brauchen (denn wahrscheinlich werden nicht immer pauschal alle angefordert werden) und das wird zu Chaos führen. Zudem wissen wir dann unter Umständen nicht, welche Belege er vor sich hat und wir laufen auch Gefahr, dass die Belege "verschwinden"
5. wer in einem solchen Fall haftet will ich erst gar nicht beleuchten.
Wir überlegen wirklich, wie wir das in der Praxis am besten machen wollen, dass für alle Seiten was rauskommt, mit dem man leben kann. Im Herbst 2018 soll ja frühestens eine Möglichkeit kommen, Belege digital an das FA zu senden, zumindest peilt die DATEV das an, und die FA müssten mitziehen. Aber bis das soweit ist muss eine Praktierlösung her.
Bitte Vorschläge und Diskussionen wie damit umgegangen wird. Oder hat sich noch keiner Gedanken gemacht? Ich gebe zu, wir sind auch spät dran, aber irgendwie habe ich bis jetzt keine superidee.
Alt ist man erst, wenn man vom Nießen Hexenschuss bekommt!
KOB
