Lohndatenexport- Handhabung Praxis

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Hallo in die Runde, 

ich würde gern mal nach euren Praxiserfahrungen bzgl. der Datensicherung fragen. Bei uns war es früher immer so, dass eine Kollegin am Jahresanfang die Archiv-DVD aller Mandanten abgerufen hat, damit wir die Daten gesichert haben. Nun gibt es ja den schönen Download und ich habe die Funktion nicht gefunden, für alle Mandanten Daten abzurufen sondern nur für jeden einzeln. Ich meine im Normalfall reicht es ja, wenn eine Prüfung kommt, dann die entsprechenden Daten abzurufen und dem Prüfer zur Verfügung zu stellen. Ist es dann überhaupt noch nötig, grundsätzlich alle zu sichern?

Bei Mandanten, die den letzten Lohn zum Beispiel 2023 bei uns hatten, würde ich gern die Daten abrufen und sichern und dann theoretisch den Bestand im RZ löschen, damit keine weiteren Speicherkosten anfallen, oder habe ich da einen Denkfehler?

Grundsätzlich bin ich bei dem Thema Daten löschen eher zurückhaltender und dadurch zahlen wir sicher mehr als nötig, das würde ich zukünftig gern ändern. 

Könnt ihr mir bitte eure Erfahrungen dazu in den Raum "werfen"?

Ich danke euch im Voraus!

Liebe Grüße

Theresa 😊

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Hallo Theresa,

die Archiv-DVD hat für uns nicht nur den Zweck der Datenbereithaltung für Prüfungen, sondern dient auch dazu, schnell und unkompliziert auch Jahre zurück auf unsere Arbeitsergebnisse Zugriff nehmen zu können. Derartige Anforderungen ignoriert jedoch die DATEV konsequent. Am grünen Tisch wurde die Umstellung auf den Download nur für einzelne Mandanten als kostensparend und richtig erachtet und ohne Rückfrage bei den Anwendern durchgedrückt. Wir prüfen jetzt Alternativen, die möglicherweise darin bestehen, gesonderte Datenpfade für das Programm "LODAS Auswertungen" zu konzipieren und dort einzelne Jahre konzernweit abzulegen. Andere Alternative sind die jahresweise und je Beraternummer zu erzeugenden ILA-Dateien.

Vor dem vorschnellen Löschen im RZ kann ich nur warnen, da Ihnen die Jahre ansonsten nicht mehr für die Bereitstellung für die euBP der Deutschen Rentenversicherung zur Verfügung stehen. 

Viele Grüße

Martin Seemann