Rechteverwaltung und Zugangsmedien

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Hallo zusammen,

ich habe am 01.10. in unserem Unternehmen angefangen und ich "kämpfe" mich gerade durch die DATEV Welt. Ich soll einige Änderungen vornehmen. So manches ist mir aber noch nicht ganz klar, bzw. habe ich etwas Angst, etwas kaputt zu machen. 

Ich habe letzte Woche in der Rechteverwaltung online alle Mitarbeitenden auf die Rechteträger umgestellt. In diesem Zuge habe ich eine Bereinigung der Login Medien vorgeschlagen.

Verstehe ich es richtig, dass durch die Umstellung auf Rechteträger wir wirklich nur noch die aktiven Zugangsmedien brauchen und der Rest gekündigt werden kann (Wei die Rechte ja jetzt am Mitarbeitenden und nicht an den Zugangsmedien hängen). Vorher waren die Rechte zum Teil auf die Medien verteilt. Also Kündigung der alten SmartCard sorgt nicht dafür, dass gewisse Rechte nicht mehr verwendet werden können?

Außerdem ist mir nicht ganz klar, worin der Unterschied zwischen Rechteverwaltung und Rechteverwaltung online ist. Wir haben in der Rechteverwaltung Gruppen, in der Rechteverwaltung online kann ich auch Gruppen anlegen.

Gibt es eine Übersicht wo

- ich sehen kann, wo welche Rechte wo vergeben werden müssen?

- ich sehen kann, mit welchen Zugangsmedien ich Änderungen vornehmen kann (Ich konnte etwas nicht erledigen, weil dafür eine SmartCard benötigt wird)?

Meine Chefin und ich haben uns die Finger wund gesucht.

Und zum Thema Löschen von alten Mitarbeitern:
Es gibt eine schöne Anweisung diesbezüglich. Mein Chef sagte aber ich solle achtgeben, dass nach dem Löschen Funktionen nicht eingeschränkt werden, z.B. Rechnungen.

Wenn ich einen Mitarbeitenden lösche, der für einen Mandanten in Zeiten und Kosten etwas hinterlegt hat und dieser wird gelöscht, bleibt sein Eintrag dann noch für die Rechnungserstellung erforderlich oder ist wirklich alles weg? Laut Anweisungen müssen vorm Löschen des Mitarbeitenden gewisse Verknüpfungen gelöscht werden.

Fragen über Fragen :). 

Ich bedanke mich tausend Mal im Voraus!

Liebe Grüße und einen guten Start in die Woche!

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@VerenaWied schrieb:

Also Kündigung der alten SmartCard sorgt nicht dafür, dass gewisse Rechte nicht mehr verwendet werden können?

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Nein, wenn es noch andere Medien gibt, ist eine Kündigung gefahrlos. Außer: E-Mails wurden mit der SmartCard verschlüsselt. Dann sind diese auf immer unleserlich verloren. Wird Bank online mit EBICS genutzt, ist auch hier das Medium fest verheiratet und eine Kündigung sorgt dafür, dass man in Bank online erstmal tot ist. 

EDITH: Steuerkonto online ist auch fest mit der SmartCard bei DATEV authentifiziert. Dann muss man das Formular nochmal an DATEV ausgefüllt senden. 

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@VerenaWied schrieb:

Außerdem ist mir nicht ganz klar, worin der Unterschied zwischen Rechteverwaltung und Rechteverwaltung online ist.

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Rechteverwaltung, meist auch BRV = Benutzer- und Rechteverwaltung ist die Rechteverwaltung für installierbare Programme: Mittelstand Faktura, Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Arbeitsplatz und Co.  

Rechteverwaltung online: https://apps.datev.de/rvo-administration für die gesamte online Welt: DUO, meineSteuern, Kommunikation Finanzverwaltung, ...

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@VerenaWied schrieb:

Wir haben in der Rechteverwaltung Gruppen, in der Rechteverwaltung online kann ich auch Gruppen anlegen.

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Die haben nichts miteinander zu tun und stehen völlig autark nebeneinander.  

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@VerenaWied schrieb:

Meine Chefin und ich haben uns die Finger wund gesucht.

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Das kann man 10x besser per Fernwartung und live am System zeigen erklären. Sonst schreibt man sich hier einen Wolf.  

Du schreibst Unternehmen, was aber eine Kanzlei ist?

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Vielen Dank für die ausführliche Antwort. Das ist eine schöne Erklärung und macht es mir auf jeden Fall schon Mal einfacher!

Wir sind eine Steuerberatungsgesellschaft (Komme von der Bank...ich muss mich noch an einiges gewöhnen - inkl., dass wir keine Kunden sondern Mandanten haben 🙂 ).

Ich mag das Dokumentenwensen hier wirklich. Da habe ich tatsächlich schon anders erlebt. Aber so manches ist - zumindest für mich - nicht von den Grundsätzen an erklärt. Aber das kommt dann sicher noch mit der Erfahrung :).

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@VerenaWied schrieb:

Wir sind eine Steuerberatungsgesellschaft (Komme von der Bank...ich muss mich noch an einiges gewöhnen - inkl., dass wir keine Kunden sondern Mandanten haben 🙂 ).

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Die einen so, die anderen so. Ich würde mich nicht am Wort aufhängen. Das eigentliche Ziel sollte sein: Menschen glücklich machen. Wie die heißen - am Ende sind wir doch alle gleich 😉.