Belegupload mit Kostenstellenzuordnung

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Wie differenziert man am besten die Eingangsrechnungen beim Upload in DATEV Unternehmen online? Hier geht es um Bauprojekte eines Bauträgers.

Das naheliegendste wäre natürlich, wenn der Mandant die Kostenstelle auf der Rechnung vermerkt. Das funktioniert aber nur noch bedingt, da viele Rechnungen inzwischen digital eintreffen. Sie auszudrucken, um sie dann mit Buchungsvermerken wieder einzuscannen, fände ich ökologisch nicht so optimal.

Mir kam die Idee, individuelle Belegtypen anzulegen, also je einen Belegtyp pro Bauprojekt. Da die Liste der Belegtypen dann aber immer länger wird, und man einmal verwendete Belegtypen später nicht mehr so ohne Weiteres löschen kann, scheint mir das ein bisschen unübersichtlich zu werden. Zumal ich auch nicht weiß, ob die Anzahl der Belegtypen limitiert ist.

Gibt es bessere Ideen?

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@rolfwillert schrieb:

Das funktioniert aber nur noch bedingt, da viele Rechnungen inzwischen digital eintreffen. Sie auszudrucken, um sie dann mit Buchungsvermerken wieder einzuscannen, fände ich ökologisch nicht so optimal.

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Dann entweder digital die KST im Notizfeld hinterlassen, sodass der Buchhalter manuell die KST übernehmen muss aber noch einschreiten kann oder gleich das Feld KST bei der Bearbeitung der Belege anzeigen lassen; das Mandat tippt selbst die KST ein und die KST wird automatisch in DATEV übernommen. Dazu braucht es kein DUO erweitert. Das geht auch im Standard. DUO erweitert ist aber optisch etwas schöner. 

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Die meisten unserer Mandanten, wie auch dieser, bearbeiten die Rechnungen in DUO nicht sondern laden sie einfach nur über www.datev.de/upload hoch. Dort gibt es keine Kommentarfelder für den Mandanten.

[#4 · Accepted solution]

@metalposaunist  hat den besten und einfachsten Workflow beschrieben.

Ich denke Ihre Idee mit den Belegtypen ist nicht zielführenden und sinnvoll

Um die Kostenstellen zuzuordnen muss der Mandant die Belege bearbeiten. Außerdem benutzt dieser ja DUO nicht mal ansatzweise vollständig, wenn er nur die Belege hoch lädt.

Sie sollten versuchen den Mandanten dazu zu bringen, seinen Zahlungsverkehr über DUO abzubilden, dann ist er gezwungen die Belege zu bearbeiten um Zahlungen anzulegen. Im diesen Zuge kann er auch die Kostenstelle definieren.