Automatismus für Upload Mail

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Hallo liebe KOB,

ein Mandant legt alle Rechnungen, die er per Mail erhält, in einen Unterordner in Outlook ab. 

Um nicht jede Mail einzeln über Upload Mail an Unternehmen online weiterleiten zu müssen, würden wir hierzu gerne einen Automatismus hinterlegen.

Laut DATEV Infodokument Nr. 1007550 Punkt 2.4 müsste das über die Anlage von Regeln möglich sein.

Hier wird aber nur erläutert wie Mails automatisch in einen Ablageordner verschoben werden, nicht aber wie diese automatisch an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet werden können.

Daher hoffen wir auf Hilfe aus der Community!

Liebe Grüße 

Katharina Fischer

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Hallo @Katharina_Fischer,

das kommt ganz drauf an, welcher Provider / welche Technik beim Mandanten dahinter steckt. Im besten Falle hat er einen Exchange Server oder vergleichbare Derivate. Dort legt am am Server (sieht der Mandant daher unter Umständen nicht, je nach dem wie man es einrichtet) eine E-Mail Adresse an und direkt am Server sagt man per Regel: wenn E-Mail an Adresse X, dann leite an Adresse DATEV Upload Mail weiter/um (eins von beiden ist richtig). 

Damit hat man's zu 100% automatisiert und muss sich keinerlei Gedanken mehr machen. 

Was Du suchst, sind Regeln, die nicht am Server zentral gelten sondern im Client eingestellt werden. Damit kann man diese Regel "aus Versehen" auch wieder löschen, weshalb ich ein Freund der Serverlösung bin. 

Geht aber dennoch alles mit den Regeln aus Outlook: Regeln > Regel erstellen > erweiterte Optionen > wenn Empfänger rechnung@ dann leite an Person X (DATEV Upload Mail Adresse) weiter.

Oder Du arbeitest mit QuickSteps: alles so anlegen, was man von Hand machen würde:

1. E-Mail Haken setzen ✔️
2. weiterleiten an: DATEV
3. verschieben in Ordner Z
4. automatisch nach 1min Wartezeit verschicken

Dann gibt es 1 Button > E-Mail nehmen > 1 Button drücken > fertig. Ist halb-automatisiert. 

Bitte drauf achten, dass bei solch einem Vorhaben strato und die Telekom und auch GMail Probleme machen können, weil "falsch" weitergeleitet wird. 

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GMX weiterleiten macht auch Probleme, da auf eine Bestätigungsmail des Empfängers gewartet wird...
Unter dem Strich macht es nur mit einem offline E-Mailprogramm wie Outlook Spaß. 

Zunächst sollte überhaupt eine Rechnungs-EMail angelegt und dann auch verwendet werden. Je nach Umfang können stattdessen genauso gut einzelne Regeln für die verschiedenen Absender angelegt werden, dann ist es egal, an welche Mail Adresse die die Rechnung schicken.