ReWe Vorerfassung in Unternehmen Online - Erfahrungen?

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Hallo in die Runde,

ich habe einen Mandanten, der bisher Unternehmen Online zum Belege scannen und für den Zahlungsverkehr nutzt. Wir buchen. Er möchte nun (um Kosten zu sparen) dahin übergehen, die Buchungsvorerfassung in Unternehmen Online zu nutzen und hat einen Buchführungsmitarbeiter eingestellt, der im Prinzip die laufende Buchungsarbeit als Selbstbucher übernehmen soll. Hierzu soll die Buchungsvorerfassung in Unternehmen Online verwendet werden. Wir würden die Belege und die vorerfassten Buchungen importieren, die Anlagenbuchführung pflegen, Monatsabschlussbuchungen und Plausi-Checks machen sowie das Reporting an den Vorstand übernehmen.

Da wir ansonsten keinen Mandanten haben, der diese Vorerfassung nutzt, würde ich gerne wissen, ob jemand Erfahrungswerte damit hat und wie das praktisch funktioniert. Es ist ja eine richtige Buchungszeile, die dort zur Verfügung gestellt wird. Also im Prinzip kann der Mdt den vollständigen Buchungssatz erfassen. Wie muss ich mir die Verknüpfung mit dem gescannten Beleg vorstellen? Soweit ich es erkennen kann, erfolgt das nicht im Rahmen dieser Buchungsvorerfassung. Muss ich mir vorstellen, dass wir nachher einen Wust an Belegbildern einzeln den vorerfassten Buchungen zusortieren müssen? Das stelle ich mir wenig praktikabel vor...

Viele Grüße

Anna Schmidt

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Geht das nicht über den erweiterten Modus von Unternehmen Online? Da kann man sich ja durch die Belege klicken, vorbereiten, dem StB zur Verfügung stellen und dieser ruft aus REWE dann via Buchungsstapel alle Daten einfach ab.

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Ja, stimmt soweit. Nur scheint es mir so zu sein, dass beides (Belege und Buchungsprimanoten) separat voneinander abgerufen werden, also unverknüpft. Ich hätte also (in meiner Vorstellung)

a) Primanoten und

b) unverknüpfte Belegscans

Wie also kommt der einzelne gescannte Beleg schlussendlich an den betreffenden Buchungssatz? Wenn wir das alles manuell tun müssten, wäre das doch ziemlich viel Nachbearbeitungsaufwand, da es hier um ein hohes Belegvolumen geht.

Ich meine gelesen zu haben, dass der Mandant selbst beim vorerfassen (buchen) keine Verknüpfung zum Belegscan herstellen kann.

Aber vielleicht ist es in der Praxis nicht so, wie ich mir das vorstelle...?

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Hallo Frau Schmidt,

DATEV Unternehmen online ist keine Buchführungssoftware.

Es kann maximal wie Herr Bohle bereits geschrieben hat der Beleg vorerfasst werden. Dieser muss dann aber zwingend in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen von Ihnen als Buchungsvorschlag verarbeitete werden. Der Mandant hat hier aber, je nach eingestellter Erfassungsmaske die Möglichkeit die Konten, Kostenstelle, Ware/Leistung als Ersatz für den Buchungstext, Steuerschlüssel, Aufteilung etc. zu erfassen. Die Erfassung beschränkt sich aber nur auf Belege, eine Erfassung der Geldkonten (außer Kassenbuch) ist in Unternehmen online nicht möglich. Sonstige Buchungen (Abgrenzungen, Privat, etc.) sind auch nicht möglich.

Aus Ihrem Beitrag schließe ich, dass Sie derzeit die Rechnungswesen Vorerfassung nutzen. Diese erfolgt grundsätzlich ohne Beleg, da es sich hier lediglich um die Ablösung von Nesy handelt.

ich hoffe das schafft ein bisschen Klarheit 🙂

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Das heißt, dass das Mandat, wenn es selber buchen soll, mindestens Rechnungswesen compact / Mittelstand Faktura compact braucht. Dann kann es selber buchen, muss aber DATEV komplett auf dem PC / Server installieren. Dann kann das Mandat dem StB die Buchungen übers RZ schicken und der kann auf Grundlage dessen den JA erstellen.

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Ja. Wobei die Rechnungswesen compact Versionen kann ich nicht empfehlen. Da funktioniert weder DATEV Unternehmen online noch elektronisches Bank buchen.

Wenn der Mandant die Buchhaltung selbst erstellen oder umfangreich vorbereiten möchte, würde ich Ihn immer auch die Umsatzsteuervoranmeldung machen lassen. Hier bieten sich dann auch Lösungen mit einer guten DATEV Schnittstelle an, zB der Buchhaltungsbutler. DATEV fehlt einfach eine kleine Buchhaltungslösung mit einer einfachen Inbetriebnahme.

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Von der Variante Rechnungswesen compact / Mittelstand Faktura compact im EInsatz beim Mdt hatten wir abgesehen, weil wir dann die gescannten Belege nicht zu Gesicht kriegen (die hängen lt. DATEV alle auf der Unterberaternummer und können wohl nich übertragen werden). Da wir monatliche Plausi-Checks, Abschlussbuchungen und Auswertungen fahren wollen, würden wir das nicht gerne auf Basis einer "black box" machen wollen, also ohne Belege gesehen zu haben. Deswegen finde ich das in dieser Konstellation nicht besonders praktikabel. Abgesehen von dem Schulungsaufwand für den selbstbuchenden Mandanten auf die DATEV-Programme...

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Im Unternehmen online haben Sie auch Zugriff auf die Bestände, die unter den Unterberaternummern Ihrer Mandanten angelegt wurden. Wir haben bei den Konzernmandanten/Selbstbuchern grundsätzlich immer den Unternehmen online Bestand unter der Unterberaternummer (auch den Rewe-Bestand). Kann mir aber vorstellen, dass DATEV meinte, dass Sie die Ablage der Dokumente vor Ort in der Dokumentenablage meinten, die wird mein eich bei Mittelstand Faktura mit ausgeliefert.

Abschlussbuchungen und Plausi-Checks können Sie nachdem Sie sich die Daten geholt haben (entweder über Bestandsaustausch oder RZ-Übermittlung) auch unter der Unterberaternummer durchführen.

[#9 · Accepted solution]

Hallo Frau Schmidt,

hinsichtlich Rechnungswesen Vorerfassung online ("Buchungserfassung online") haben Sie Recht - hier bestehen keine Verbindungen zu Belegen in DATEV Unternehmen online. Es handelt sich um ein reines Vorerfassungssystem, zwar gibt es auch einige Auswertungen, insgesamt ist es aber nicht vergleichbar mit den gewohnten Buchführungsauswertungen.

Wenn im Unternehmen selbst gebucht werden soll, würde ich DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen empfehlen. Der Funktionsumfang entspricht im Wesentlichen dem Buchführungsteil von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen - also insbesondere in Ihrem Fall das Buchen digitaler Belege und auch die Nutzung von Buchungsvorschlägen.

Wie bereits erläutert, ist hinsichtlich der Unterberaternummer nur wichtig, dass Sie ggf. Ihren Kanzleibestand auf die gleiche Nummer umändern (alternativ: Mandant nutzt Kanzlei-Beraternummer).

Der Datenaustausch kann in Abhängigkeit der Organisation ("Wer macht was?") komfortabel über das DATEV-Rechenzentrum erfolgen. Details hierzu finden Sie hier:  Rechnungswesen-Daten zwischen Mandant und Kanzlei austauschen

Einen Überblick zur DATEV-Lösung kann man sich übrigens ganz gut im Testcenter online www.datev.de/testcenter verschaffen

Viele Grüße

Christian Wielgoß