Zeiten und Kosten Erfassung - Einstellung der Aufträge

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Guten Morgen 🙂

Wenn ich meine Zeiten über die Zeiten und Kosten Erfassung eingebe, tauchen dort alle Aufträge auf. Auch solche, die bereits abgerechnet und erledigt sind.

Kann ich das einstellen, das ich dort nur offene Aufträge sehen kann ?

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Hallo unbelievable1989,

ob ein Auftrag auf der Registerkarte 'Ausgewählte Aufträge' in Zeiten und Kosten angezeigt wird, ist abhängig vom jeweiligen Status 'Aufwandserfassung zulässig bis einschl. Status' im betreffenden Auftrag selbst.
Die Einstellung finden Sie im Auftrag unter den Auftragseinstellungen.
Wird dieser Status überschritten, können keine Zeiten mehr erfasst werden. Dementsprechend werden diese Aufträge auch in Zeiten und Kosten nicht mehr zur Aufwandserfassung angeboten.

Grüße aus Nürnberg

Oliver Ruf

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Hallo @unbelievable1989 ,

meinen Sie diesen Aufruf hier?

Und erhalten Sie dann im dem Fenster zu viele Aufträgen?

Das lässt sich auch umgehen, indem die betreffenden Aufträge (möglichst routiniert & regelmäßig direkt im Rahmen der Re.Schreibung) auf erledigt gesetzt werden. Oder regelmäßig per Filtern massenhaft.

Tipp: Unsere Empfehlung an die Mitarbeiter lautet, immer über das Stoppuhr-Symbol direkt aus der Schnellinfo Aufträge den gewünschten Auftrag zu öffnen. Dann gibt es gar keine Verwechslung oder "alte" Aufträge (*).

(*) Dort sollte im Kontextmenü ggf. das hier noch aktiviert werden, sonst erscheinen wieder alle jemals angelegten Aufträge:

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

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Hallo  @marcohüwe 

Ja, genau das meine ich. Habe den Fehler gestern endlich gefunden.

Mir stellt sich die Frage, ob ich die Aufträge aus 2021 alle mit mal auf Arbeiten abgeschlossen setzen kann, oder jeden einzeln anklicken muss.

Wenn ich alle Aufträge anklicke und es wie auf dem 2. Bild probiere, funktioniert es nämlich nicht 😞

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Hallo @unbelievable1989 ,

wenn der Status von mehreren Teilaufträgen (z.B. Januar - Dezember) gleichzeitig geändert werden soll, dann klappt das nur sofern auch in der Trefferliste am Bildschirm Teilaufträge sichtbar sind.

Z.B. so: 

Das kann im Kontextmenü (rechte Maus) hier eingestellt werden:

Danach sollte die massenhafte Änderung klappen.

Aber Achtung!

Wir sprechen jetzt von unterschiedlichen Dingen. Meine Lösung zuvor bezog sich auf den Status erledigt.

Jetzt sprechen wir über den Status arbeiten abgeschlossen. Diesen Status setzen bei uns z.B. ausschließlich die Mitarbeiter (auch monatsweise in Teilaufträgen), die den Ihnen zugewiesenen Auftrag bearbeiten. Würde ich bei uns massenhaft an diesem Status arbeiten gäbe es u.U. ziemliche Unruhe.

Das hängt natürlich alles auch von Ihrer Arbeitsweise ab, da EO Comfort hier sehr individuell nutzbar ist.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#6]

Guten Morgen,

ich habe da nochmal eine komische Frage.

Ich bin gerade dabei, meine Mandanten durchzugehen und alte Aufträge aus der Zeiten und Kosten Erfassung raus zu bekommen.

Es gibt Aufträge, wo meine Vorgängerin als Mitarbeiter 1 steht und welche, wo ich als Mitarbeiter 1 stehe.. Die Angabe kann ich leider nicht mehr ändern. Aber alle Aufträge sind auf Arbeiten abgeschlossen sowie fakturiert. In den Auftragseinstellungen steht, das Zeiten bis zum Status fakturiert erfasst werden können. 

Auf Erledigt kann ich diese Aufträge auch nicht.

Wie bekomme ich diese alten Aufträge aus der Zeiten und Kosten Erfassung ?

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Guten Morgen,

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@unbelievable1989  schrieb:

...und alte Aufträge aus der Zeiten und Kosten Erfassung raus zu bekommen.

Wie bekomme ich diese alten Aufträge aus der Zeiten und Kosten Erfassung ?

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diese Art & Weise der Auftragspflege/-Kontrolle klingt für mich etwas "ungewöhnlich".

Ich sage es mal so: wir haben diverse Filter auf Ebene der Kanzleileitung + Verwaltung + Sachbearbeiter wo jeder über feste Filter "seine Aufträge" erkennen kann.

Z.B.

• Auftrag noch offen
• Auftrag arbeiten abgeschlossen - Rechnungsentwurf fehlt
• Rechnungsentwurf fertig aber nicht freigegeben 
• usw.

Die Zeiterfassung spiegelt das nur in der Form wieder, dass ich nur in den richtigen Aufträgen bzw. beim richtigen Status erfassen kann.

Der Weg über die angezeigten Aufträge in der Zeiterfassung aufzuräumen scheint mir umständlich und nicht zielführend. Das kann ja nur mandantenbezogen klappen. Dann würde ich eher über globale Filter arbeiten wollen.

Ich vermute ja mal, dass bei Ihnen noch mehr Anwender gibt, die mit EO Comfort und Aufträgen arbeiten.

Arbeiten die anderen Anwender auch auf diese Art & Weise ? 

Ganz banale Frage: Haben Sie überhaupt die Berechtigung, Aufträge auf erledigt zu setzen? Also können Sie diesen Status überhaupt setzen oder haben das schon mal gemacht?

Bei uns z.B. darf das nur die Geschäftsleitung + Verwaltung.

Mein Spruch dazu: das ist wie Schere-Stein-Papier -> Der Status "Erledigt" schlägt alles andere (natürlich abhängig von Filtereinstellungen).

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

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@unbelievable1989  schrieb:

Wie bekomme ich diese alten Aufträge aus der Zeiten und Kosten Erfassung ?

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Nachtrag - wie auch von Oliver Ruf im Beitrag geschrieben. Wenn an dieser Stelle z.B. Aufwandsbuchungen zulässig bis "Rechungsvorgeschlagen" hinterlegt wird - muss der Auftrag aus der Zeiterfassung verschwinden:

Solange dort fakturiert steht, wird auch ein fakturierter Auftrag in der Zeiterfassung angeboten.

Ausnahme: Sie ändern die Art und Weise, wie überhaupt die Zeiterfassung gestartet wird. Das hatte ich im vorherigen Beitrag erwähnt "Stopp-Uhr-Symbol" aus der Schnellinfo Aufträge.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe