Mail upload - Belegfreigabe

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Hallo,
grundsätzlich wird empfohlen nur geprüfte Belege per Mail - Upload in Unterhemden Online hochzuladen. In  Unternehmen mit zentraler oder auch dezentralem Posteingang kann es aber notwendig sein, dass zunächst alle Belege per Upload Mail hochgeladen werden als "noch freizugebende Belege" und anschließend zur Freigabe an Mitarbeiter verteilt werden  sollen. Damit hat man einen Überblick über alle eingegangenen Belege, praktisch ein digitalisiertes Rechnungseingangsbuch. Wie ist da die Einrichtung zu gestalten ? wie kommen die Upload - Mail Anhänge in die Belegart "noch freizugebende Belege", damit diese weiterverteilt werden können ? Sorry für die Frage, ich kommen aus einer anderen Softwarewelt.

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Sobald die Belegfreigabe online der DATEV aktiv ist, landen alle Belege, die man hochlädt (auch via Upload Mail) zu erst in der Belegfreigabe online und können dort dann Mitarbeitern zugewiesen werden. Genau das Szenario, was Du beschreibst. 

Wo genau ist das Problem?  

Erfüllt die DATEV Belegfreigabe online Eure Anforderungen oder macht es nicht mehr Sinn auf flowwer zu setzen, die das Ganze ein bisschen smarter gestaltet haben?

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Danke, so habe ich mir das auch vorgestellt.
Dann muss als Belegart für den Upload die Belegart für die Belegfreigabe
eingerichtet werden, oder ?
Das wäre logisch für mich.

Danke für die Hilfe !!

[#4 · Accepted solution]

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@Peff schrieb:

Dann muss als Belegart für den Upload die Belegart für die Belegfreigabe
eingerichtet werden, oder ?

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Ja, standardmäßig werden in der Belegfreigabe online alle Belege mit Belegtyp Rechnungseingang angezeigt. Man kann sich aber nach Belieben (afaik) weitere in Belege online anlegen, denen eine E-Mail Adresse geben und diesen Belegtypen auch in der Belegfreigabe online anzeigen lassen.  

flowwer gibt aber gleich frei definierbare Freigabeprozesse vor und diese Prozesse sind ebenfalls via E-Mail erreichbar. Dann muss man nicht jeden Beleg von Hand den immer gleichen Personen (wobei aktuell noch Medien) zuweisen. Das können auch Bots 😜. Falls es also Personen mit mehr als 1 SmartCard / SmartLogin gibt, ist das eher gut Glück, wo die Belege freizugeben sind. Ich habe z.B. 2 SmartLogins: iPhone und iPad. Das ist so in der Belegfreigabe nicht erkenntlich und wenn man nur die SmartCard alleinig auswählen kann, steht man am iPad / iPhone blöd da. 

DATEV hat mit der Belegfreigabe online den analogen Prozess digitalisiert. Mehr nicht. Mehrwerte und Automatismen gibt es keine. flowwer hat die Freigabe digital transformiert und völlig neu gedacht. Das schafft Mehrwerte (Bagatellgrenze, Nominierung, ...). 

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Naja besser wie nichts. Ich kenne das aus anderen Systemen, wo mit dem ERP zusammen und dem Bestellprozess automatische Buchungen ohne Beeinflussung von außen automatisch freigegeben werden. Der Rest an manuellen und abgewiesenen Belegen werden dann nach Betrag und Art an Einzelpersonen oder Gruppen zur Freigabe versandt. Nach 3 Tagen Erinnerungsfunktion und nach 7 Tagen Nachfragen. Und das sogar in einem mehrstufigen Prozeß je nach Rechnungswert.
Es wurde mal versucht einen Hubschrauber zu ordern, das misslang natürlich.
Aber es dauert sicher nach ein paar Jahre. 

Aber Danke für die Tipps, die helfen mir als Datev-Neuling die Vorgehensweisen zu verstehen.

[#6 · Accepted solution]

@metalposaunist schrieb:

Ja, standardmäßig werden in der Belegfreigabe online alle Belege mit Belegtyp Rechnungseingang angezeigt.

Eine kleine Anmerkung dazu:

Bei der Einrichtung der Anwendung Belegfreigabe steuern Sie durch die Auswahl der Belegtypen, welche Belege in DATEV Belegfreigabe online geprüft und freigegeben werden. Der Belegtyp Rechnungseingang ist nicht standardmäßig vorbelegt. 

Weitere Informationen dazu:  DATEV Belegfreigabe online - Belegtypen wählen 

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In diesem Zusammenhang fällt auf, das die Heftung im Bereich Belegfreigabe eine wichtige Funktion darstellen würde, um z. B. Lieferscheine und Bestellungen als Bestandteil des Prüfungsvorganges bei der Belegfreigabe zusammenzufügen.
Ein wichtiger Aspekt, der auch im Rahmen der GOB eine Rolle spielen könnte.
Wenn das erst in der weiteren Verarbeitung passieren kann, sind die Rollen in der Organisation nicht korrekt verteilt.

Das führt zu einem weiteren Arbeitsschritt , der an einer anderen Stelle von einer anderen Person durchgeführt werden müsste. Damit ist der Fehlerfall vorprogrammiert.

[#8 · Accepted solution]

Hat FLOWWER auch bedacht 😍 und man kann neben der automatisch zugegangen Rechnung via E-Mail manuell einen Lieferschein hochladen, damit der Zuständige das ordentlich prüfen kann. 

Onboarding zur digitalen Rechnungsfreigabe - die ersten Schritte mit FLOWWER

Wenn das wichtig ist: Bis das Heften in DATEV wieder klappt, könnte es noch Monate dauern. 

Und: flowwer ist unabhängig von SmartCard / SmartLogin. 

@Peff: Bist Du Unternehmer? Wenn ja, dann kann man auch nicht ohne StB neue Benutzer hinzufügen. Denn: Auch wenn Mandanten aka ggf. Du selbst bei DATEV bestellen können und auch ein SmartLogin, muss man auf die Lieferung der DATEV warten (ein paar Tage), weil die SmartLogin Administration, aus der man sich die 2 Codes online direkt ziehen kann, StB only ist. Und ist der StB bzw. die Person beim StB mal nicht greifbar, muss man warten. Und dann hat man Murphy vor der Tür. 

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Hallo metalposaunist,
als Neuling bist Du für mich eine sehr hilfreich Quelle.

Wenn das wichtig ist: Bis das Heften in DATEV wieder klappt, könnte es noch Monate dauern. 

Bedeutet das etwa, dass das Heften nicht nur in der Belegfreigabe nicht funktioniert mit dem Heften ?

Ich habe das Phänomen, das plötzlich in Unternehmen Online in der Anwendung Belege, das Heften nicht mehr geht.
Ich dachte nur in der Belegfreigabe würde das nicht funktionieren, was an sich schon nicht hilfreich ist.
Jetzt habe ich das Phänomen unter der Anwendung Belege, das Heften nach bei einfach hochgeladenen Belegen auch nicht mehr funktioniert. Das kann doch nicht sein, die Belegfreigabe ist nur zum Test und einrichten aktiviert.

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@Peff schrieb:

Bedeutet das etwa, dass das Heften nicht nur in der Belegfreigabe nicht funktioniert mit dem Heften ?

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Korrekt. Das Heften geht auch im DUO und auch bis ins REWE beim Buchen nicht mehr. Das Heften in der Belegfreigabe online war technisch bisher noch nie möglich; und in DUO/REWE wird es durch die Aktivierung unterbunden, obwohl es bis davor technisch möglich war. 

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@Peff schrieb:

Das kann doch nicht sein, die Belegfreigabe ist nur zum Test und einrichten aktiviert.

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Doch, kann sein. Lässt sich nichts dran drehen. Zum Testen müsste man das Ganze dann an einem Testmandat aktivieren - also zu 100% am echten Livesystem vorbei. 

Vielleicht doch flowwer? 😇

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Seit ein paar Tagen habe ich auch die Belegfreigabe online.

Nun eine Frage dazu, wenn ich den Belegtyp Rechnungseingang wähle, dann werden ja ALLE Eingangsrechnungen zum freigeben  dort geladen. 

Geht es auch, dass ich nur ein paar Rechnungen manuell zum freigeben dort hochlade? Wiederkehrende, immer gleiche Rechnungen müssen ja nicht erst den Freigabeprozess durchlaufen, sondern können gleich gebucht werden.

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@-Kila- schrieb:

Geht es auch, dass ich nur ein paar Rechnungen manuell zum freigeben dort hochlade?

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Nein. Dann brauchst Du einen neuen Belegtyp "Rechnung manuell" (oder ähnlich) mit Rechnungskreis Rechnungseingang und kannst dann anhand des Belegtyps unterteilen, welche Rechnung freigegeben werden muss/soll und welche nicht.  

Mit der comfort Version hast du nochmal mehr Möglichkeiten wie eine Bagatellgrenze, die alle Rechnungen mit Betrag < selbst definierten X automatisch freigibt. 

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@-Kila- schrieb:

Wiederkehrende, immer gleiche Rechnungen müssen ja nicht erst den Freigabeprozess durchlaufen, sondern können gleich gebucht werden.

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Das kannst Du mit Exchange online Regeln dann abbilden. Möchtest Du die Standardrechnung der Telekom nicht mehr prüfen und kann man die se E-Mail eindeutig identifizieren, sagst Du: wenn Absender X und Betreff Y und im Text steht Kundennummer Z, dann leite an die Upload Mail Adresse A weiter. Der Rest geht auf B und damit in die Belegfreigabe. 

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Vielen Dank, dann muss ich mich damit nochmal ganz genau auseinandersetzen, da geht ja noch einiges. Ich habe die comfort Version.

Die Anlage eines neues Belegtyps muss ich dann auch erstmal mit dem Steuerberater abklären, er sollte zumindest darüber Bescheid wissen.

Mailadresse A und Mailadresse B....großes Fragzeichen. Ich habe doch nur eine Mailadresse von Datev, wo die Rechnungen automatisch hochgeladen werden. Oder stehe ich gerade völlig auf dem Schlauch?

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@-Kila- schrieb:

Die Anlage eines neues Belegtyps muss ich dann auch erstmal mit dem Steuerberater abklären, er sollte zumindest darüber Bescheid wissen.

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Yes! Und er sollte beim Buchen auch den Belegtyp dann wechseln, weil Belege einmal auf diesen Belegtyp verbucht nicht mehr gelöscht und ausgeblendet werden können. Es können maximal 98 angelegt werden. Den Belegtyp nach Festschreibung der Buchungen in DUO ändern: nicht möglich. Erst mittels Generalumkehr in Rechnungswesen, worauf allerdings Prüfer exakt(er) achten.  

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@-Kila- schrieb:

Oder stehe ich gerade völlig auf dem Schlauch?

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Jeder Belegtyp kann seine eigene E-Mail Adresse bekommen. Man muss sie nur anlegen. Es kann daher mehr als 1 E-Mail Adresse für den Rechnungseingang geben, je nach dem wie man sich digital organsiert.