Kassenbuch online in Verbindung mit Upload mobil (+ zukünftig ersetzendes Scannen)

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Liebe Community,

ich habe das Forum gerade rauf und runter nach einem passenden Thread durchsucht, bin aber leider nicht richtig fündig geworden. 

Ich habe zwei Fragen, die mehrere Themenbereiche berühren:

1. Muss ein Kassenbuch zwingend handschriftlich geführt werden oder kann man bei der direkten Erfassung von Belegen im Kassenbuch online darauf verzichten, jeden Monat ein Kassenblatt von Hand auszufüllen? 

Meine Ansprechpartnerin beim Steuerberater, die monatlich unsere Buchhaltung macht, konnte mir dazu bisher nichts sagen, da wir anscheinend als einziger Mandant überhaupt eine Bürokasse verwenden...

2. Die Belege, die über die Kasse abgerechnet werden, haben wir bisher immer kopiert, die Belegnummer handschriftlich auf der Kopie vermerkt sowie ggf. dazugeschrieben, wann der Betrag ausgezahlt wurde und schließlich eingescannt und das Original zusammen mit der Kopie abgelegt.

Diese Belege würden wir gerne zukünftig über die App Upload mobil fotografieren und in DUO übertragen. Müssen/dürfen wir in dem Fall die Belegnummer + weitere Infos direkt auf den Beleg schreiben?

Hintergrund: Die Papierbelege sollen zukünftig nach der Verarbeitung vernichtet werden (Stichwort ersetzendes Scannen). Damit die Verfahrensdoku nicht zu kompliziert ausfallen muss, versuchen wir gerade unnötige Zwischenschritte auszuschalten und unsere Prozesse zu vereinfachen.

Vielleicht gibt es hier ja Mitglieder, die ähnliche Abläufe haben und bereits Erfahrungen sammeln konnten mit dem ersetzenden Scannen oder zumindest zum Führen eines elektronischen Kassenbuches etwas sagen können. 

Ich freue mich sehr auf Ihre Antworten. 

Vielen Dank und viele Grüße

Sturm

[#2 · Accepted solution]

Hallo Frau/Herr Sturm,

1. Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben im DUO-Kassenbuch reicht selbstverständlich aus, wenn diese täglich festgeschrieben werden. Den Grund für ein zusätzlich handgeschriebenes Kassenblatt kann ich nicht erkennen, es sei denn, Sie führen eine offene Ladenkasse. Hierzu benötigen Sie zwingend die retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen (Kassenbericht). Eine digitale Erfassung mit Festschreibung ist mir aber nicht bekannt.

2. Den Belegablauf mit den Kopien habe ich nicht nachvollziehen können. Wenn Sie die Originale scannen, mit der App hochladen und dann bei der Erfassung des Kassenblatts in DUO verknüpfen, dann reicht das aus. Und im Rahmen dessen, wie Sie bisher auf Papierbelegen Anmerkungen anbringen konnten, können Sie das auch zukünftig tun oder aber die Notizfunktion in DUO nutzen.

3. Ersetzendes Scannen geht natürlich nur mit der Verfahrensdokumentation, aber das haben Sie ja bereits geschrieben.

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Hallo Herr Kramer,

herzlichen Dank für Ihre Antwort. 

Zu 1. habe ich heute Morgen vom Steuerberater auch endlich eine Rückmeldung erhalten, die sich mit Ihrer Antwort deckt. Wir haben keine Ladenkasse, sondern lediglich 10-15 Belege im Monat vom Parken und für Getränke, Zeitschriften etc., die wir erst sammeln und dann auf einmal mit der Kasse verrechnen. Das spart dann sicher schon ein bisschen Zeit, wenn man nicht mehr von Hand das Kassenblatt ausfüllen muss. 

Zu 2.: Danke für den Hinweis auf die Notizfunktion, die ich nicht kannte. Der Ablauf mit den Kopien mag seltsam klingen, aber unser Scanner hat in der Vergangenheit schon ein paar Thermobelege "gefressen", sodass wir ihn nur noch mit Kopien der Belege gefüttert haben. Das Kopieren fällt ja glücklicherweise sowieso weg, wenn wir die Belege nur noch mit der App erfassen und das Original nicht mehr aufheben müssen.

Sicherlich hätte man schon längst die Abläufe etwas vereinfachen können, aber mir wurde das Thema Buchhaltung zusätzlich zu meiner eigentlichen Arbeit "aufs Auge gedrückt" und ich fange erst so langsam an, Prozesse in Frage zu stellen.

Herzlichen Dank nochmal und viele Grüße

Katharina Sturm

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@Sturm_  schrieb:

Der Ablauf mit den Kopien mag seltsam klingen, aber unser Scanner hat in der Vergangenheit schon ein paar Thermobelege "gefressen", sodass wir ihn nur noch mit Kopien der Belege gefüttert haben.

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Welcher Scanner ist es? Ein Dokumentenscanner (Brother ADS-2800W, Canon ScanFront 400, ...)? Der "frisst" keinerlei Belege und ist genau dazu da. MFPs können meist nur mit Standardformaten gut umgehen. 

Zudem kann man dank Scan-to-E-Mail solche reinen Scanner auch ganz ohne mIDentity und Co. betreiben, wenn die Scans via E-Mail und PDF bei DATEV landen 😉. 

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@Sturm_  schrieb:

Das Kopieren fällt ja glücklicherweise sowieso weg, wenn wir die Belege nur noch mit der App erfassen und das Original nicht mehr aufheben müssen.

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Bitte beachten, dass die Beleggröße / Fotos der App im Vergleich zum guten Scan wahnsinnig groß sind. Hier auch den Filter SW einstellen. Zwar kostet nicht mehr jeder Beleg übertragen gesprochen Geld aber je mehr man in 500MB bekommt, umso besser ist es für alle: StB, DATEV, Mandant, Performance der Anwendung. 

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Wir haben einen Dokumentenscanner von Panasonic (KV-S1057C). Ich gebe zu, dass ich selbst nie versucht habe, einen Thermobeleg damit zu scannen, da der Kollege, der vorher für die Bearbeitung der Belege zuständig war, davon abriet... 

Scan-to-E-Mail muss ich mir mal ansehen, das sagt mir jetzt gerade noch nicht viel. 

Wo wir gerade beim Thema Scannen sind: Vor kurzem habe ich angefangen, direkt in DUO die Belege zu scannen, leider merkt sich das Programm nicht die Scannerbezeichnung und springt immer wieder zurück auf ein anderes Modell. Haben Sie eine Idee, woran das liegen kann? 

 

Zur App: Danke für den Hinweis auf den Filter S/W. Wird der Scan dann als TIF gespeichert? 

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@Sturm_  schrieb:

Haben Sie eine Idee, woran das liegen kann? 

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Nein, weil ich nie Upload Online einsetze, weil es eben unter anderem die von Ihnen beschriebenen Probleme macht und auch nur unter Windows läuft. So zu scannen mache ich nur, wenn wirklich keine anderen Arten funktionieren. DAETV pusht das aber mit Automatismen hat das nicht viel zu tun. 

Der KV-S1057C sieht aber vernünftig aus. Ich würde den, wenn möglich, wie einen Fujitsu fi-61x0 einrichten, wenn es die Software hergibt; wovon ich aber ausgehe, wenn ich Batch-Scan auf der Webseite lese. Vorschlag und Idee mit Nutzung des Belegtransfers zur Automatisation:

• Belegtransfer installieren + einrichten
• Belegtypen-Ordner entweder lokal oder auf einer Freigabe ablegen / dort, wo der Scanner nachher die Belege ablegen kann
• Scanner installieren + Profile erstellen
• in den Profilen alles festlegen: Belegtyp, heften, trennen, SW, Ablageort, 300dpi, Duplex, Schräglagenkorrektur, ...
• für RE mache ich meist 2 Profile: einseitig + mehrseitig = heftet automatisch / einseitig trennt nach jeder Seite, Ergebnis: 20 einseitige RE oben rein, 1 Klick, 20 PDFs unten raus

Ergebnis: Belege oben rein, Profil wählen, scannen drücken, fertig. Wenn der Belegtransfer dann automatisch die Belege hochlädt, entfällt auch Daten senden Button. Wenn man dem Scanner beim Scannen so viel Infos wie möglich mitgibt, muss man nachher so wenig wie möglich nacharbeiten. 

Oder Belegtransfer am Server installieren und dann täglich um 22 Uhr alle Belege vollautomatisch senden lassen, wenn der mIDentity am Server hängt und die PIN eingegeben ist und der Benutzer nur gesperrt wird. Oder alle 5 Minuten - so wie man mag. 

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@Sturm_  schrieb:

Zur App: Danke für den Hinweis auf den Filter S/W. Wird der Scan dann als TIF gespeichert? 

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Nein, die werden als PDF gespeichert. TIF war einmal. DATEV nimmt auch gerne PDFs. Die Dateigröße bei TIF war auch einmal. PDF ist meist ggf. im besten Fall sogar kleiner. Speziell im Bereich compactPDF hat sich einiges getan. 

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Vielen Dank für den Vorschlag und die ausführlichen Erklärungen, wie man den Scanner einrichten könnte.

Ich hatte heute leider noch keine Gelegenheit, mir das genauer anzusehen. Es hört sich aber jedenfalls schonmal interessant und machbar an. 

Momentan benutzen wir den SmartLogin, aber dann muss ich halt wieder die SmartCard hervorkramen. 

Es macht auf jeden Fall Sinn, jetzt alles so optimal wie möglich einzustellen, bevor ich an der Verfahrensdoku weiterarbeite. 

Ich bin froh, dass ich das Forum gefunden habe. Bestimmt finde ich hier noch mehr Verbesserungsansätze, die sich auf unser System anwenden lassen 🙂

Viele Grüße und ein schönes Wochenende!!

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@Sturm_  schrieb:

Momentan benutzen wir den SmartLogin, aber dann muss ich halt wieder die SmartCard hervorkramen. 

Kommt drauf an. Wenn man 10 Belege im Monat hat, kann man Upload online nutzen. Hat man aber 10 am Tag oder gar mehr, sprechen wir von "Massenbelegen", die mit dem Belegtransfer deutlich besser ins UO geschoben werden können. Mir geht's darum, lokal alles soweit für UO fertig zu machen, dass man mit UO "nur" noch arbeiten muss: Belege bearbeiten, bezahlen, überwachen, ... Klar kann man im UO auch heften aber so viel Zeit hätte ich nicht. Das muss alles zack zack gehen und dazu reicht die Performance nicht aus und ist unter anderem mühsam, wenn die einzelnen PDF / TIFs via Upload Online asynchron hochgeladen werden und sich Seite 1 am Anfang und 2 aber mitten drin befindet. Heften kann man via Upload Online nur TIFFs, richtig? PDFs meine ich nicht. Ich nutze es einfach nie. Und wenn man dem Scanner sagen kann "hey, das ist 1 Rechnung und gehört zusammen" - warum dann nicht nutzen? 

Das SmartLogin nutze ich echt nur mobil, wenn ich unterwegs bin via Laptop (beim Mandanten) oder mal eben was am Privatrechner recherchieren / herunterladen will. Smartphone dranhalten, top. Aber stationär mit SmartLogin und einem 20 Minuten TimeOut, keine Lust zu. 

Der Belegtransfer soll wohl fürs SmartLogin fit gemacht werden aber wenn man alle 20 Minuten einen QR-Code dann scannen muss? Uncool. SmartCard, 1x die PIN, danke für den Tag. 

Wenn man mobil scannen muss, würde ich lieber den Mandantenscanner der scannerbox nutzen. Der Scandinavier hat in meinen Augen einen zu schlechten Einzug für den Preis. Bei uns kann ich nicht mal 2 Schnipsel ohne Papierstau in den Einzug legen. Das trotz A350 Topmodell! 

Man muss nur einmal damit beschäftigen und den einen Workflow für sich entwickeln, der ins Unternehmen, zu den vorhandenen Strukturen, der Arbeitsweise und der Performance passt. Wenn man noch einige Papierbelege hat und nicht "schnell" alles auf E-Mail Rechnung umstellen kann (E-Mail Archivierung GoBD-konform lässt grüßen) wird man schon ein paar Belege durch den Scanner jagen. Auch 20 Sekunden pro Tag hochgerechnet aufs Jahr - Kleinvieh macht auch Mist. 

Und stellt man auf DATEV Upload Mail um, muss man sich auch einen Workflow ausdenken, der ggf. mit Regeln automatisiert werden kann. Wenn Lieferant A zu 99,5% alle Rechnungen richtig schreibt und man eher gewillt ist, eine Kontrolle im UO stattfinden zu lassen, kann man via Regeln solche Rechnungen gleich ohne Prüfung weiterleiten, bearbeiten, bezahlen, danke. 

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@Sturm_  schrieb:

Viele Grüße und ein schönes Wochenende!!

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dito! ✌️