LODAS Lohnauswertungen verschlüsselt verschicken

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Guten Morgen,

wir nutzen LODAS zur Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Über LODAS-Auswertungen erstellen wir eine pdf-Datei für den Mandanten, die wir dann zunächst auf dem PC abspeichern und anschließend den Mandanten verschlüsselt per E-Mail über Outlook zukommen lassen.

Wir würden diese Zwischenschritte gerne etwas verringern.

Über LODAS-Auswertungen besteht die Möglichkeit direkt E-Mails zu erstellen und zu versenden. Hierzu habe ich zwei Fragen:

1) Werden diese E-Mails automatisch verschlüsselt versendet? Falls nein, besteht die Möglichkeit die Mails zu verschlüsseln?

2) Gibt es eine Möglichkeit auf die Mandantenstammdaten zuzugreifen, um die E-Mail-Adresse des Mandanten nicht manuell eintragen zu müssen?

Vielen Dank vorab!

Freundliche Grüße und einen schönen Tag! 🙂

[#2 · Accepted solution]

Guten Tag,

das ist möglich, kommt aber darauf an ob Sie die E-Mail an sich oder die Dateien verschlüsseln wollen. (Ist aber beides möglich)

Zuerst würde ich an Ihrer Stelle unter Lodas-Auswertungen->Extra->Einstellungen den Haken "E-Mail vor dem Versand anzeigen" setzen. Es öffnet sich dann immer erst nochmal die E-Mail vor dem Versand.

Wenn Sie Auswertungen direkt aus dem Programm senden wollen markieren Sie die Auswertungen die versendet werden sollen dann rechte Maustaste und E-Mail senden. Hier können Sie unter "E-Mail Adresse verwalten" ein oder mehrere E-Mail Adressen die nur den Mandanten betreffen fest hinterlegen, eine Verknüpfung zu den Mandantenstammdaten gibt es nicht. Als Ausgabeprofil können Sie hier entweder den Sky PDF Pro Driver wählen oder wenn die PDF an sich verschlüsselt werden soll Hohe Qualität mit Kennwort. Wenn Sie nun auf den Nachrichtentext unten klicken können Sie hier einen Standard-Text für alle Mandanten übergreifen über das Feld "Übernehmen" festlegen.
Wenn Sie dann auf OK klicken öffnet sich durch die vorangegangene Einstellung die E-Mail und Sie können diese noch bearbeiten, kontrollieren oder die Verschlüsslung einstellen. 

Ich hoffe ich konnte Ihnen helfen.

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Hallo @Laura_NHG, 

vielen Dank für Ihre ausführliche Antwort und die Zeit, die Sie sich dafür genommen haben.

Sie haben mir bzw. uns damit sehr weitergeholfen! 🙂

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Das Kennwort zum Öffnen der PDF dann aber bitte nicht in einer 2. E-Mail schicken. Dann ist das ganze Konstrukt hinfällig, wenn wirklich Hacker E-Mails mitlesen. Dann haben die Kennwort und kennwortgeschützte Datei - dann braucht man auch nichts mit einem Kennwort schützen. 

Warum wird kein DUO genutzt? Lohnabrechnung machen, fertig. Mandant wird automatisch benachrichtigt, wenn Sie die Löhne fertig haben und kann sich alles im DUO anschauen. 

Oder: https://kanzlei.land nutzen (2FA möglich). Kein Schützen der PDFs nötig, weil das Portal selbst https / SSL verschlüsselt ist. 

Ihren Weg würde ich nur auf ausdrücklichen Wunsch des Mandanten umsetzen. Viel zu umständlich und wenn das Kennwort dauerhaft immer ein und dasselbe ist, hat man ebenfalls eine Lücke, wenn jemand unbemerkt das Kennwort abfischt, wenn es nicht beim Mandanten am Arbeitsplatz klebt oder unter der Tastatur. Und Kennwörter würde ich wenn dann nur mit KeePass erstellen lassen, damit man wirklich sicher ist. Also min. 12 Zeichen und der Mandant muss sich das Kennwort auch merken bzw. druckt die PDF dann nochmal als PDF aber ohne Kennwort, damit er nicht bei jedem Öffnen der PDF das Kennwort braucht, weil es nur des Transportweges nötig ist. 

Zumal eine kennwortgeschützte PDF auch nicht mit allen Programmen geöffnet werden kann. Der in Apple integrierte PDF Leser konnte es bislang nicht (macOS 12 noch nicht getestet) und auch der Microsoft Edge könnte ggf. Probleme bereiten. Das macht Ärger, Aufwand und Stress beim Mandanten ... uncool. 

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Vielen Dank für Ihre Antwort, konstruktiven Einwände sowie Verbesserungsvorschläge.

Die von uns gewählte Art der Verschlüsselung hat im Mandantenkontakt bisher gut funktioniert und die Passwortproblematik ist uns durchaus bewusst 😉

DUO wird bereits genutzt, aber eben noch nicht bei allen Mandanten.