Belege scannen/uploaden ohne eigenen DATEV-Zugang möglich?

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Hallo zusammen,

ich starte mal ein neues Thema, da ich leider nicht wusste mit welchen Schlagwörtern ich am besten suche. 🙂

Wir sind ein Berufsverband mit einem Bundesverband und 17 Landesverbänden. Beim Bund machen wir die Buchführung für alle Landesverbände. Wir arbeiten mit Kanzlei-Rechnungswesen V 12.4.

Bisher ist es noch so, dass alle LVs ihre Belege in Papierform schicken, wir diese verbuchen und zurücksenden. 🙈
Wir möchten das gerne digitalisieren und suchen den einfachsten - und im Idealfall auch kostengünstigsten - Weg hierfür. Die Zweigstellen sollen die Belege nur hochladen können, es muss weder bezahlt, kontiert oder gebucht werden über diese Möglichkeit.

Es sollte auch nicht zu kompliziert sein, da es leider noch einige Kollegen gibt, die der Digitalisierung etwas skeptisch gegenüber stehen und die Anwendung deswegen so simpel wie möglich sein sollte.

Ich bin sehr gespannt und bedanke mich schon mal im Voraus.

LG, Sabine

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Und welche IT-Ausstattung haben die 17 Landesverbände? Einen Dokumentenscanner, der auch IKEA und Tankbelege scannt? Ein MFP, dass für DIN A4 geeignet ist? Gibt es feste PCs oder nur Laptops, die mitgenommen werden? Haben die Mitarbeiter alle ein Smartphone? Wäre es OK, wenn diese die Belege damit abfotografieren? Wie viele Belege sind es? 1000 möchte ich nicht einzeln abfotografieren. Ist ein DUO Vertrag schon vorhanden? Gibt es schon digitale Belege oder nur zu 100% Papier? Kann man die Lieferanten ggf. auf Zustellweg E-Mail PDF umstellen? Gibt es eine zentrale rechnung@ Adresse? Was für ein E-Mail Anbieter kommt zum Einsatz? Stammen digitale Rechnungen aus Portalen wie Telekom, Vodafone und Co., wo sie manuell abgerufen werden? 

So viele Fragen, die alle Einfluss auf einen Digitalisierungsplan haben, den man so umsetzt, dass alle Spaß daran haben 😊. Klingt auf alle Fälle super spannend, was Ihr vorhabt!

Um auf einzelne Fragen zu antworten bietet sich an: Tipp für Power-Zitierer zur Nutzung von Mehrfachzitaten

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Die technische Ausstattung kenne ich leider nicht genau, da die Landesverbände alle wirtschaftlich selbständig sind und sich ausstatten können wie sie möchten.

Es gibt kleine und große LVs - manche haben nur 20-30 Belege im Jahr, die größeren ca. 200 jährlich.

Es gibt nur wenige mit Diensthandys, von daher sollte der Scan via PC/Laptop erfolgen. Welche Scanner vor Ort sind ist leider auch nicht bekannt, aber alle LVs können scannen und eine PDF erzeugen.
Viele Rechnungen kommen noch auf dem Postweg in die Landesverbände. Bei uns im Bund haben wir eine zentrale  Mailadresse für den Rechnungseingang.

Ja, ich weiß nicht einfach ... 🙈

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@saBine16 schrieb:

Ja, ich weiß nicht einfach ... 🙈

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Wenn's einfach wäre, könnte das ja jeder 😬 . Ist doch eine coole Herausforderung aber bei so vielen Unbekannten kann man nur schwer zielgerichtet beraten. Möglichkeiten gibt es 1000 und 1 und entweder man macht's umständlich oder eben sehr einfach, sodass die Akzeptanz auch unter den Skeptikern wächst. Nur wenn alle irgendwas machen, musst Du in der FiBu irgendwas auch weiterverarbeiten und es dauert am Ende länger als wenn Du von Papier buchst, weil man die "Fehler" des digitalen Arbeitens erst ausbessern muss. Papier ist geduldig.

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@saBine16 schrieb:

aber alle LVs können scannen und eine PDF erzeugen.

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Bei den 20 bis 30 Belegen im Jahr lohnt sich wohl eher das Smartphone als Scanner, wenn denn erlaubt. Vielleicht sind private Smartphones ja auch erlaubt? Muss man in Erfahrung bringen. Wenn Bedenken bzgl. der Sicherheit entstehen: SmartLogins kann man ja mit 1 Klick sperren. Das muss dann wohl aber Euer Berater für Euch tun, wenn Ihr keinen Zugriff auf die SmartLogin Administration der DATEV habt.  

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@saBine16 schrieb:

Bei uns im Bund haben wir eine zentrale  Mailadresse für den Rechnungseingang.

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Sofern da wirklich nur Rechnungen eingehen, ist Upload Mail eine erste mögliche Automatisierung, um dort ankommende Belege nicht manuell nach DATEV schubsen zu müssen. Ob das mit Eurem E-Mail Provider geht, muss man Hand des Providers wissen oder ausprobieren. Nicht alle leiten so weiter, wie DATEV das gerne hätte.   

Du siehst, man macht am besten ein kleines Projekt draus, dass Verantwortliche hat und einen Leiter, der das überwacht und auch nachfässt, weil nicht alle Dinge von heute auf morgen zu ändern sind.