Datensicherung bei Programmkündigung Unternehmen Online

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Hallo zusammen,

unser Mandant möchte/ hat seinen Vertrag mit der Datev gekündigt ( Unternehmen Online ,Auftragswesen Online).

Jetzt bin ich mir nicht sicher ,was ich alles sichern muss?

Aus Unternehmen Online habe ich sämtliche Belege runtergeladen und extern gespeichert.

Zur Sicherheit habe ich auch eine komplette Datensicherung der Buchhaltung und des Lohnprogrammes gemacht.

Ist das richtig oder muss ich noch etwas beachten, bevor der Mandant zustimmt seine Daten löschen zu lassen?

Vielen Dank für Eure Antworten schon jetzt 🙂

Liebe Grüße

Theresa

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@Theresa_92 schrieb:

Ist das richtig oder muss ich noch etwas beachten

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Naja, "richtig" ist laut DATEV eher: DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen Auch wenn man zwar alle Belege herunterlädt und die FiBu sichert, sind nach dem Löschen des Belege online Bestands alle Belegverknüpfungen unumkehrbar kaputt. Es gibt zwar das Icon an der Buchung aber das läuft ins Leere. Auch nachdem man die Belege wieder hochlädt, weil sie dann eine neue BelegID bekommen.

Im Lohn gibt's die Lohn Archiv DVD. Ebenso im Rechnungswesen inkl. aller Belege (via myDATEV Bestandsmanagement).

Hat das Mandat DUO nur als Kopie und Transportmittel zum Berater genutzt und selbst archiviert, sollte man den Bestand gefahrlos löschen können.  

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Es gibt mehrere Möglichkeiten:

Sie speichern die Belege in die DMS/DokOrg:

Belege aus DATEV Belege online nach Dokumentenablage oder DATEV DMS holen - DATEV Hilfe-Center

Sie bestellen eine Archiv-DVD mit Belegen (die bald keine DVD mehr ist...):

Rechnungswesen-Archiv-DVD mit Belegen aus Belege online - DATEV Hilfe-Center

Sie setzen das Mandat inaktiv:

DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen - DATEV Hilfe-Center

Sie machen alles manuell, so wie Sie es oben beschrieben haben.

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@Theresa_92  schrieb:

Ist das richtig oder muss ich noch etwas beachten, bevor der Mandant zustimmt seine Daten löschen zu lassen?

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Wenn es keine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen gibt, hat der Mandant seine Belege ja ohnehin (hoffentlich) verwahrt.

Edit: Mal wieder zu langsam.

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Aber beim Inaktiv setzen fallen dann doch aber weiterhin die Speicherkosten bei der Datev an oder bin ich falsch informiert?

[#5 · Accepted solution]

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@Theresa_92 schrieb:

Aber beim Inaktiv setzen fallen dann doch aber weiterhin die Speicherkosten bei der Datev an oder bin ich falsch informiert?

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Nein, das ist ja der Grund warum man das macht. Es fallen aber ca. 0,5K einmalige Kosten an. Auf 14J zur GoBD-konformen Archivierung gerechnet sind das aber monatlich vertretbare Kosten.  

[#6 · Accepted solution]

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@Theresa_92  schrieb:

Aber beim Inaktiv setzen fallen dann doch aber weiterhin die Speicherkosten bei der Datev an oder bin ich falsch informiert?

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Nein, es fallen einmalige Kosten an.

Siehe DATEV-Preisliste (für Kanzleien):

Seite 24, Artikel 20646 und

Seite 46, Artikel 20645.