Archivierung Rechnungswesen und DUO

[#1]

Hallo zusammen,

ein Mandant von uns, welcher DUO genutzt hat, wurde gekündigt. Der neue Steuerberater hat kein DATEV, somit können wir keinen Logistikauftrag online erstellen. Meine Frage ist ob ich bei der Archivierung des Rechnungswesen über eine DVD auch DUO in irgendeiner Weise archivieren muss. Oder kann ich DUO auch schon vor der Archivierung kündigen, damit die Kosten nicht weiterlaufen?

Liebe Grüße

Leonie Wolf

[#2]

Ja, das sollten Sie.

Bei einer Archiv-DVD kann man die Belege mit ausgeben lassen, allerdings ist eine DVD als Langzeitarchivmedium nicht geeignet. Die Daten sollten dann noch so gespeichert werden, dass sie mit in Ihr normales Datensicherungssystem kommen.

Alternativ können Sie die Belege aus DUO in die DMS/Dokumentenablage herunterladen und dort bis zur Löschung aufbewahren.

Sie können auch noch den DUO-Bestand archivieren: DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen - DATEV Hilfe-Center.

Schlußendlich kommt es auf die Menge der Belege an und ob der Mandant oder die Kanzlei bereit ist, für die Archivierung zu bezahlen.

[#3]

---

@wwinkelhausen schrieb:

Sie können auch noch den DUO-Bestand archivieren: DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen - DATEV Hilfe-Center.

---

Achtung ⚠️: Das DHC Dokument erzählt nur die Hälfte; die andere Hälfte ist verlinkt. Wenn man den Bestand in DUO inaktiv setzen lassen will, muss man auch im RZ den Bestand inaktiv setzen. Da hält DATEV nochmal extra die Hand auf. Die Kosten mit ca. 0,5k sind daher nicht wenig.  

---

@wwinkelhausen schrieb:

Alternativ können Sie die Belege aus DUO in die DMS/Dokumentenablage herunterladen und dort bis zur Löschung aufbewahren.

---

Die Haftungen gehen dann verloren und man kann in 1 Rutsch nur eine bestimmte Anzahl dorthin verschieben. Das ist eher eine ABM. Zusätzlich steigt dann der Speicherverbrauch des eigenen DATEV Systems, sodass hier bei DATEV / Solution Partner / EDV Anbieter Speicherplatz nachgesteckt werden muss, den man ebenfalls nicht kostenlos bekommt. Und will man heute 1 Standard entwickeln für alle Mandate, die einen zu nicht-DATEV Beratern verlassen, sollte das eine skalierbare Möglichkeit sein. 

Wir erstellen die DVD und überlassen diese dem Mandanten mit dem Hinweis von @wwinkelhausen: DVD ist nicht zu 105% nach 14J auch noch lesbar.

Zusätzlich kann man seit kurzem auch alle Belege aus DUO in 1 Rutsch herunterladen. Das sind aber nur "dumme" Belege und wenn man den DUO Bestand danach löscht, sind alle Verknüpfungen im Rechnungswesen weg. Auch das Einspielen des Downloads hat keinen Einfluss darauf. Dafür ist's kostenlos.