Freigabeerfordernis Belege-Online bei Nutzung von Auftragswesen Next

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Hallo in das Forum,

ich wünsche allen noch ein gesundes neues Jahr (ich hoffe Ende Januar darf man das noch wünschen).

Aktuell besteht folgende Problematik. Mandant ist ein gemeinnütziger Verein mit diversen Aktivitäten in den Bereichen ideell, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Der Verein (Geschäftsführung u. Vorstand) nutzt Belege-Online und Bank-Online.

Seit 2022 nutzt der Verein auch Auftragswesen-Online für einen Zweckbetrieb des Vereins zum Rechnungsschreiben. Hierfür erhielt eine Mitarbeiterin ausschließlich Rechte für Auftragswesen-Online. Aus Datenschutzgründen hatte die Mitarbeiterin keine Rechte für Belege Online und für Bank-Online. Rechnungsschreiben und Rechnungsgenerierung (Duck/Versand per E-Mail/PDF-Generierung) funktionierte ohne Probleme auch ohne Zugriffsrechte für Belege-Online.

Nunmehr nach Umstellung auf Auftragswesen next besteht das große Problem, dass für die Mitarbeiterin Auftragswesen next nur noch nutzbar ist, wenn ihr auch die Zugriffsrechte auf Belege Online freigegeben werden. Die Mitarbeiterin braucht aber weder einen Vollzugriff auf sämtliche Belege des Vereines, noch soll dieser von Vereinsseite der Mitarbeiterin gewährt werden.

Hier also mal ein schönes Beispiel wie durch "eine Verbesserung des Nutzungserlebnisses" ein bisher funktionierendes Workaround durch die DATEV zerschossen wird. Hat irgend jemand eine Idee, wie die Mitarbeiterin die Rechnungen weiterschreiben kann, ohne das Sie Einblick in die gesamten Vereinsbelege erhält?

Weiterhin generell die Frage, wie kann man hier die Zugriffsrechte denn einigermaßen sinnvoll vergeben, wenn unterschiedliche User nicht auf alles Zugriff bekommen sollen. Z.B. der Verein verfügt über mehrere Bankkonten in Bank Online. Wie kann ich denn User1 lediglich Bank1 freischalten, User2 nur Bank 2 und User3 Bank 1-5?

Unabhängig davon führt nach meiner Auffassung der Wechsel zu Auftragswesen next zu einer Verschlechterung im Handling des Programmes.

1. In der Rechnungsübersicht ist die nicht änderbare Starteinstellung "Rechnungsentwürfe der letzten 30 Tage". Eine Änderung der Filter ist hier zwar möglich, allerdings nur temporär. Einmal umgestellt auf z.B. offene Rechnungen lässt sich die Filtereinstellung nicht speichern und man beginnt mit jeder neuen Sitzung von vorne. Sehr nervig!!

2. In der Filtereinstellung gibt es nur die Auswahl Entwürfe, offene Rechnungen, stornierte Rechnungen und erledigte Rechnungen. Was ist mit dem Filter Alle Rechnungen? Warum gibt es diesen nicht?

3. Wer die alte Rechnungsübersicht in Auftragswesen kannte, der kannte auch die Übersichtlichkeit. Nunmehr werden in Auftragswesen next in der Rechnungsübersicht aufgrund der Größenänderungen in der Darstellung lediglich nur noch maximal 9 Positionen angezeigt. Das bedeutet, wenn ich hier wie bei unserem Verein z.B. aktuell 70 offene Rechnungen durchsehen möchte, dann scrolle ich mir einen Wolf und habe am Ende der Sitzung eine Zerrung im Zeigefinger. Auch alles ehr nervig?

Naja man möge es mir verzeihen, aber den Frust musste ich auch mal ablassen, nachdem der Mitarbeiter des Service-Kontaktes mit als Alternative lediglich anbot mir die ganzen Voraussetzungen für die Nutzung von Auftragswesen next in einem Service-Dokument nocheinmal nachzulesen oder aber von einer weiteren Mitarbeiterin nochmals erklären zu lassen.

Super! Vielen Dank Datev.

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@stbboese schrieb:

Wie kann ich denn User1 lediglich Bank1 freischalten, User2 nur Bank 2 und User3 Bank 1-5?

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Auch gar nicht. Schließe Dich gern an: Bank online/Rechteverwaltung ==> einzelne Girokont... Durch immer fortschreitender Digitalisierung, braucht's immer komplexere Freigaben und Abhängigkeiten. So schnell ist DATEV nicht. 

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@stbboese schrieb:

Einmal umgestellt auf z.B. offene Rechnungen lässt sich die Filtereinstellung nicht speichern und man beginnt mit jeder neuen Sitzung von vorne.

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Auch da lernt DATEV eben nicht: Filter individuell dauerhaft einstellen Könnte aber eben auch daran liegen, dass es bei DATEV kein klassisches Benutzerkonto gibt, an den man solche Einstellungen festmachen kann. Deshalb werden andere Einstellungen teils am Medium (SmartCard, SmartLogin) festgemacht und man muss diese dann x-fach setzen.

Benutzername & Passwort & 2FA ist bei DATEV wohl zumindest bekannt und im Gespräch. Bis das aber live geht und bei DATEV vor allem durch die Rechts- und Datenschutzabteilung ist - gut Ding, will Weile haben. 

Zu Punkt 3: Hier hilft vielleicht STRG+Scrollrad aka die Ansicht kleiner als 100% stellen. Dann ist's zwar nicht mehr so gut lesbar aber es sollte mehr auf den Bildschirm passen. 

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@stbboese schrieb:

Naja man möge es mir verzeihen, aber den Frust musste ich auch mal ablassen, [...]

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Auch nichts Neues 😅. 

So! Und nun? Wie sagte DATEV einmal selbst: "Niemand ist mit DATEV verheiratet" und zu mir "manche Dinge gehen mit DATEV eben nicht". Dass es rein technisch auch anders geht, sollte spätestens in 2024 sicherlich bekannt sein. Schließlich malt KI Bilder und komponiert 😅. 

Für Vereine nutzen wir eine andere Lösung. Besser ich nenne sie nicht, sonst wird's wegen Werbung noch editiert 😇. Dabei versuche ich nur Lösungen für Dich zu finden, die Dich happy statt grumpy machen. Hm. Schwierig.