Workflow vom Posteingang zu Weiterverarbeitung bis zum Postausgang (in der digitalen Welt)

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Liebe Kollegen & Kolleginnen,

ich versuche gerade in unserer Kanzlei die althergebrachten und nicht mehr zeitgemäßen Arbeitsabläufe umzustellen bzw. zu optimieren.

Wir setzen zur Zeit EO Classic mit der Dokumentenablage ein.

Wie sieht euer Workflow aus wenn es um den Eingang von Bescheiden und der weiteren Bearbeitung geht? Welche tools nutzt ihr? Wie sieht es mit Freigabeprozessen aus? 

Hier eine kurze Schilderung unserer Arbeitsweise:

1. Bescheide und andere Verwaltungsakte kommen per Post, Fax oder Mail vom Mandanten

2. Erfassung der Eingänge über Datev Post, Fristen & Bescheide

3. Digitalisierung der Papierbescheide und Verknüpfung mit dem entsprechenden Posteingang

4. Alle Posteingänge landen in einer Posteingangsmappe

5. Posteingangsmappe geht der Reihe nach an alle Partner (derzeit Drei) und wird durch diese abgezeichnet

6. Verteilung der Bescheide an die Sachbearbeiter

7. Prüfung der Bescheide + Mandantenanschreiben / Erstellung Antwortschreiben durch die Sachbearbeiter

8. Einmal tägl. erhält jeder Partner eine Unterschriftenmappe, Unterzeichnet die Anschreiben

9. Weitergabe der Unterschriftenmappen ans Sekretariat

10. Erfassung Postausgang über Datev Post, Fristen & Bescheide, Austragen erledigter Fristen

11. Versand per Post.

Ihr seht das jeder Bescheid eine Vielzahl an Arbeitsschritten durchläuft bevor er beim Mandaten landet.

Insbesondere die Erfassung der Postein- und Ausgänge ist sehr Zeitintensiv. Hier möchte ich unser Sekretariat entlasten.

Was ich mir Vorstelle ist folgendes:

1. Einsatz von DIVA II (unter anderem um das zusätzlichen digitalisieren von Papierbescheiden zu vermeiden)

Frage: Ganz allgemein - Wie sind eure Erfahrungen? Wie lange hat die Umstellung gedauert?

2. Versand der Bescheide per Mail

a) Wir haben hierzu div. Vorlagen bei denen ein "digitales Briefpapier" als Wasserzeichen hinterlegt ist.

d.h.

2.1 Der Sachbearbeiter erstellt das Mandanten Anschreiben. Anschließend unterzeichnet der entsprechende Partner digital und gibt das Schreiben hiermit frei.

2.2 Der Sachbearbeiter versendet das Anschreiben + Bescheid als PDF an den Mandanten.

Fragen:

Wie handhabt ihr den "digitalen Postausgang"?
Wie gibt der Berater die Anschreiben frei? 

Lässt sich so ein Workflow überhaut in EO Classic darstellen?

Wer erfasst den Postausgang und trägt Fristen aus? Der Sachbearbeiter oder Sekretariat?

Gibt es sowas wie eine "digitale Unterschriftenmappe"? 

Ich freue mich über Anregungen, Kritiken oder auch die Darstellung eurer Arbeitsweise.

Beste Grüße