DUO = revisionssicheres Archivsystem -> ersetzendes Scannen?

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Hallo,

für mich ist DUO kein revisionssicheres Archivsystem und entsprechend nicht zum "ersetzendes Scannen" geeignet.

Ist das so richtig?

Mir ist es nun schon selbst passiert, dass ein Beleg aus UO verschwunden ist.. weshalb auch immer.

Interessiert mich aber nicht, da ich noch die Originalbelege habe.

Außerdem fehlen halt die vielen Funktionen (Revision usw.) eines DMS.

Entsprechend könnte man eine papierlose Firma nur mit einem "vernünftigen" DMS, vielleicht in Kombination mit einer revisionsicheren eMailarchivierung, aufbauen und der Prozess DUO wäre quasi "Nebenschauplatz".

Dazu dann natürlich die Dokumentation(en)..

Kann man das so stehen lassen?

Weil teilweise liesst man auch so etwas:

Das Programm DATEV Unternehmen online unterstützt das ersetzende Scannen und somit die papierlose Buchführung. Die Anwendung wurde vom BSI geprüft und nach TR-RESISCAN zertifiziert.

datev.de/ersetzendes-scannen

ist allerdings auch nicht mehr erreichbar.

Die Seite ist auch alt:

https://www.datev.de/web/de/m/presse/im-fokus/aktuelle-themen/ersetzendes-scannen/

Ist das Thema "tot"?

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Das Thema ist aus meiner Sicht weiterhin aktuell.

Ohne das Thema fachlich zu weit aufzugreifen - dann würde ich hier die ganze Nacht schreiben - gilt unter anderem das Folgende für die Revisionssicherheit:

Revisionssicherheit ist unterschiedlich erreichbar: Zum einen durch die von Ihnen angesprochenen Revisionen der Belege/Dokumente (so arbeitet in der Regel ein DMS) oder aber auch durch Unveränderbarkeit der Dokumente/Belege (so arbeitet Unternehmen online bei entsprechender Einrichtung/Nutzung).

Unternehmen online ist ein Archivsystem, welches für das Ersetzende Scannen geeignet ist. Da Unternehmen online aber aus meiner Sicht kaum zur Archivierung von belegintensiven Dokumenten (zum Beispiel Lieferscheine) geeignet ist, wird in der Praxis des Ersetzende Scannen mit Unternehmen online kaum vorkommen. Was bringt es, wenn ich den einseitigen buchführungsrelevanten Beleg (die Rechnung) ersetzend scanne, den dazugehörigen vielseitigen Lieferschein allerdings nicht? Ich sehe das Ersetzende Scannen auch eher im Bereich von Dokumentenmanagementsystemen.

DATEV bietet Beratungen zum Ersetzenden Scannen mit Unternehmen online an:

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/wissensvermittlung/beratung-und-schulung/ersetzendes-scannen-mit-unternehmen-online/

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Hallo Elian,

danke für das Feedback.

Die Schulung habe ich gesehen. Verstehe aber nicht:

Klärung der Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen (.. "revisionssicheres Archivsystem")

Fällt dann darunter UO? Weil eigentlich sind dann ja die Belege, so gesehen, revisionssicher, nicht das "Archivsystem".

Theoretisch könnte man UO schon zum "ersetzenden Scannen" nutzen. Nur wie sieht das in der Praxis aus?

Ich sehe da wieder den "gelöschten" Beleg.. keine Ahnung warum der weg ist.

Es ist nun nicht so, dass ich, wie in DMS den Index mit den OCR-Infos eben in Bruchteilen einer Sekunde durchsuche und der Beleg wieder auffindbar ist.

Gelöschte Dokumente landen bei DMS im Papierkorb. Nur keiner hat das Recht, den zu löschen (außer im Vieraugen-Prinzip)

Geht das in UO auch? Löschen erlaubt, aber nicht den Papierkorb leeren?

Bei Mandatsübernahmen habe ich z.B. schon "halb" leere UO-Bestände gesehen.. keine Ahnung, wo die Belege geblieben. Das ist doch bei "ersetzenden Scannen" der absolute Supergau.

[#4]

In Unternehmen online ist das wie folgt über die Rechtevergabe in der Rechteverwaltung online lösbar:

Belege/Standardrechte: nur unbearbeitete Belege können gelöscht werden

 Belege/Sonderrechte: bearbeitete Belege können gelöscht werden und der Papierkorb kann geleert werden

Folglich sollte man beim Ersetzenden Scannen mit Unternehmen online dem „normalen“ Sachbearbeiter keine Sonderrechte einräumen. Damit ist ein Entfernen von Belegen aus DUO ausgeschlossen. 

Das Archivsystem insgesamt kann nur revisionssicher sein, wenn es vom Nutzer auch entsprechend verwendet wird.

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Alles klar.  Muss ich mich noch genauer mit beschäftigen :-).

Dennoch für mich nicht unbedingt vergleichbar mit einem DMS.