Ausgangsrechnungen revisionssicher archivieren

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Liebe Community,

ich bin Neuling hier und auch kein Profi hinsichtlich der Fachbegriffe. Für einige mag die Frage banal klingen, dennoch wäre ich für eure Hilfe dankbar.

Wir würden gerne unsere Ausgangsrechnungen revisionssicher archivieren. Unsere Rechnungen sind im pdf Format und könnte mit Versand an den Kunden gleichzeitig in bcc auch an Beleg Online geschickt werden.

Meine Frage dazu:

- kann man die Rechnungen dem Buchungssätzen im Nachgang zuordnen - das wäre natürlich die beste Lösung, wenn ja, wie geht das? Was muss beim Import beachtet werden? 

- wenn das nicht möglich ist, wäre es auch denkbar, dass alle Ausgangsrechnungen in einen Unterordner geschoben werden. So dass sie einfach revissionsicher abgelegt sind - wenn auch ohne Zuordnung. Im Bedarfsfall sollte die OCR klappen, so dass eine Suche möglich ist!?

Vielen Dank im voraus.

Viele Grüße

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Hm, das ist ein bisschen digital zu Fuß, so wie ich's verstehe.

Geht noch mehr als die PDF im BCC? Im besten Falle kann man aus Eurer Software einen DATEV Export (CSV) starten? Dort stehen alle für die FiBu relevanten Daten inkl. Konten und Co. drin. Dann hat man schon mal die Buchungsdaten. Wenn möglich, ist sogar ein Export der Buchungsdaten möglich inkl. Link zum Belegbild, womit beide automatisch verknüpft sind. Dazu müsste man wissen, welche DATEV Schnittstelle die Software zur Verfügung stellt. 

Geht das nicht und Du kannst nur eine CSV exportieren, die aber die eigenen Belege nicht kennt - steht aber in der CSV z.B. der Name der PDF-Datei, kann man via ISWL Beleg2Buchung die Daten so aufbereiten, dass man beide manuell von Hand verknüpft. 

Dann muss man sich aber von der PDF im BCC lösen, weil Beleg2Buchung die Belege lokal im System haben muss. Also beim StB - nicht in DUO. Dort liegen die PDFs erst nachdem Beleg2Buchung beide Dateien miteinander bekannt gemacht hat. 

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vielen Dank für die schnelle Antwort. 

Ja, wir importieren den gesamten Buchungssatz bereits als csv. Unsere Schnittstelle wird über einen magento-onlineshop erzeugt. Wenn ich dich nun richtig verstehe muss man im csv-Export nun noch einen Link zum "Belegbild" mit importieren. Kannst du mir sagen, wie das Belegbild aussehen muss? Welches Format sollte es haben?

Vielen Dank im voraus!

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Hm, ob's das Richtige ist, weiß ich nicht aber kurz gegoogelt und das klingt vom Prinzip her richtig: DATEV Export

So wie ich's verstehe, wird ein Export generiert: 1x die CSV Datei, die man ganz normal einspielt und in der alle Daten auch zum Belegbild stehen und 1x eine ZIP-Datei, die man via Belegtransfer ins DUO hochlädt und danach hast Du Buchungssatz und Belegbild im Rechnungswesen zusammen. 

DATEV XML-Schnittstelle online - Allgemeine Informationen

DATEV XML-Schnittstelle online - Ablauf der Rechnungs- und Kassendatenübertragung

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Die Rechnung bcc an Unternehmen online ist genau der richtige Weg, um Ihre Ausgangsrechnung sicher abzulegen. 

Niemand verlangt, dass diese Rechnungen gebucht werden, die retrograde Prüfbarkeit ist über die Rechnungsnummer sichergestellt, eine Belegverknüpfung ist nicht notwendig.

Gebucht wird dann nach Möglichkeit ein Export des Rechnungsausgangsbuches. 

Schöner sind natürlich verknüpfte Belegbilder, gerade bei "normalen" Unternehmen mit innerdeutschen Umsätzen kann aber viel mehr als 19% USt ohnehin nicht passieren, dafür braucht es die Ausgangs-Rechnung nicht.