GoBDs und Rechnungen per E-Mail bei Benutzung von DUO

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Hallo Zusammen,

ich habe eine allgemeine bezüglich den GoBDs und elektronischer Eingangsrechnungen beim Mandanten.

Unsere Mandanten die Unternehmen Online nutzen, Stempeln Ihre Eingangsrechnungen die sie in Papierform erhalten mit einem Paginierstempel ab und laden Sie dann noch DUO hoch. Das entspricht aus meiner Sicht den GoBDs.

Wie läuft der Vorgang bei Eingang von elektronischen Rechnungen durch E-Mail ab? 

Die GoBds sagen hierzu folgendes:

4.2 Zuordnung zwischen Beleg und Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung

Rz. 71

Die Zuordnung zwischen dem einzelnen Beleg und der dazugehörigen Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung kann anhand von eindeutigen Zuordnungsmerkmalen (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID) und zusätzlichen Identifikationsmerkmalen für die Papierablage oder für die Such- und Filtermöglichkeit bei elektronischer Belegablage gewährleistet werden. Gehören zu einer Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung mehrere Belege (z. B. Rechnung verweist für Menge und Art der gelieferten Gegenstände nur auf Lieferschein), bedarf es zusätzlicher Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale für die Verknüpfung zwischen den Belegen und der Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung.

Rz. 72

Diese Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmale aus dem Beleg müssen bei der Aufzeichnung oder Verbuchung in die Bücher oder Aufzeichnungen übernommen werden, um eine progressive und retrograde Prüfbarkeit zu ermöglichen.

Rz. 73

Die Ablage der Belege und die Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung müssen in angemessener Zeit nachprüfbar sein. So kann z. B. Beleg- oder Buchungsdatum, Kontoauszugnummer oder Name bei umfangreichem Beleganfall mangels Eindeutigkeit in der Regel kein geeignetes Zuordnungsmerkmal für den einzelnen Geschäftsvorfall sein.

Gibt es hier einen Praktikervorschlag bezüglich der GoBD konformen Aufbewahrung von Eingangsrechnungen die per E-Mail kommen, ohne das sich der Mandant ein DMS System anschaffen muss?

Vielen Dank an alle.

LG

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@Andreas2 schrieb:

Gibt es hier einen Praktikervorschlag bezüglich der GoBD konformen Aufbewahrung von Eingangsrechnungen die per E-Mail kommen, ohne das sich der Mandant ein DMS System anschaffen muss?

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Reicht da nicht die GoBD-konforme E-Mail Archivierung? Microsoft365 kann sowas mit einer Zusatzlizenz. Sonst muss man schauen, was technisch vorhanden ist. MailStore ist da Marktführer (afaik).

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Vielen Dank, guter Vorschlag 😎

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Reicht es nicht aus, wenn die Rechnung, die der Mail angehängt ist nach DUO hochgeladen wird? Wird bei diesem Vorgang nicht auch eine einmalige Beleg-ID vergeben?

Wozu der Paginierstempel? Reicht nicht hier auch die beim Hochladen vergebene Dokumenten-ID?

Oder geht es um die Wiederauffindbarkeit des Papier-Originals (also keine echte digitale Belegführung)? Da die Datei, die unter DUO "abgelegt" wird ja die Originaldatei ist, wäre das doch obsolet?

Vielleicht habe aber die Frage nicht verstanden, dann sorry....

Danke für Input!

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Hallo,

ich denke das ist notwendig für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung nach den GoBDs. Eine Paginiernummer oder Datei ID wird gem. den GoBDs verlangt (siehe erste Nachricht oben).

Ich gehe davon aus, dass die Finanzverwaltung immer direkt von der Buchung zum Beleg, bzw. zum elektronischen Beleg in der Ursprungsform finden möchte.

Dieses Problem stellt sich grundsätzlich bei allen Mandanten die elektronische Eingangsrechnungen erhalten.

Ich gehe davon aus, dass große Unternehmen dies mit einem DMS System oder ähnlichen lösen. Möchte würde interessieren, was die Datev hier für kleine und mittlere Unternehmen vorschlägt.

Danke und LG  

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Das sind doch nur Beispiele! "Kann durch..... gewährleistet werden" - ich sehe keinen absoluten Zwang - es kommt eben auf die individuelle Situation an.

Wenn eine ER oder eine AR mit Betrag, Datum, Name und RG-Nr., ggf. Leistungsdatum (Angabe auf dem Papier - oder auf dem elektronischen Beleg) sowie vermerkter Buchungssatz gebucht wird, kann der Beleg eben mit diesen Angaben in Richtung Papierbeleg - Buchführung und umgekehrt jederzeit wiedergefunden werden.

Ich verstehe den Sinn eines weiteren Merkmals - "Paginiernummer" nicht? Das kenne ich nur aus Urzeiten der Buchführung, als es in der EDV-Buchführung noch nicht so umfangreiche Such- und Filterfunktionen gab und als es noch keine laufenden Rechnungsnummern gab.

Muss das wirklich so gemacht werden?

Immerhin wird dann der Prüfer aufmerksam, wenn eine (laufende) Paginiernummer fehlt - z.B. wenn der Mandant ein Dokument paginiert, dass dann aber (weil z.B. keine Rechnung) nicht gebucht wird.

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@ Seesport: Das dieses Vorgehen altmodisch ist stimme ich absolut zu. Nach den GoBDs gehe ich aber davon aus, dass dieses Vorgehen notwendig ist. 

Mit fortlaufender Digitalisierung und weiterer Umstellung der Mandanten auf DUO stellt sich immer wieder diese Frage.

Mich würde interessieren, wie größere Unternehmen den Prozess Rechnungseingang mit digitalen Belegen gelöst haben.

Viele Grüße